Pendahuluan

Rencana strategis diiabaratkan seperti “peta jalan” menuju masa depan bagi suatu organisasi. Sehingga harus memiliki tujuan dan akuntabilitas yang realistis. Untuk memastikan bahwa tujuan yang ditetapkan dalam rencana strategis merupakan hal yang realistis, maka melakukan pelacakan dan meninjau rencana secara teratur harus dilakukan. Disamping itu juga untuk memastikan kinerja yang menjalankan tanggung jawab dalam strategi.

Cox dkk  (2014)[1] dalam tulisannya menggambarkan tentang bagaimana melacak implementasi rencana stratejik dengan 2 cara, yaitu; 1) menggunakan lembar kerja, & 2)melakukan tinjauan triwulanan/tahunan. Dalam tulisan ini akan membahas terkait penggunaan lembar kerja dalam melacak implementasi rencana stratejik, mengacu pada tulisan Cox dkk tersebut.

Lembar kerja dan fungsinya dalam melacak imlementasi RENSTRA (Cox dkk, 2014)

Agar rencana strategis dapat ditindaklanjuti dan dilacak, organisasi harus miliki taktik dengan langkah-langkah yang spesifik dan dapat ditindaklanjuti serta terukur. Tim yang melakukan perencanaan perlu mempertimbangkan bagaimana akan melakukan pelacakan dalam pengembangan rencana strategis. Membangun konsep pelacakan dalam setiap langkah pada proses perencanaan strategis dapat membantu menjaganya tetap berada pada jalur tujuan awal. Semakin spesifik setiap langkah dalam proses perencanaan strategis, maka semakin baik peluang tujuan akan tercapai.

Setelah rencana dikerahkan dan unit-unit operasi serta program telah mulai mengembangkan taktik untuk membantu mencapai tujuan strategis, manajemen harus memastikan bahwa telah memiliki taktik yang spesifik, dapat diukur, dan dapat ditindaklanjuti. Satu hal yang tidak boleh dilupakan adalah tanggal penyelesaian. Pelacakan tidak harus sulit atau rumit. Pelacakan hanya perlu diatur, dilakukan pada jadwal reguler, dan terpusat. Berikut adalah model pelacakan yang telah dikembangkan oleh Oklahoma City-County Health Department, untuk melacak tujuan strategis dan taktik terkait. Model pelacakan ini dilakukan melalui lembar kerja di bawah ini.

Lembar kerja melacak sasaran strategis yang terdaftar sebagai bidang prioritas dalam tab lembar kerja dan masing-masing memiliki tujuan, kegiatan masa lalu (apa yang telah dilakukan), kegiatan di masa mendatang, dan siapa yang bertanggung jawab (tingkat eksekutif dan program), serta tab untuk mengidentifikasi status selama lima tahun rencana strategis.

Hal tersebut memberikan gambaran mengenai setiap tujuan dan sasaran terkait, apa yang diselesaikan, dan siapa yang bertanggung jawab dalam format yang ringkas. Contoh pelacakan Oklahoma City-County Health Department adalah sebagai berikut:

• Sasaran: Memaksimalkan penggunaan teknologi untuk meningkatkan efisiensi layanan di setiap lokasi,
• Tujuan: Pada TA 2014 menerapkan Public Health Electronic Medical Record,
• Kegiatan sebelumnya: Negosiasi kontrak lengkap dengan konsultasi Fusion, kunjungan lapangan pertama selesai,
• Kegiatan di masa mendatang: Permintaan informasi dari vendor PHEMR potensial untuk dirilis dan demonstrasi vendor dijadwalkan pada bulan Maret 2014,
• Penanggung jawab: Executive – (nama penanggungjawab)

Bidang-bidang lain seperti data dasar, sumber daya yang dibutuhkan, rencana tindakan untuk area di luar jadwal, pelatihan, perubahan, dll, dapat ditambahkan sesuai dengan kondisi organisasi. Hal utama dari Oklahoma City-County Health Department adalah mereka melacak dan memiliki ulasan rutin mengenai di mana mereka berada dengan tujuan strategisnya. Ulasan tersebut difokuskan karena dapat dilakukan dan digunakan untuk memandu tinjauan.