Piutang merupakan tagihan RS kepada pihak lain akibat terjadinya transaksi dimasa lalu. Secara prinsip, setiap organisasi bisnis (termasuk RS) menginginkan terjadinya penjualan secara tunai, namun karena adanya berbagai alasan menyebabkan penjualan dilakukan secara kredit (timbulnya piutang). Piutang memiliki resiko tertundanya penerimaan kas bahkan dapat mengakibatkan kerugian karena kemungkinan tidak tertagih. Semakin lama piutang tertunggak akan semakin besar investasi (dalam kas) yang dibutuhkan RS. Karena itu, penting bagi RS untuk selalu menjaga siklus pendapatannya agar efesien sehingga kondisi keuangannya tetap terjaga.

Meningkatkan efesiensi penagihan piutang

Siklus pendapatan sangat penting untuk menjaga kemampuan RS dalam membayar gaji karyawan (termasuk kompensasi dokter) & biaya lainnya, serta berinvestasi dalam teknologi baru. Apabila siklus pendapatan RS tidak dikelola dengan baik, akan menyebabkan efisiensi penagihan menurun dan waktu kas tertanam dalam piutang meningkat. Banyak hal yang terlibat dalam siklus pendapatan, dari mengumpulkan data asuransi dan prosedur untuk menyiapkan klaim kepada tahihan pasien.

Memperlancar siklus pendapatan mencakup pemastian efisiensi penagihan dan pemantauan hari piutang. Dengan siklus pendapatan yang dikelola dengan baik, kas akan datang lebih cepat di RS. Setiap SDM yang ada di RS memiliki peran, mulai dari dokter, perawat, hingga staf akuntansi & pekerja administratif. Menurut Yarsinsky (2017)[1], ada 4 cara untuk meningkatkan efisiensi penagihan dan mengurangi hari piutang, yaitu; 1) make the healthcare revenue cycle more front-end driven, 2) put your enterprise data warehouse to work, 3) have a robust plan for reducing and handling rejected claims, & 4) ask frontline staff what they need to be most effective.

1. Make the Healthcare Revenue Cycle More Front-End Driven

Buatlah siklus pendapatan RS menjadi Front-End Driven. Hal ini akan dapat memisahkan pekerjaan administratif dari pengaturan klinis, dan meningkatkan pengalaman baik bagi dokter maupun pasien. Penagihan juga harus ditingkatkan. Saat seorang pasien dijadwalkan mendapatkan pelayanan kesehatan, staf RS akan memverifikasi informasi terkait dengan asuransinya. Walaupun sebagian besar pekerjaan ini diselesaikan di belakang, namun dengan dilakukan di depan dan memberi pasien kesempatan untuk memotong biaya penagihan akan dapat mengurangi risiko piutang tak tertagih. Hal ini juga dapat mencegah klaim yang ditolak.

2. Put Your Enterprise Data Warehouse to Work

Akan lebih efektif bagi RS untuk menempatkan Enterprise Data Warehouse (EDW) dalam konteks piutang. Apabila RS memiliki akan dapat memanfaatkannya untuk membantu merampingkan siklus pendapatan. Titik awal terbaik adalah menganalisis status data saat ini pada pengukuran kepuasan klinis, keuangan, dan pasien serta mencari tren. Banyak sistem EDW menawarkan alat yang dapat memungkinkan penelusuran data dan menemukan penyebab tren ini. Selain itu, dapat juga melakukan benchmarking data untuk EDW, yang akan memungkinkan untuk membandingkan kinerja ke fasilitas kesehatan serupa. Setelah mengukur data, kemudian dapat lebih mudah mengidentifikasi tempat dalam siklus pendapatan pelayanan kesehatan yang perlu ditingkatkan. EDW memungkinkan untuk menemukan penghalang yang tidak perlu memperpanjang siklus pendapatan, sehingga staf RS dapat memeriksa akar penyebab dan memperbaikinya.

3. Have a Robust Plan for Reducing and Handling Rejected Claims

Klaim yang ditolak mewakili peluang pendapatan yang hilang. Penolakan mewakili 10 hingga 20 persen klaim yang menyebabkan hilanya peluang RS mendapatkan pendapatan. Beberapa RS menugaskan staf secara khusus untuk menangani penilakan klaim, sehingga klaim yang ditolak dapat dikirim kembali dengan cepat. Penting juga untuk menganalisis penolakan dan mempelajari apakah ada akar penyebab yang dapat dihilangkan agar dapat mengurangi penolakan. Memantau kontrak dengan pembayar dengan cermat juga perlu dilakukan dalam konteks ini.

4. Ask Frontline Staff What They Need to Be Most Effective

Apabila terjadi penurunan efisiensi pengumpulan piutang, maka tanyakan kepada staf frontline apakah ada sesuatu yang menyebabkan inefisiensi dan bagaimana hal itu dapat diatasi. Hal ini penting karena staf frontline adalah orang-orang yang menangani hal tersebut setiap hari, sehingga mereka mungkin memiliki saran bagus mengenai cara menyelesaikannya. Memeriksa alur kerja secara berkala dan berkomunikasi secara teratur dengan staf frontline mengenai apa yang membantu mereka menyelesaikan pekerjaannya adalah cara untuk menjaga alur kerja tetap efisien.