Pendahuluan

Kesalahan dalam mengelola persediaan di RS dapat mengakibatkan ketidakefesienan karena menumpukknya jumlah persediaan. Oleh karena itu, direksi RS harus menggiatkan lagi pengelolaan persediaan dengan memberi tekanan lebih kepada  manajer persediaan, pemasok, dan staf untuk menangani manajemen persediaan secara lebih inten. Namun seringkali proses ini dilakukan dengan cara yang memakan waktu dan melibatkan proses manual yang tidak efisien dan rawan kesalahan manusia.

Mengelola persediaan di RS sangat penting agar tercipta persediaan yang ramping sehingga tidak menyebabkan ketidakefesienan dalam biaya, waktu dan tenaga. Untuk itu, diperlukan beberapa langkah tepat yang dilakukan oleh manajemen RS terkait persediaan.

Tiga tips manajemen persediaan

Untuk merampingkan manajemen persediaan RS dan mengotomatisasi distribusi obat-obatan, eksekutif RS perlu berinvestasi dalam sistem manajemen persediaan (hospital supply management system) dan merampingkan tugas manajemen persediaan. Pontius (2019)[1], memberikan 3 tips dalam manajemen persediaan RS yang dapat meningkatkan efisiensi staf, mengurangi biaya persediaan, dan meningkatkan laba, yaitu:

1. Menerapkan sistem Manajemen persediaan RS
2. Mengadopsi sistem manajemen Inventori Otomatis
3. Menggunakan tag Aset (penandai aset) untuk keperluan Check-Out dan Check-In Instrumen Medis

Menerapkan sistem manajemen persediaan RS

Penerapan system ini akan membantu RS dalam mengurangi pengeluaran dan menjaga anggaran tetap sejalan. Sistem ini akan cukup rumit karena terfragmentasi. Jacqueline Belliveau dari RevCycle Intelligence, mengatakan bahwa untuk menyelesaikan proses perolehan sumber daya, pengelolaan persediaan, dan suplai persediaan ke unit layanan dan pasien, barang fisik dan informasi mengenai produk dan layanan medis biasanya dapat diperoleh melalui sejumlah pemangku kepentingan independen. Namun, dengan mempromosikan efisiensi dalam supply chain di pelayanan kesehatan, RS dan praktik dokter dapat menciptakan peluang pengurangan biaya yang substansial di seluruh organisasi.

Penyedia medis menggunakan sejumlah besar item setiap hari untuk merawat pasien, dan mereka menggunakan item tersebut selama shift mereka. Staf akan menyimpan item tersebut. Kesulitan dalam pengelolaan supply chain tidak hanya karena itu terfragmentasi, tetapi juga karena berbagai pemangku kepentingan memiliki tujuan yang berbeda. Misalnya, dokter dan perawat merasa nyaman dengan produk-produk tertentu tetapi eksekutif RS biasanya membeli barang-barang berkualitas paling terjangkau yang tersedia.

Karena alasan tersebut, penerapan sistem manajemen supply chain RS merupakan suatu keharusan. RS dapat memilih platform yang dapat membantu menemukan solusi pemenuhan kebutuhan organisasi dengan fitur-fitur seperti manajemen inventori otomatis, pengambilan data otomatis, akses seluler, dan penyimpanan data.

Mengadopsi sistem manajemen persediaan otomatis

Sistem ini cocok bagi RS yang sedang berupaya untuk merampingkan supply chain mereka. Sistem ini mencakup teknologi untuk pelacakan inventaris dan perangkat yang digunakan setiap hari di lingkungan layanan kesehatan. Seringkali, yang digunakan adalah barcode dan RFID tags dengan nomor identifikasi unik pada setiap item persediaan untuk memungkinkan pelacakan dan manajemen yang akurat. Perawat dan dokter dapat memindai barcode dengan alat pemindai atau perangkat seluler, selanjutnya data akan disimpan dalam sistem. Pada saat yang sama, pengambilan data otomatis dapat terproses dalam pelaporan terkait persediaan.

Sistem manajemen persediaan otomatis juga membantu penyedia layanan kesehatan dalam mengidentifikasi apakah produk telah ditarik atau rusak. Selain itu juga menjadi proaktif dalam penghindaran penggunaan produk atau obat tersebut kepada pasien. Sistem ini juga dapat membantu mengidentifikasi obat dan perangkat yang sering digunakan dan memperkirakan kemungkinan kekurangan yang terjadi. Manajer persediaan memiliki akses ke data dan dapat menetapkan batas persediaan  minimum yang secara otomatis akan melakukan pemesanan barang sebelum ada kekurangan terjadi. Dengan demikian, biaya tetap rendah karena RS secara otomatis mengadopsi praktik lean melalui penggunaan manajemen persediaan otomatis.