Pendahuluan

Piutang  merupakan aktiva lancar yang cukup penting dan bahkan bisa menjadi bagian terbesar dari aktiva lancar organisasi. Karena itu, diperlukan manajemen pengelolaan piutang yang efektif. Kemampuan organisasi dalam mengelola piutang harus diupayakan sehingga jumlah dana yang diinvestasikan dalam piutang sesuai dengan kemampuan organisasi dan tidak mengganggu arus kas.

Beberapa kesalahan dalam mengelola piutang dapat mengakibatkan terjadinya piutang yang menumpuk bahkan tidak tertagih. Kesalahan yang konsisten dalam proses manajemen piutang akan membatasi arus kas RS. Dalam tulisannya, Bechtel (2017)[1] mengemukan  4 masalah utama piutang organisasi pelayanan kesehatan yaitu; 1) denied claims, 2) unnecessary write-offs, 3) bad debt, & 4) collections culture. Dalam tulisan tersebut, Bechtel sekaligus mengemukakan beberapa langkah sederhana untuk menghindari permasalah piutang tersebut.

Denied Claims

Masih menurut Bechtel, salah satu masalah piutang yang paling sering mengganggu organisasi kesehatan adalah ditolaknya klaim asuransi. Benchmarking mengenai jumlah penolakan klaim asuransi sulit didapat, tetapi berbagai sumber memperkirakan rata-rata tingkat penolakan industri berkisar dari 10% hingga 25% dari semua klaim yang diajukan. Menurut  Bechtel, kurang dari dua-perlima dari RS yang mengalami penolakan klaim asuransi telah mengajukan banding. Pada tahap Ini memberikan kesempatan signifikan untuk memperoleh kembali pendapatan RS, dan sering dapat diselesaikan dengan melakukan koreksi sederhana. Staf piutang harus meninjau semua klaim sebelum pengajuan untuk memastikan mereka memenuhi persyaratan pembayar, dan menindaklanjuti semua penolakan.

Unnecessary Write-Offs

Masih menurut pendapat Bechtel, tim piutang RS harus meluangkan waktu untuk mereview setiap piutang. Seringkali koreksi sederhana dapat menyebabkan penggantian layak dan tidak mengalami penolakan klaim. Selain itu, sebelum mereviw piutang yang belum terbayar, tinjau setiap piutang untuk memastikan bahwa semua opsi pembayaran telah dianalisis.

Menurut Bechtel, berikut ini adalah beberapa panduan sederhana yang harus diikuti dalam mengelola penghapusan:

• Deciding which write-offs require managerial approval

Memutuskan penghapusan mana yang memerlukan persetujuan manajerial. Ssemua akun piutang harus ditinjau sebelum dihapus. Sebelum dilakukan, RS mungkin saja ingin menetapkan jumlah uang atau situasi yang memerlukan persetujuan dari manajemen untuk mempercepat akun yang lebih kecil atau lebih sedikit.

• Monitoring over time 

Diperlukan pemantauan dari waktu ke waktu. Melalui pelacakan dan pemantauan penghapusan, RS mungkin akan menemukan bahwa banyak penolakan berasal dari pembayar yang sama, atau ada lebih banyak penghapusan untuk prosedur tertentu. Tren ini dapat membantu mengidentifikasi masalah dalam kebijakan dan prosedur penggantian.

• Creating a benchmark.

Sangat penting untuk membuat tolok ukur. Meninjau data sebelumnya dan menentukan berapa tarif rata-rata penghapusan sangat diperlukan. Dengan memantau tren, RS dapat mengidentifikasi dan membuat strategi untuk mengurangi penghapusan yang tidak dapat dikendalikan. Kemudian dapat menetapkan garis dasar atau batas untuk penghapusan tahunan yang dapat kendalikan.

Bad Debt

Menurut Bechtel, tanggung jawab pasien saat ini menyumbang lebih dari seperempat pendapatan industri pelayanan kesehatan. Untuk meningkatkan penagihan, penting untuk mulai mengumpulkan seluruh siklus pendapatan. Layanan kantor harus mengumpulkan semua informasi penagihan dan asuransi yang diperlukan untuk menghitung  perkiraan pengeluaran dan memverifikasi cakupan layanan.

Masih mengacu pada tulisan Bechtel, menyediakan pengalaman penagihan komprehensif semacam ini dapat menjadi pengetahuan bagi pasien. Informasi keuangan dapat meningkatkan kemungkinan pembayaran, disamping dapat juga membantu mempertahankan hubungan dengan pasien dan memastikan mereka memiliki pengalaman penagihan yang positif.

Collections Culture

Menurut Bechtel, profesional bidang pelayanan kesehatan biasanya berinteraksi dalam membantu pasien. Akibatnya, tidak jarang terjadi piutang terabaikan demi memberikan pelayanan pasien yang baik. Untuk membuat piutang menjadi prioritas, organisasi pelayanan kesehatan harus menumbuhkan budaya penagihan. Ini membutuhkan dukungan dari pemimpin, yang harus membuat keputusan untuk membuatnya. Juga membutuhkan tim yang tepat dengan kesediaan alat yang tepat, serta memberdayakan staf.