Pendahuluan

Fokus pada siklus pendapatan akan sangat bermanfaat pada tersedianya kas tunai di RS. Apabila terjadi piutang, maka manajemen harus mengusahakan supaya piutang tersebut tidak terlalu lama. Hal ini penting untuk menjaga stabilitas kas. Tulisan ini merupakan kelanjutan dari tulisan sebelumnya yang berjudul CARA MENGURANGI HARI PIUTANG DI RS, MENURUT PANKS & HIRES.

Pada tulisan ini akan mengangkat terkait Smith & Anantharam dalam meminimalisasi hari piutang. Penjelasan dalam tulisan ini, mengacu pada tulisan Sanborn (2017)[1], terkait cara Wesley Smith (vice president of finance, revenue cycle operations at NYU Langone Health), & Plachikkat Anantharam (senior vice president and chief financial officer, NYC Health+Hospitals) dalam meminilaisasi hari piutang.

Cara Smith dalam meminimalisasi hari piutang

Smith  mengatakan bahwa di NYU Langone Health, tim operasi siklus pendapatan bergantung pada komunikasi yang efisien dan akuntabilitas bersama dalam organisasi dan dengan perusahaan asuransi. Mereka telah dapat mengurangi hari piutang dengan menggunakan banyak metode, tetapi tiga cara merikut ikut berperan.

1. Communicating out-of-pocket responsibility

NYU Langone menggunakan alat penaksir biaya untuk mengetahui perkiraan pra-layanan kepada pasien untuk kunjungan terjadwal. Sehingga mengetahui perkiraan kewajiban mereka sebelum layanan diberikan. Pasien juga memiliki pilihan untuk membayar sebelum atau pada saat layanan. Komunikasi dimuka meningkatkan tarif pralayanan, waktu pengumpulan layanan, & pembayaran mandiri di seluruh proses penagihan. Smith mengatakan bahwa dengan memberikan informasi tentang biaya bagi pasien akan mengurangi kebingungan & meningkatkan kemungkinan mereka untuk membayar. Sekitar 30% dari penagihan pada pembayaran mandiri dilakukan pada saat pelayanan.

2. Fight unbilled A/R  through automation, interdisciplinary meetings, reporting:

Pada tahun 2013, NYU Langone meluncurkan sebuah inisiatif untuk mengurangi jumlah pembayaran yang tidak ditagih. Hal ini bertujuan untuk menjaga hari piutang yang berusia lebih dari 30 hari mendekati nol. Tim NYU Langone dengan perwakilan dari departemen termasuk departemen penagihan, chargemaster, catatan medis & lainnya, bertemu setiap minggu untuk meninjau secara konsisten pembayaran ini. Selain itu, mereka juga mengembangkan serangkaian laporan dan dasbor untuk menunjukkan beberapa set data pembayaran yang tidak ditagih dengan informasi alasan tidak ditagih oleh pembayar, departemen klinis, dan tim untuk melihat tren, mendapatkan informasi, dan meminta pertanggungjawaban bagian terkait.

Smith mengatakan bahwa laporan itu telah menjadi bagian dari rutinitas harian organisasi untuk mengaksesnya dan mengambil tindakan terhadap masalah baru yang muncul. Mereka menerima 86% pembayaran dalam 60 hari.

3. Denials management and payer-escalated issues:

Setiap pembayar harus memahami kontrak perawatan terkelola, & memverifikasi pembayaran. Pengajuan klaim biasanya dikerjakan oleh komite operasi bersama & tim analisis yang bertugas menganalisis, memvalidasi, melaporkan & menyelesaikan peningkatan penolakan asuransi komersial, kurang bayar & kesalahan kontrak. Hal ini membangun hubungan kolaboratif yang kuat dan komunikasi terbuka dengan pembayar dan departemen lain di seluruh RS. "Singkatnya, kelompok analis ini bekerja sebagai tim SWAT untuk menangani akun bermasalah yang tidak dapat diselesaikan melalui kegiatan tindak lanjut normal," kata Smith.

Apabila satu transaksi diidentifikasi kurang bayar atau masalah penolakan, analis menggunakan database untuk menunjukkan dengan tepat transaksi lain dengan masalah itu. Sehingga dapat ditandai dengan kode khusus untuk dilaporkan kepada pimpinan perawatan yang dikelola dan perusahaan asuransi. Dalam pertemuan rutin dengan pembayar, ringkasan dasbor disajikan untuk meminta pertanggungjawaban semua pihak dalam mengatasi masalah. Smith mengatakan bahwa NYU Langone telah memulihkan lebih dari $ 30 juta setiap tahun melalui proses ini.

Cara Anantharam dalam meminimalisasi hari piutang

1. "In a larger system like ours, information is powerful."

Anantharam mengatakan bahwa secara historis, setiap fasilitas telah memonitor datanya sendiri secara mandiri. Dengan menggabungkannya ke dalam dashboard seluruh sistem, pihak penanggung jawab dapat melihat bagaimana kinerjanya dibandingkan dengan 10 RS lainnya. Hal ini membuat tren & kesenjangan, secara keseluruhan mudah diidentifikasi. Kinerja lebih akan terlihat, & persaingan sehat me-motivasi setiap RS untuk mencoba mengungguli yang lain dalam sistem ini. Sehingga memunculkan perhatian pada detail dan pemikiran kreatif. Dasbor ini terdapat pada tingkat perawatan akut, dengan peluang tambahan di tingkat perawatan rawat jalan.

2. Focus on staff capacity

Anantharam mengatakan bahwa dengan mengakui kapasitas tidak selalu konsisten, mereka telah menambah pekerjaan staf. Pergantian kode yang tinggi menciptakan fluktuasi kapasitas, mereka telah melibatkan pengkodean jarak jauh, ini dapat memicu tindakan yang sesuai untuk mengatasi perubahan kebutuhan. Dengan menerapkan model yang peka terhadap kapasitas ini, kemacetan piutang dapat dieliminasi, dan tekanan pada lingkungan kerja dapat berkurang bagi staf.

3. Be strategic in appealing denials

Sistem yang ada akan meninjau penolakan administrasi untuk mencari pola yang bertentangan dengan kontrak pembayar atau peraturan. Mereka terlibat dengan pembayar sebagai suatu sistem, sebagai lawan dari RS, untuk mengatasi penolakan dan menyusun struktur staf piutang, sehingga menjadi ahli dalam berurusan dengan pembayar khusus. Mereka menyadari bahwa terkadang, keahlian dari luar mungkin lebih baik, jadi masuk akal untuk melibatkan kerjasama dari luar.

[1] Beth Jones Sanborn (Managing Editor), 2017, Revenue cycle leaders share top 3 ways to reduce days in accounts receivable