Pendahuluan

Pembahasan mengenai pencatatan (penjurnalan) transaksi keuangan secara manual telah dijelaskan pada tulisan sebelumnya (PENCATATAN TRANSAKSI KEUANGAN SECARA MANUAL). Dalam tulisan ini, kami akan membahas mengenai bagaimana kendala dalam pencatatan transaksi keuangan secara manual. Kebutuhan Puseksmas (akuntan puskesmas) terkait bantuan software "akuntansi khusus" juga akan disoroti. Selain itu, akan juga dijelaskan mengenai pencatatan transaksi keuangan apabila dilakukan menggunakan bantuan software khusus akuntansi.

Kendala Pencatatan Transaksi Keuangan Secara Manual

Pelaporan keuangan puskesmas ditujukan untuk mengukur kinerja keuangan dan manajemen selama periode tertentu. Oleh karena itu, kuallitas laporan keuangan menjadi sangat penting. Namun dalam proses pencatatan transaksi keuangan secara manual, seringkali mengalami beberapa kendala. Berikut di antaranya :

1. Keterbatasan SDM.

Keterbatasan SDM menimbulkan kemungkinan proses pencatatan transaksi keuangan dilakukan dengan benar menjadi sangat kecil. Selain karena kerumitan dalam pencatatan secara manual, transaksi keuangan yang cukup banyak dapat menghabiskan waktu kerja akuntan dalam hal pencatatan. Oleh karena itu tidak dapat fokus pada upaya efisiensi biaya pelayanan atau hal lainnya.

2. Validitas laporan yang rendah

Validitas laporan keuangan didukung oleh data dan sistem atau proses akuntansi yang memadai. Selain itu juga SDM yang kompeten dalam mengolah data dan informasi. Namun dalam pencatatan manual, seringkali terdapat keterbatasan dalam ketigahal tersebut, sehingga kemungkinan besar validitas laporan keuangannya menjadi rendah.

3. Lama waktu pengerjaan

Pengerjaan laporan keuangan pada proses pencatatan manual membutuhkan banyak waktu. Terutama apabila tidak memiliki SDM dan dukungan data yang memadai. Hal ini dapat memicu keterlambatan pelaporan keuangan untuk kebutuhan-kebutuhan tertentu, misalkan saat ada audit BPK.

Kendala dalam pencatatan transaksi keuangan secara manual yang dapat mempengaruhi kualitas laporan keuangan. Oleh karena itu selain dukungan data yang memadai, muncul kebutuhan untuk menggunakan software akuntansi khusus untuk membantu pelaporan keuangan.

Pentingnya Software Akuntansi Khusus Dalam Penyusunan Laporan Keuangan Puskesmas

Transaksi pelayanan kesehatan yang cukup banyak di puskesmas membutuhkan dukungan sistem akuntansi, data yang memadai dan SDM yang kompeten. Dukungan tersebut tentunya harus didampingi dengan adanya software akuntansi khusus. Software akuntansi khusus dapat membantu menghasilkan laporan keuangan dengan tingkat validitas yang tinggi. Selain itu juga tidak membutuhkan SDM yang banyak dan tidak menghabiskan waktu dalam pengerjaannya.

Saat ini, banyak software akuntansi yang telah beredar di pasaran, seperti Zahir, Myob, dll. Namun software tersebut hanya software akuntansi biasa. Software akuntansi biasa hanya dapat menghasilkan laporan keuangan standar (neraca, laporan laba rugi, laporan perubahan ekuitas, laporan arus kas). Oleh karena itu, dapat disimpulkan bahwa software akuntansi biasa ditujukan untuk organisasi bisnis, dan kurang tepat untuk diterapkan pada organisasi pelayanan kesehatan. Secara umum, berikut ini adalah kelemahan software akuntansi yang beredar di pasaran, apabila digunakan di Puskesmas;

• Software akuntansi biasa harus memilih memakai basis akrual atau kas basis (salahsatu saja), sehingga tidak bisa menerapkan akrual dan kas basis secara bersamaan. Padahal dalam laporan keuangan Puskesmas, selain  harus menyajikan laporan keuangan pokok, diharuskan pula menyajikan laporan berbasis kas, yaitu Laporan Realisasi Anggaran (LRA)
• Format tampilan laporan keuangan dalam software akuntansi biasa sangat baku, artinya tidak dapat disesuaikan. Misalkan dalam software akuntansi biasa terdapat Laporan Laba/Rugi, hal ini kurang tepat dalam pelaporan keuangan Puskesmas, karena yang dipakai seharusnya adalah Laporan Operasional.

Berdasarkan penjelasan diatas, maka sebaiknya Puskesmas menggunakan software "akuntansi khusus". Software ini harusnya mampu menjawab kebutuhan laporan keuangan yang harus disajikan. Karena, puskesmas (baik BLUD maupun tidak) membutuhkan software akuntansi khusus yang mampu menghasilkan laporan keuangan ; 1) Neraca, 2) Laporan Operasional (LO), 3) Laporan Arus Kas (LAK), 4) Laporan Perubahan Ekuitas (LPE). dan 5) Laporan Realisasi Anggaran/LRA (tambahan laporan sebagai SKPD PEMDA.

Berikut adalah tampilan daftar laporan keuangan yang dapat dihasilkan software khusus akuntansi;