Pendahuluan

Membuat perencanaan strategis tahunan dan sasaran yang siap untuk diimplementasikan memanglah sulit. Namun penyebaran sasaran pada program dan unit operasional adalah langkah yang membutuhkan komunikasi dan upaya koordinasi yang luar biasa. Pada saat inilah seluruh proses pelacakan implementasi rencana strategis dimulai. Hal ini penting untuk memastikan bahwa implementasi rencana dapat memberikan apa yang ingin kita capai. Pantau kemajuan implementasi strategi secara teratur dan terjadwal perlu dilakukan, untuk melihat apakah masih sesuai jalur atau tidak. Jika tidak, dorong dan kembalikan ke arah yang benar.

Pada tulisan sebelumnya (FUNGSI LEMBAR KERJA DALAM MELACAK IMPLEMENTASI RENCANA STRATEGIS), telah dipaparkan mengacu pada tulisan Cox dkk  (2014)[1], untuk melacak implementasi rencana stratejik. Dalam tulisan ini akan juga memaparkan pendapat  Cox dkk  terkait penggunaan tinjauan triwulanan & tahunan dalam melacak implementasi rencana stratejik organisasi bisnis.

Tinjauan triwulanan

Menurut Cox dkk  (2014), setelah memiliki proses pelacakan yang baik, lakukan tinjauan triwulanan dan tahunan untuk memastikan tetap berada di jalur yang benar. Ulasan triwulanan dapat membantu melihat di mana organisasi berada, apa yang telah dicapai, apa yang di luar jadwal, dan apa rencana tindakan untuk kembali sesuai jadwal. Ulasan triwulanan adalah waktu yang tepat untuk menguji apakah target yang telah ditetapkan kenyataannya ”lebih atau kurang” atas perkiraan apa yang dapat dicapai dan lakukan penyesuaian. Ini juga merupakan saat yang tepat untuk meninjau kembali asumsi yang dibuat dalam rencana strategis yang ada.

Masih menurut Cox dkk, berikut adalah beberapa pertanyaan yang harus ditanyakan selama tinjauan triwulanan oleh tim eksekutif:

• Apa status tujuan saat ini? Apakah sesuai atau tidak dengan jadwal waktu pelaksanaan? Jika demikian, mengapa?
• Tantangan apa yang Anda hadapi? Apa yang menghalangi?
• Apakah dalam implementasi rencana stratejik, telah melibatkan staf yang tepat dan sumber daya yang memadai?
• Apakah penentuan waktu yang dikembangkan realistis?
• Adakah pembaruan untuk penentuan waktu yang diperlukan? Mengapa?
• Apa yang dapat dilakukan tim eksekutif untuk membantu kesuksesan organisasi?

Tinjauan tahunan

Disamping tinjauan triwulanan, tinjauan tahunan juga menjadi satu kegiatan yang memastikan bahwa rencana stratejik yang telah dibuat tetap berada di jalur yang benar. Menurut Cox dkk, tinjauan tahunan adalah waktu yang tepat untuk melihat terkait rencana strategis, dan melakukan:

• Review pencapaian,
• Memahami apa yang tidak tercapai dan mengapa,
• Melakukan Analisis SWOT dan melihat apa yang telah berubah di lingkungan bisnis. Rencana strategis harus mencerminkan kenyataan saat ini,
• Membuat penyesuaian pada rencana strategis untuk tahun berikutnya dan berkomunikasi dengan organisasi dan mengembangkan taktik untuk tahun berikutnya,
• Mulai proses pelacakan dan peninjauan kembali.