Pendahuluan

Pengelolaan persediaan yang baik di RS, akan dapat melayani kebutuhan klinis pasien di satu sisi, dan membantu kebutuhan keuangan RS di sisi lainnya. Untuk itu sangat dibutuhkan implementasi keterampilan dan taktik baru dalam manajemen persediaan. Ketrampilan dan taktik baru tersebut diharapkan dapat mengubah semua tantangan yang ada menjadi peluang untuk meningkatkan perawatan pasien dan memenuhi kebutuhan keuangan RS.

Keterampilan manajemen persediaan unit farmasi yang dibutuhkan

Menurut Jeter (2019)[1], ketrampilan manajemen persediaan unit farmasi yang dibutuhkan adalah sbb;

1. RS tidak kekurangan data,

Terdapat berbagai data mulai dari data pembelian, pemanfaatan data, data otomatisasi, dan data limbah. Manajemen harus mampu mengambil semua data itu dari sumber yang berbeda dan menggabungkannya untuk kebutuhan yang lebih holistik. Mendeteksi tren dan mampu membangun wawasan yang dapat ditindaklanjuti untuk meningkatkan cara mengelola persediaan sangatlah penting.

2. Pemahaman teknis,

Teknologi dapat menghasilkan semua data ini, tetapi perlu diketahui bagaimana cara kerja teknologi yang digunakan saat ini. Bagaimana cara mengumpulkan data? darimana data berasal? bagaimana cara menganalisis data? apakah itu menghasilkan data yang dibutuhkan untuk membuat keputusan yang perlu dibuat? Penting untuk memahami cara kerja teknologi sehingga dapat membuatnya bekerja untuk RS.

3. Perencanaan strategis,

Setelah memahami cara kerja teknologi yang digunakan dan mendapatkan data, manajemen harus berpikir secara strategis bagaimana rencana ke depan berdasarkan informasi yang diperoleh.

4. Perbaikan proses,

Ini tentang mengoperasionalkan rencana strategis. Data memberikan informasi apa yang harus dilakukan, dan manajemen memiliki rencana untuk membawa RS ke tempat tujuan. Agar tujuan RS dapat di capai maka perlu untuk melakukan pendekatan sistematis untuk memproses peningkatan. Perbaiki sistem yang rusak, tingkatkan dan pertahankan kinerja manajemen persediaan. Ini akan menjadi manajemen proaktif daripada reaktif.

Taktik manajemen persediaan untuk dipertimbangkan

Masih mengacu pada pendapat Jeter (2019), terdapat sejumlah taktik yang dapat digunakan terkait pengelolaan persediaan (unit farmasi RS) yang dapat digunakan, yaitu;

• Mengoptimalkan teknologi,

Gunakan teknologi yang ada dengan kemampuan optimalnya.

• Buat laporan bulanan,

Saat mulai menggunakan teknologi, mulai buat laporan bulanan pada metrik seperti penggunaan obat dan tingkat PAR (periodic automatic replenish) yang disarankan. Lihat tren selama sebulan terakhir dan sesuaikan persediaan RS.

• Kembangkan rencana aksi,

Tinjau laporan setiap bulan untuk menganalisis persediaan RS, dan kembangkan rencana pengurangan persediaan serta buat proses pemulihan kekurangan obat secara teratur.

• Pantau suplai obat.

Memantau suplai obat adalah proses yang dinamis. Pastikan kekurangan obat dapat teratasi, dan pastikan juga persediaan yang usang dibawa kembali ke apotek pusat untuk menghindari pemborosan.

• Lacak item yang tidak diresepkan,

Setiap bulan, penting untuk meninjau pembelian ini. Jika tidak ada yang bertugas memantau aktivitas pembelian, maka obat ini akan menjadi bagian dari persediaan regular RS.

• Tambahkan keahlian.

Pertimbangkan untuk menambahkan spesialis ke unit farmasi RS atau menyelaraskan kembali tugas untuk membantu meningkatkan kinerja manajemen persediaan. Tambahkan ahli TI dan analitik atau spesialis manajemen persediaan.

[1] Cindy Jeter, 2019, Taking Your Hospital Pharmacy's Inventory Management Skills to the Next Level