Pendahuluan

Persedian merupakan salahsatu aktiva lancar yang penting dalam bisnis. Karena itu, mengelola persediaan dengan baik sangat krusial untuk mendukung aktivitas bisnis. Pada organisasi pelayanan kesehatan seperti RS, pengelolaan persediaan (obat-obatan) sangat dibutuhkan. Kesalahan dalam mengelola persediaan obat-obatan, akan membuat RS kekurangan obat, sehingga dapat mengganggu pemberian layanan berkualitas kepada pasien.

McKesson (2019)[1], memberikan 3 strategi dalam mengelola persediaan di RS, yaitu; be proactive to prevent drug shortages, use data to lower costs and improve care, & plan ahead to carry new drugs. Ketiga hal ini akan dibahas berikut.

Be proactive to prevent drug shortages

Mencegah kekurangan obat sangat penting dalam memberikan perawatan yang konsisten kepada pasien. Akan ada kemungkinan yang dapat menyebabkan kekurangan persediaan, seperti tidak tersedianya bahan baku, penarikan kembali, penundaan produksi, atau lonjakan permintaan yang tidak terduga. Untuk mengantisipasi kemungkinan itu, RS perlu membangun strategi komunikasi proaktif dengan semua orang yang terlibat dalam supply chain persediaan.

Christopher Van Norman, direktur operasi untuk McKesson Pharmaceutical Solutions and Services, mencatat bahwa RS harus memiliki komunikasi proaktif dengan tiga kelompok utama:

• Distributor dan pabrikan,

Beri tahu mereka tentang kebutuhan obat dan perubahan pola pembelian RS. Minta mereka untuk memberikan informasi jika persediaan obat yang diminta tidak tersedia, baik dalam jangka pendek atau panjang.

• RS lain di sistem,

Ketahui persediaan obat di RS lain (dalam satu grup). Jika ada masalah, RS dapat meminta bantuan persediaan obat ke RS tersebut.

• Staf,

Buat dewan atau komite untuk apotek. Mereka dapat membantu memastikan komunikasi terjadi di seluruh sistem kesehatan pada praktik manajemen persediaan.

Saat dapat berkomunikasi secara efektif dengan semua orang yang terlibat dalam pemberian obat yang tepat kepada pasien pada waktu yang tepat, RS telah melakukan uji tuntas untuk mencegah kekurangan obat.

Use data to lower costs and improve care

Meminimalkan biaya sekaligus memberikan perawatan yang lebih baik terkadang tampak seperti tugas yang berat. Namun jika dapat memanfaatkan data dalam supply chain, RS dapat membuat perubahan positif yang membantu apotek mencapai kedua tujuan tersebut secara bersamaan. Cindy Jeter, konsultan manajemen supply chain untuk McKesson RxO, menjelaskan bahwa apotek RS sering kali memesan jumlah persediaan yang sama seperti sebelumnya. Model ini dapat menyebabkan kelebihan atau kekurangan jumlah obat. Untuk mendapatkan jumlah yang "tepat", maka harus melihat data supply chain dalam sistem. Data ini dapat memberikan informasi tentang:

• • Apakah permintaan obat telah berkurang,
  • Apakah tersedia obat baru dengan hasil klinis yang lebih baik,
  • Apakah pola resep historis telah berubah,
  • Apakah RS perlu menyesuaikan level pengisian otomatis berkala (periodic automatic replenishment/PAR).

Semua informasi ini dapat membantu RS menjadi pembeli yang lebih efisien, & hal ini dapat menghemat uang. Selain itu juga, akan membantu memiliki jumlah persediaan yang tepat untuk mengelola biaya dan memberikan perawatan yang optimal.

Plan ahead to carry new drugs

Melakukan pengelolaan obat memang menantang. RS harus mampu membawa obat baru yang memiliki hasil klinis lebih baik. Terry Smith, wakil presiden McKesson RxO mencatat bahwa mahalnya harga obat baru mengharuskan RS untuk bertanggung jawab secara fiskal sambil membuat perencanaan ke depan. Ada beberapa hal yang diperlukan untuk dapat membawa obat baru:

• Rencana strategis dari kepala apotek,

Kepala apotek harus menggunakan pengetahuan dari kolega dan pemimpin lain di industri farmasi untuk membuat rencana yang matang. Apa strategi yang digunakan saat obat baru masuk pasar? Bagaimana akan memilih mana yang akan digunakan RS, dan dalam jumlah berapa?

• Pastikan memiliki kelompok tenaga kerja yang tepat,

Apakah RS memiliki staf apotek yang tepat untuk menambahkan obat baru? Pastikan juga administrasi RS dan staf medis mendukung strategi ini.

• Ikuti praktik terbaik persediaan yang menawarkan peluang klinis, penghematan biaya, dan pendapatan yang kuat,

Hati-hati dalam mengontrol pengeluaran, bahkan saat menambahkan obat baru.

Saat memiliki rencana yang matang, apotek RS dapat berada pada posisi yang lebih baik untuk memperoleh obat terobosan baru untuk pasien yang paling membutuhkan.

[1] McKesson, 2019, Tips on Inventory Management for Your Hospital Pharmacy