MENGELOLA PERSEDIAAN RS UNTUK MENGURANGI BIAYA (PART 1)
Oleh; Tubagus Raymond
1.Pendahuluan
Pengelolaan persediaan dalam organisasi RS merupakan suatu hal yang sangat penting bagi RS, masalah pengelolaan persediaan merupakan sesuatu yang serius untuk dicarikan pemecahannya. Terutama yang berhubungan dengan persediaan obat dan bahan medis habis pakai yang berperan sangat penting dalam kegiatan operasional RS. Hal ini menjadi semakin rumit karena di satu pihak RS harus menyediakan jumlah persediaan obat dan bahan medis habis pakai yang cukup memadai untuk kebutuhan pasien, sedangkan di lain pihak persediaan tidak boleh dalam jumlah yang terlalu besar karena akan mempengaruhi sistem kas dan akan menimbulkan berbagai biaya yang sebenarnya tidak perlu apabila perencanaan persediaan diperhitungkan secara matang.
Pengelolaan persediaan menjadi sesuatu yang harus diketahui dan diawali dengan perencanaan persediaan. Perencanaan ini tidak dapat lepas dari perencanaan organisasi secara keseluruhan. Salah satu aspek yang paling menentukan dalam perencanaan persediaan di RS adalah perencanaan pendapatan secara keseluruhan atau perencanaan pendapatan dari obat dan saldo persediaan tersebut. Namun, dalam perencanaan persediaan di RS sering mengalami hambatan terutama akibat tingginya faktor ketidakpastian mengenai jumlah pasien yang nantinya akan berpengaruh terhadap akurat tidaknya rencana persediaan.
2.Economic Oder Quantity (EOQ)
Dalam pengelolaan persediaan pihak manajemen RS harus betul-betul memperhitungakan persedian yang seharusnya ada untuk disediakan dalam kegiatan operasional-nya. Penentuan jumlah persediaan yang optimal dilakukan dengan tetap mengacu pada berbagai literatur manajemen persediaan serta praktek yang berlaku umum.
Economic order Quantity (EOQ) merupakan suatu konsep yang sering digunakan dalam pengendalian persediaan (misalnya obat, persediaan bahan habis pakai, dan perlengkapan RS lainnya). Analisis EOQ digunakan untuk menentukan berapa besar jumlah pesanan atas persediaan yang paling ekonmis dalam suatu periode dengan mengacu pada besarnya biaya pesanan dan biaya penyimpanan yang kemungkinan akan terjadi. Konsep ini harus dipahami oleh manajemen RS karena dalam suatu organisasi, persediaan (misalnya persediaan obat untuk RS) tidak boleh terlalu berlebihan dan juga tidak boleh kurang. Jadi, dengan analisis ini kita mendapatkan dasar yang tepat, mengenai persediaan yang betul-betul efektif yang tidak berlebih serta tidak kurang. Apabila persediaan obat di RS terlalu berlebihan (jumlahnya besar) akan membutuhkan gudang yang besar sehingga menyebabkan terjadinya biaya penyimpanan yang besar pula. Kemungkinan lain apabila persediaan obat terlalu besar adalah menumpuknya persediaan obat di gudang terutama obat yang telah lama disimpan, sehingga dapat kadaluarsa. Sebaliknya apabila persediaan obat terlalu sedikit menyebabkan kegiatan operasional terganggu. Persediaan yang terlalu sedikit akan menyebabkan kita sering melakukan pembelian yang nantinya akan memicu bertambahnya biaya pemesanan. Jadi dengan konsep EOQ akan didapat berapa besar jumlah persediaan yang seharusnya ada di RS sehingga didapat biaya penyimpanan dan biaya pemesanan yang paling ekonomis.
Ada 3 jenis biaya yang harus dipertimbangkan dalam menentukan persediaan yang optimal. Biaya-biaya tersebut adalah:
- Biaya Pesanan (Ordering Cost). adalah semua biaya yang timbul akibat pemesanan, yang meliputi biaya sejak dilakukan pemesanan hingga pemesanan itu sampai di gudang. Biaya pemesanan ini berupa biaya selama proses persiapan pemesanan, biaya pengiriman pesanan, biaya penerimaan barang yang dipesan, biaya pengecekan, biaya penimbangan dan biaya lainnya hingga persediaan siap untuk diproses.
- Biaya Penyimpanan (Carrying Cost), adalah semua biaya yang dikeluarkan untuk menyimpan persediaan selama periode tertentu. Biaya ini biasanya didasarkan atas prosentase harga beli persediaan secara keseluruhan. Komponen biaya ini meliputi:
- Biaya/sewa gudang;
- Biaya keusangan akibat penurunan nilai karena keusangan (kadaluwarsa) dan tekhologi;
- Biaya asuransi, baik asuransi kebakaran maupun asuransi kehilangan;
- Pajak; dan
- Biaya dana yang diinvestasikan pada persediaan.
- Biaya kehabisan bahan, adalah biaya yang timbul pada saat perusahaan tidak dapat memenuhi permintaan akibat persediaan yang tidak cukup. Biaya ini meliputi biaya pesan secara cepat/khusus dan biaya kehilangan keuntungan karena langganan memutuskan untuk pindah kepada perusahaan pesaing.
Perlu diingat bahwa:
- Biaya pemesanan akan semakin besar atau kecil, tergantung kepada frekuensi pembelian dalam suatu periode; dan
- Biaya penyimpanan akan semakin besar atau kecil tergantung kepada besar atau kecilnya persediaan.
Jumlah pesanan yang paling optimal (metode EOQ) dapat digambarkan sebagai berikut
Dalam gambar A: untuk sumbu X menyatakan jumlah barang yang dipesan dan sumbu Y menyatakan jumlah biaya (biaya pesan, biaya simpan dan biaya total). Perpotongan antara garis biaya simpan dan kurva biaya pesan merupakan jumlah pemesanan yang paling optimal (EOQ). Kurva dengan garis putus-putus menyatakan total biaya pesanan dan biaya simpan apabila perusahaan berada pada jumlah pemesanan yang paling optimal.
Rumus yang biasanya digunakan untuk menentukan pemesanan yang paling optimal adalah sebagai berikut
Keterangan :
Q = Jumlah unit pesanan yang paling ekonomis tiap kali pesanan
A = Kebutuhan bahan (unit) per tahun
S = Biaya pesanan per pemesanan/per buah
P = Harga per unit
C = Biaya simpan (rumus pertama, biasanya dalam % terhadap total biaya) atau biaya simpan per unit per tahun (rumus kedua; dalam total biaya)
3. Turnover Persediaan (PART 2)