Pendahuluan

Persediaan merupakan salah satu asset penting dan material di RS. Karena itu, pengelolaan (manajemen) persediaan adalah hal yang krusial bagi manajemen. Pengelolaan persediaan dengan mempertimbangkan berbagai aspek, sangat penting untuk menjaga kesetimbangan antara demand & supply.  Bahkan, mengelola persediaan dengan tepat di RS akan menghasilkan efesiensi dalam skala yang cukup signifikan.

Keberhasilan pengelolaan persediaan di RS akan membawa dampak baik bagi organisasi. Karena itu, tulisan ini akan mengangkat terkait manajemen persediaan & efesiensi RS. Terkait hal tersebut, selanjutnya akan dibahas mengenai implementasi pengelolaan di Taunton dan Somerset NHS Trust, mengacu pada tulisan  Nott (2018)[1].

Manajemen persediaan di Taunton and Somerset NHS Foundation Trust

Taunton dan Somerset NHS Trust adalah penyedia layanan kesehatan (RS) akut kepada masyarakat di Somerset, Inggris dan daerah sekitarnya. Prinsip utama RS ini adalah memastikan bahwa setiap uang yang dihabiskan memberikan tingkat perawatan dan hasil klinis terbaik. Taunton and Somerset NHS Foundation Trust telah mencapai efisiensi biaya sebesar 10 persen lebih rendah daripada RS rata-rata di Inggris . Dengan 700 tempat tidur, 30 bangsal, 15 ruang operasi, lebih dari 4.000 staf, dan anggaran tahunan sebesar £ 246,7 juta, memastikan semuanya bekerja dengan aman, efisien, dan produktif adalah hal penting.

Rencana penghematan secara umum

Rencana penghematan keuangan mendorong RS ini untuk menemukan cara kerja yang lebih baik, tanpa mempengaruhi tingkat staf klinis atau kualitas perawatan. Selain itu juga meningkatkan pengelolaan produk yang dibeli dan dikonsumsi RS. Untuk melakukannya, rencana peningkatan manajemen persediaan dikembangkan untuk meninjau dan memodernisasi proses. Hal ini terbukti sangat sukses dan memicu implementasi solusi perangkat lunak manajemen persediaan. Hasil utama dari upaya ini adalah meningkatkan efisiensi, penghematan biaya, dan memastikan keselamatan dan pengalaman pasien yang lebih baik, serta pencapaian target.

Masalah inefisiensi dan pemborosan dalam persediaan

Data yang tidak akurat, persediaan yang berlebihan, tidak ada sistem otomatis yang dapat diandalkan untuk mencatat transaksi persediaan, visibilitas persediaan yang buruk, dan kekurangan ruang penyimpanan, merupakan masalah yang mengarah pada inefisiensi dan pemborosan. Implementasi pada area sibuk bernilai tinggi, seperti ruang operasi, merupakan hal mendasar dalam memberikan pandangan tingkat persediaan ke seluruh organisasi. Selain itu, perlu juga diberikan peluang untuk mengubah proses, meningkatkan data, dan mendapatkan kontrol lebih besar atas pembelian dan persediaan.

Biaya atas penggunaan persediaan merupakan bagian yang sangat signifikan dalam pengeluaran. Karena itu sangat penting untuk melakukan berbagai hal terkait bagaimana persediaan diperoleh, disimpan dan dikelola untuk peningkatan operasional. Sama halnya, memahami biaya produk yang digunakan pada pasien tertentu dapat mengarah pada pengadaan berbasis hasil yang berdasarkan permintaan. Manajemen persediaan yang efektif memberikan data yang mendorong semua keputusan pembelian, mendukung biaya tingkat pasien yang akurat dengan melacak penggunaan produk di seluruh supply chain.

Efisiensi staf

Salah satu peningkatan yang paling menonjol adalah efisiensi staf. Karena proses manual lama Trust yang padat karya untuk mengelola stok telah dieliminasi dan diganti dengan sistem online. Hal ini telah memicu pengurangan 90 persen dalam waktu yang dihabiskan oleh dokter untuk memesan, mengisi, atau menemukan produk. Saat ini waktu dokter banyak untuk tatap muka dengan pasien.

Mengubah hubungan dengan pemasok

Mengubah hubungan dengan pemasok melalui data yang ditingkatkan akan memberikan keuntungan pada tim pengadaan; memfasilitasi informasi penggunaan yang akurat dan mendukung negosiasi kontrak, serta mengelola kinerja pemasok. Proses seperti ini tidak hanya menguntungkan dokter, tim pengadaan dan supply chain, tetapi juga bermanfaat untuk keuangan, pasien, manajer, dan semua orang. Ini merupakan pendekatan kolaboratif yang membuat perbedaan pada peran dan tanggung jawab seluruh tenaga kerja. Proses ini benar-benar membuka pandangan dalam hal teknologi apa yang benar-benar dapat memfasilitasi, dan di mana area penggunaan yang dapat memperoleh hasil.

Skala efisiensi

Skala efisiensi yang telah dicapai melalui peningkatan manajemen persediaan sangat menarik, dengan manfaat berkelanjutan yang belum meningkat lebih lanjut karena proyek ini sedang Trust kembangkan secara keseluruhan. Trus telah berhasil memotong biaya, mengurangi pemborosan, memperoleh efisiensi operasional, dan meningkatkan keselamatan pasien. Bahkan, lebih dari £ 1 juta sejak 2016 telah berhasil dari otomatisasi pemesanan, pemangkasan atas pemborosan, dan optimalisasi tingkat stok seseuai kebutuhan pasien yang dirawat.

[1] Monika Nott, 2018, Why inventory management is integral to healthcare efficiencies

comments