Oleh; Tubagus Raymond

3. Turnover Persediaan

Likuiditas persediaan  suatu RS dapat dihitung dengan membagi harga pokok penjualan dengan persediaan, seperti dibawah ini.

Turnover persediaan = Harga pokok penjualan/Persediaan

Periode harga pokok penjualan yang dianalisis umumnya 1 tahun. Dua faktor yang perlu diperhatikan dalam menghitung rasio ini adalah:

1. Turnover Fisik Persediaan Diukur. Saldo dalam persediaan sudah termasuk markup untuk laba. Oleh karena itu, penjualan Rp.50 hanya akan men-turnover Rp.30 dari persediaan. Harga pokok penjualan dalam hal ini adalah Rp.30 dan menunjukkan perpindahan aktual persediaan.
2. Rata-rata Persediaan dapat Digunakan. Persediaan persediaan dapat dihitung menggunakan angka rata-rata, seperti menghitung rata-rata piutang.

Karakteristik yang berbeda antara RS dengan organisasi bisnis lainnya menyebabkan perbedan dalam pengelolaan persediaan. Kompleksnya manajemen persediaan di RS dikarenakan banyaknya jenis persediaan terutama obat dan bahan medis. Karena itu, dalam pengembangan kedepan, sebaiknya RS mulai memikirkan untuk membangun sistem informasi berbasis komputer dalam mengelola persediaan. 

4. Tips mengelola persediaan RS

Mengelola persediaan dengan baik di RS menjadi tantangan tersendiri bagi manajemen. Manajemen harus memastikan bahwa RS memiliki persediaan yang cukup untuk memenuhi permintaan dari dokter dan perawat. Di sisi lain, manajemen tetap harus terus mewaspadai agar pengelolaan persediaan ini tidak berdampak ”negative” terhadap anggaran RS atau dengan menyediakan ruang penyimpanan persediaan yang terlalu besar.

Berikut ini adalah tujuh tips bermanfaat bagi manajemen RS yang ingin meningkatkan efisiensi pengelolaan persediaan dengan tetap bisa mengontrol biaya pengadaan persediaan[1]:

1. Kumpulkan data dari perputaran persediaan. Kegagalan dalam memanfaatkan data perputaran persediaan dapat menyebabkan sejumlah uang terbuang sia-sia. Karena itu, gunakan data tersebut untuk mengetahui apakah manajemen persediaan sudah efektif atau belum. Menurut survei Black Book pada tahun 2016, banyak organisasi yang mencari dan membangun sistem berbasis IT yang menggunakan model penggantian berbasis nilai. Dengan menggunakan model berbasis nilai, maka dapat secara lebih akurat menghubungkan persediaan yang dibutuhkan dan kebutuhan pasien.
2. Tentukan tanggungjawab tim dengan jelas. Setiap orang yang pekerjaannya terlibat dalam persediaan RS harus memiliki pemahaman kuat tentang perannya dalam mengelola persediaan.  Pemahaman ini penting agar staf RS memahami apa peran mereka untuk berkontribusi pada berhasilnya pengelolaan.
3. Sering menganalisis penggunaan dibandingkan dengan frekuensi Pemesanan. Membandingkan kedua hal ini merupakan salah satu hal yang paling penting untuk dipahami dalam pengelolaan persediaan RS yang efisien. Berapa banyak barang yang dipesan per minggu, bulan, atau kuartal dengan jumlah barang yang telah digunakan dalam jangka waktu yang sama harus diketahui. Jika jumlahnya tidak sebanding, berarti ada kemungkinan jumlah produk terlalu sedikit atau terlalu banyak. Berdasarkan hasil analisis, kemudian akan dilakukan penyesuaian secara periodik terhadap pola pemesanan.
4. Atur ruang persediaan menjadi lebih efisien. RS memiliki lemari sebagai fasilitas untuk menyimpan persediaan, tetapi pasokan RS yang ditempatkan berantakan dapat menjadi penghalang serius bagi pengelolaan persediaan. RS dapat mengalami kehilangan pendapatan karena persediaan yang salah letak sehingga tidak dapat mengetahui berapa banyak barang yang tersedia, Cara terbaik untuk mengatasinya adalah dengan mengatur persediaan secara linier, sehingga persediaan yang paling sering digunakan mudah ditemukan. Jika ingin mengurangi jumlah barang yang terbuang, tempatkan barang yang akan kadaluarsa paling cepat di bagian depan.
5. Pertimbangkan teknologi manajemen persediaan RS terbaru. Mulai mempertimbangkan untuk menggunakan ”alat pengelolaan persediaan”, mulai dari perangkat lunak hingga peralatan komputer. Apabila telah menggunakan perangkat lunak, lakukan evaluasi terhadap tekhnologi yang digunakan. Apakah perangkat yang ada sudah memenuhi semua kebutuhan? Diskusikan bersama tim manajemen dan kenali masalah terbesar yang dialami dalam pengelolaan persediaan. Apakah perangkat lunak yang digunakan saat ini telah mengatasi solusi yang ada? Apakah jenis perangkat lunak baru di pasaran akan lebih baik dalam mengelola masalah utama tadi ?. Langkah evaluasi terhadap teknologi yang digunakan atau terhadap tekhnologi yang rencananya akan dibeli sangat penting.
6. Perbaiki Pencatatan. Jika belum melakukannya, mungkin perlu mempertimbangkan untuk menggunakan platform digital yang lebih canggih dengan fitur peramalan untuk menentukan jumlah persediaan yang dimiliki dibandingkan dengan permintaan yang akan didapatkan di masa mendatang. Ingat juga untuk memikirkan sudah seberapa akurat pencatatan persediaan yang sudah dilakukan, hal ini harus sering ditinjau untuk memastikan bahwa tidak ada kesalahan, yang dapat menyebabkan hal serius dalam pengelolaan persediaan di RS.
7. Mengadopsi ”Lean Strategy”. Ada banyak faktor yang harus dipertimbangkan dalam harga. Misalnya, produk kadaluarsa, kelebihan persediaan, dan varians harga beli. Pemahaman yang lebih baik tentang biaya dapat menghemat uang. Menerapkan lean supply chain akan memastikan bahwa RS memiliki jumlah persediaan yang tepat di tempat yang tepat, kapan dan di mana saat membutuhkannya. Pada tahun 2016, Caldwell Memorial Hospital di North Carolina, misalnya, melaporkan bahwa mereka menghemat $ 2,62 juta selama dua bulan dengan ”Lean Strategi”.

Mengelola persediaan agar efektif dan efesien memerlukan perhatian dan ketelitian terutama dalam usaha pengendalian. Pengelolaan persediaan yang efektif dan efesien dapat membantu RS untuk mrnghemat”kas” dalam memesan persediaan, dan juga meminimalisasi pemesanan persediaan yang berlebih.