EMPAT HAL YANG HARUS DIHINDARI DALAM PENILAIAN PIUTANG LAYANAN KESEHATAN
Pendahuluan
Penilaian piutang layanan kesehatan menjadi hal yang sangat kompleks & beresiko. Hal ini disebabkan oleh berbagai kondisi yang ada. Karena itu, manajemen organisasi pelayanan kesehatan harus mencari cara terbaik dalam melakukan pengukuran dan proses penghitungan piutang. Disamping itu, perlu juga menghindari beeberapa hal yang dapat berakibat pada kesalaan penilaian piutang.
Menurut Dettman (2019)[1], berdasarkan tinjauan terhadap piutang organisasi layanan kesehatan, ditemukan empat bidang risiko utama yang harus dihindari; 1) Inaccurate contractual allowances and/or poor reserving methodologies, 2) Inadequate processes, 3) Reimbursement and regulatory environment, & 4) Resources. Pada tulisan ini akan dipaparkan 2 resiko (dari 4 resiko) yang harus dihindari mengau pada pendapat Dettman (2019).
Inaccurate contractual allowances and/or poor reserving methodologies (Risiko 1)
Masalah utama yang sering ditemukan dalam analisis data piutang adalah kontrak yang tidak akurat dan/atau cadangan yang tidak mencukupi. Metodologi yang digunakan tidak sekuat yang organisasi pikirkan dan dalam beberapa kasus, metodologi itu tidak akurat. Sistem dan prosedur yang ada menunjukkan bahwa tunjangan dan cadangan kontraktual mereka sudah mencukupi, tetapi data menunjukkan angka tidak dapat dibenarkan.
Berikut adalah beberapa pertanyaan untuk diajukan untuk menentukan apakah ini tunjangan merupakan bidang risiko bagi organisasi:
- Apakah organisasi anda memiliki sistem dan proses yang andal untuk menghitung dan menyelaraskan kontrak? Jika demikian:
-
- Apakah staf cukup terlatih untuk memastikan entri data yang memadai dan akurasi perhitungan? Apakah syarat dan perhitungan kontrak secara teratur diuji dan diperbarui dalam sistem sesuai dengan proses yang ditetapkan?,
- Apakah kontrak dilakukan pada saat penagihan?,
- Apakah piutang reguler dan peningkatan pendapatan dilakukan sesuai antara jumlah awal dan penagihan aktual?,
- Apakah saldo piutang dalam buku besar direkonsiliasi untuk memastikan semua saldo telah dimasukkan dalam perhitungan?.
-
- Apakah organisasi memiliki metodologi cadangan piutang yang diformalkan dan didukung berdasarkan pengalaman historis dan data industri? Jika demikian:
-
- Apakah persentase cadangan meningkat seiring bertambahnya usia piutang?,
- Apakah metodologi piutang juga mencakup item spesifik yang perlu pertimbangan khusus?.
-
- Apakah organisasi anda meninjau metodologi cadangan untuk akurasi setidaknya setiap tiga bulan? Jika demikian:
-
- Apakah telah dilakukan perbandingan secara realistis dengan metodologi yang tersedia?,
- Apakah ini mengkonfirmasi bahwa metodologi ini dapat didukung dengan data?.
-
- Apakah pengalaman pengumpulan dan penghapusan yang sebenarnya telah dibandingkan dengan historis cadangan piutang untuk memastikan kecukupan cadangan anda?,
- Sudahkah manajemen meninjau penghitungan terperinci dan melakukan tes kewajaran secara keseluruhan?,
- Apakah departemen akuntansi / keuangan, siklus pendapatan, dan perawatan terkelola berkolaborasi?,
- Apakah tinjauan dan analisis yang menyertainya, dukungan, dan persetujuan didokumentasikan oleh manajemen?
Apabila jawaban dari salahsatu pertanyaan di atas adalah "tidak", maka sudah saatnya untuk meninjau kembali pendekatan anda terhadap kontrak dan metodologi yang ada. Apabila orang yang tidak terlatih atau data yang masuk ke sistem buruk, maka data yang keluar juga akan buruk.
Inadequate processes (Risiko 2)
Risiko besar berikutnya adalah proses yang tidak memadai. Seringkali, tim kepemimpinan percaya bahwa sesuatu sedang dilakukan dengan cara tertentu, tetapi analisis mengungkapkan itu sebenarnya dilakukan dengan cara lain. Karena proses dan kontrol internal terkait erat, masalah proses biasanya berarti bahwa kontrol internal perlu dilakukan untuk memastikan kendala tidak berlanjut. Tanyakan pada diri sendiri:
-
- Apakah organisasi anda mendefinisikan dan membuat perhitungan piutang dan pendapatan, sumber data, dan metrik/laporan yang konsisten? Apakah informasi tersebut berasal dari repositori pusat dan konsisten?
- Apakah kebijakan dan prosedur untuk menghitung pendapatan dan piutang, cadangan, perawatan amal, dan penyesuaian lainnya didokumentasikan secara memadai?
- Apakah manajemen mengesampingkan metodologi perhitungan yang telah ditetapkan? (Ini harus dihindari karena menimbulkan risiko kesalahan dalam pelaporan keuangan)
- Apakah persyaratan untuk rekonsiliasi, daftar periksa, dan kegiatan keuangan penting lainnya didokumentasikan?
- Apakah staf dan manajemen cukup terlatih dalam masalah piutang dan kebijakan/prosedur pendapatan? Apakah tinjauan berkala atas pelatihan dan dokumentasi dukungan dilakukan untuk mengikuti perubahan teknis, industri, peraturan, dan organisasi?
- Apakah staf didorong untuk mengajukan pertanyaan atau masalah seputar proses, data, angka, dan perilaku terkait piutang, dan apakah prosedur untuk melakukannya dikomunikasikan dengan jelas?
[1] Katy Dettman, 2019, Healthcare accounts receivable valuation: Four pitfalls to avoid