Pendahuluan

Tulisan ini merupakan kelanjutan dari tulisan sebelumnya tentang ”MANAJEMEN PROSES DALAM ORGANISASI PELAYANAN KESEHATAN”.  Pada tulisan ini akan dipaparkan 5 (dari 8 prinsip) sebagai panduan dalam implementasi manajemen proses di organisasi pelayanan kesehatan mengacu pada tulisan dalam situs www.tallyfy.com. Kelima prinsip yang akan dipaparkan adalah; Adoption of the new processes is critical, Constantly improve processes, Eliminate fear for improved deployment, Break down barriers in healthcare process management, & Stop seeking perfection.

Adoption of the new processes is critical (Prinsip 4 dari 8)

Menurut Harvard Business Review, manajemen RS biasanya mengunakan informasi dari laporan laba rugi untuk mengetahui kategori pengeluaran item baris, seperti personel, ruang, peralatan, dan persediaan. Kategori ini sering menjadi target yang menarik untuk dilakukan pengurangan. Namun pengurangan yang dilakukan tanpa perhitungan dan pertimbangan campuran sumber daya terbaik dapat mempengaruhi hasil pasien yang efisien. Manajemen juga mendorong dokter untuk meningkatkan efisiensi alur kerja dan meningkatkan perawatan pasien dengan harapan dapat mengatasi kenaikan biaya perawatan. Namun kepemimpinan tidak hanya perlu mengalihkan fokus ke peningkatan manajemen proses yang dapat mengurangi biaya perawatan dan administrasi. Mereka juga perlu memimpin tim-nya dengan pelatihan yang lebih baik dan orientasi karyawan yang diperbarui saat proses baru diterapkan. Manajemen proses yang lebih efektif dapat terjadi saat ada komunikasi dan pelatihan dari tingkat bawah sampai atas.

Pendekatan ini menghilangkan kebutuhan akan pelatihan ulang yang konstan, inspeksi, & audit alur kerja, dengan membangun kualitas & penerapan yang efektif ke dalam proses dari awal. Daripada harus memotong biaya item baris atau kebutuhan perawatan, penghematan datang melalui praktik yang lebih efisien di seluruh sistem.

Constantly improve processes (Prinsip 5 dari 8)

Manajemen proses pelayanan kesehatan harus terus berjalan & tidak berhenti. Selalu ada peluang untuk menyempurnakan & meningkatkan cara berbagai departemen untuk berkomunikasi, berbagi informasi, & memindahkan beban kerja melalui sistem. Manajemen organisasi pelayanan kesehatan memerlukan pendekatan baru, daripada hanya melakukan audit alur kerja hanya selama kendala muncul, atau hanya mengaudit kinerja staf perawatan kesehatan untuk melihat apa yang rusak sehingga tatanan dapat dipulihkan. Kepemimpinan pelayanan kesehatan di setiap tingkat, harus memberdayakan staf untuk menemukan cara dalam meningkatkan proses.

Pendekatan proaktif seperti ini harus secara konsisten mengungkapkan masalah dalam manajemen proses dan memberikan peluang untuk terus menurunkan biaya operasional sambil meningkatkan efisiensi.

Eliminate fear for improved deployment (Prinsip 6 dari 8)

Orang secara alami takut akan perubahan. Ini membuat penghalang dalam meningkatkan proses. Ini adalah salah satu tantangan terbesar dalam menerapkan proses yang baru dan lebih efisien. Terutama apabila memiliki pekerja perawatan kesehatan yang lebih tua dengan masa jabatan, yang terbiasa dengan cara lama dalam melakukan sesuatu. Manajemen proses pelayanan kesehatan perlu ditingkatkan melalui pelatihan & orientasi. Pimpinan perlu memiliki rencana untuk menghilangkan rasa takut akan perubahan dan memudahkan semua staf untuk beradaptasi. Proses otomatis, pelatihan strategis dan orientasi sangat penting untuk penerapan proses baru yang efektif.

Break down barriers in healthcare process management (Prinsip 7 dari 8)

Keluhan staf seringkali dapat menjadi penghalang untuk kemajuan perawatan pasien dan memperlambat proses lain yang akan melibatkan personel yang sama. Bahkan, dalam sistem pelayanan kesehatan terpadu, terdapat hambatan antara departemen & divisi yang dapat diakibatkan oleh perbedaan pribadi, budaya, teknologi, atau bahkan geografis. Saat pemimpin dapat membuat tim bekerja sama dengan yang lain, maka komunikasi meningkat. Staf akan dapat dapat mengidentifikasi masalah (dan potensi masalah) dalam proses yang pada akhirnya akan menghasilkan perbaikan.

Stop seeking perfection (Prinsip 8 dari 8)

Tidak ada staf yang sempurna, bahkan dalam industri apapun. Ekspektasi yang terlalu tinggi membuat staf tidak lagi dilihat sebagai manusia, melainkan mesin yang harus disetel dengan sempurna. Jika kesempurnaan tidak tercapai maka mereka tidak lagi digunakan. Sudut pandang ini dapat menghukum petugas layanan kesehatan atas kinerja buruk yang terkait langsung dengan proses & alur kerja yang tidak efisien. Respons tersebut mempengaruhi kinerja staf & hanya menghambat pertumbuhan, yang selanjutnya menurunkan produktivitas dalam serangkaian proses yang masih terputus.