Pendahuluan

Informasi unit cost perlayanan di RS, biasanya digunakan manajemen dalam menentukan atau mengevaluasi tarif.  Namun, pada era BPJS saat ini dimana tarif (paket) telah ditentukan berbasis tipe RS, peran informasi unit seharusnya berubah. Sudah saatnya bagi manajemen RS, untuk mulai menggunakan informasi unit cost sebagai alat untuk melakukan pengendalian biaya.

Tulisan ini akan memaparkan upaya pengendalian biaya melalui informasi unit cost perlayanan. Pada awal tulisan ini akan menyajikan terkait  dengan langkah dalam melakukan pengelolaan biaya.

Empat langkah dalam mengelola biaya

Dalam tulisan di https://for-managers.com, disebutkan bahwa ada 4 langkah dalam melakukan pengelolaan biaya, yaitu; 1) making a plan, 2) estimating costs, 3) budgeting your costs, & 4) controlling costs.  Langkah-langkah ini dirancang sesederhana mungkin, karena kesederhanaan adalah kunci dalam dunia bisnis.

1. Making a Plan

Rencanakan dengan hati-hati penggunaan sumber daya yang diharapkan. Buat daftar semua bahan yang dibutuhkan dalam menyelesaikan pekerjaan, seperti peralatan, tenaga kerja, bahan, waktu, dll. Tuliskan semua barang yang mungkin dibutuhkan. Kesalahan terburuk dalam hal ini adalah tidak membuat anggaran untuk sesuatu yang sangat mahal, seperti gaji karyawan.

2. Estimating Costs

Terdapat beberapa cara dalam memperkirakan biaya potensial aktivitas. Salahsatunya adalah melalui penggunaan "model parametrik”. Ini adalah model yang direpresentasikan secara matematis, melalui komputer. Model ini sangat direkomendasikan.

3. Budgeting your costs

Kumpulkan semua biaya di masa mendatang secara berurutan. Penganggaran biaya harus berjalan seiring dengan jadwal setiap aktivitas.

4. Controlling costs

Pada tahap ini, banyak manajer yang kehilangan pekerjaannya. Kemampuan manajer menentukan pengelolaan keuntungan bisnis. Alokasi keuntungan dalam berbagai aktivitas pada dasarnya adalah investasi di masa depan. Bisakah Anda tetap dalam batas anggaran anda? Apakah perkiraan awal akurat, atau setidaknya mendekati?

Menghasilkan & menggunakan informasi unit cost untuk pengendalian biaya

Proses perhitungan unit cost dengan metode yang terbaik merupakan salahsatu syarat agar pengendalian biaya dapat dilakukan secara lebih baik. Karena itu, berikut ini adalah beberapa beberapa tips dalam menghasilkan informasi unit cost untuk tujuan pengendalian biaya, yaitu;

1. Proses menghasilkan informasi unit cost

Dalam menghasilkan informasi unit cost, setidaknya beberapa hal berikut perlu dilakukan manajemen RS, yaitu;

1. Gunakan data real RS,

Unit cost perlayanan untuk setiap RS akan berbeda, karena konsumsi biaya yang berbeda. Karena itu, untuk mendapatkan informasi unit cost yang sesuai dengan kondisi setiap RS maka haruslah menggunakan dara real.

2. Gunakan metode perhitungan unit cost terbaik, seperti metode ABC,

Metode yang digunakan akan sangat mempengaruhi hasil perhitungan unit cost. Karena itu janganlah menggnakan metode kovensional (seperti double distribution, dll) dalam menghitung unit cost. Gunakanlah metode activity based cost dalam menghasilkan informasi unit cost layanan. (lihat tulisan tentang perhitungan unit cost dengan metode ABC)

3. Lakukan perhitungan unit cost minimal 3 bulan sekali,

Agar efektif dalam melakukan pengendalian biaya dengan informasi unit cost, maka RS perlu menghasilkan informasi unit cost layanan minimal 3 bualn sekali.

4. Adanya software perhitungan unit cost,

Untuk mendukung RS dalam menghasilkan informasi unit cost minimal 3 bulan sekali, maka sangat dibutuhkan software khusus untuk menghitung unit cost perlayanan. Software tersebut dapat berupa software mandiri, ataupun software yang telah terintegrasi dengan SIM RS.

2. Proses menggunakan informasi unit cost dalam pengendalian biaya,

Setelah memperoleh informasi unit cost dengan metode terbaik, maka langkah selanjutnya adalah melakukan pengendalian biaya. Berikut ini adalah beberapa langkah yang perlu dilakukan manajemen RS;

1. Jadikan informasi unit cost 3 bulan pertama sebagai pembanding,

Informasi unit cost perlayanan awal, dijadikan standar untuk membandingkan dengan informasi unit cost 3 bulan berikutnya. Dalam proses anggaran, informasi unit cost awal, dapat dijadikan dasar dalam menyusun anggaran.

2. Evaluasi setiap biaya layanan yang meningkat,

Dalam proses pengendalian biaya, lakukan evaluasi terhadap setiap biaya yang terkait dengan layanan. Sebagai dasar evaluasi, biaya variable akan meningkat seiring dengan bertambahnya layanan. Sedangkan biaya tetap perlayanan, akan cenderung turun (pada kisaran tertentu) seiring dengan bertambahanya output layanan.

3. Lakukan review secara kontinyu untuk mencapai efesiensi biaya

Proses review perlu terus dilakukan secara bertahap (per 3 bulan) dan kontinyu untuk mendapat biaya terbaik.