Pendahuluan

Fasilitas RS (gedung, peralatan, dll) merupakan salahsatu aspek pendukung yang penting dalam proses pemberian layanan kesehatan kepada pasien. Semua fasilitas yang dimiliki, harus dikelola dengan baik agar dapat berdampak signifikan pada keuntungan RS. RS diharapkan dapat menyediakan fasilitas yang aman, berfungsi dan supportif  bagi pasien, keluarga, staf dan pengunjung. Untuk mencapai tujuan ini, fasilitas fisik, medis dan peralatan lainnya harus dikelola secara efektif.

Manaemen fasilitas akan sangat terkait dengan penggunaan anggaran dalam konteks investasi. Dalam tulisan ini akan memberikan beberapa tips terkait manajemen fasilitas dan anggaran RS.

Tips dalam penghematan biaya & efesiensi anggaran RS

Berikut adalah tips utama dalam menemukan penghematan biaya dan efisiensi anggaran tanpa mengorbankan kualitas atau pengalaman fasilitas (www.hepacart.com);

1. Look at the Bigger Picture

Anggaran manajemen fasilitas untuk organisasi mana pun tidak dapat dilihat dalam ruang hampa. Sebaliknya, anggaran secara langsung berkaitan dengan kinerja dan kebutuhan semua departemen lain di fasilitas. Karena pengalaman pasien sangat penting dalam perawatan kesehatan, tugas fasilitas yang berdampak langsung kemungkinan akan menempati prioritas tinggi dalam anggaran. Sedangkan yang tidak memiliki dampak langsung akan dianggap kurang penting dalam anggaran akhir.

2. Maintain Warranty Database

Perbaikan peralatan dapat menimbulkan biaya yang sangat besar terkait pengelolaan fasilitas RS. Penting bagi departemen fasilitas untuk melacak peralatan apa yang masih dalam masa garansi. Dengan begitu, setiap perbaikan atau pemeliharaan yang tercakup dalam garansi produk tidak akan mengurangi anggaran. Sebelum perbaikan atau pemeliharaan dipesan, biasakan untuk memeriksa database garansi & verifikasi apakah peralatan tersebut tercakup atau tidak.

3. Establish Pricing Agreements with Vendors

Perjanjian harga vendor bisa menjadi cara yang sangat efektif untuk menjaga efisiensi fasilitas tanpa melebihi anggaran. Komunikasikan dengan vendor terkait apa yang diharapkan, & pastikan itu tertulis. Ini akan membantu RS terkait tidak akan dikenai biaya tak terduga saat pemeliharaan atau perbaikan diperlukan.

4. Follow CMS Alternative Equipment Maintenance Guidelines

Pada tahun 2013, Centers for Medicare & Medicaid Services (CMS) mengeluarkan pedoman terkait pemeliharaan peralatan alternatif. Pedoman ini secara tidak langsung sejalan dengan pedoman produsen peralatan. Memanfaatkan jadwal perawatan peralatan alternatif dapat menjadi faktor positif dalam anggaran bila dilakukan sesuai dengan pedoman CMS.

5. Give Thorough Explanations for Expenditures

Berikan penjelasan menyeluruh terkait pengeluaran yang akan dilakukan. Keputusan terkait anggaran tidak berakhir pada pembuat anggaran. Departemen keuangan hanya akan menyetujui anggaran yang jelas. Karena itu, manajemen harus mampu menjelaskan mengapa anggaran tersebut dibutuhkan dan bagaimana pengeluaran tersebut berdampak langsung pada kinerja fasilitas secara keseluruhan.

6. Health & Safety are Always Top Priority

Dalam konteks anggaran, yang menjadi prioritas utama setiap departemen adalah kesehatan dan keselamatan pasien. Hal ini juga berlaku untuk manajemen fasilitas RS. Meskipun semua pengeluaran diharapkan ditinjau ulang, pengeluaran yang berdampak pada kesehatan dan keselamatan pasien cenderung memiliki kelonggaran yang lebih. Dalam menyusun anggaran pengelolaan fasilitas kesehatan, perlu diperhatikan agar tidak mengurangi prioritas tersebut.