Pendahuluan

Mengelola piutang, khususnya ”penagihan” sering menjadi suatu hal yang cukup rimit di RS. Karena itu, sebuah RS di AS telah mencoba untuk bekerjasama dengan lembaga (vendor) outsourcing untuk menangani masalah piutang dagangnya. Setelah berjalannya waktu, manajemen RS merasa bahwa keputusan ini tidak berjalan dengan baik, karena tolok ukur kinerja piutang RS tertinggal dibandingkan dengan RS lain.

Mengantisipasi masalah tersebut, manajemen RS kemudian  mempekerjakan Freed Associates (Freed) untuk mengevaluasi permasalahan tersebut.

Problem to Solve (www.fredassoaciates.com)

Sebuah RS dalam sistem multi-hospital (grup dengan lebih dari satu RS) di AS, telah bertahun-tahun sebelumnya memutuskan untuk melakukan outsourcing sebagian dari piutang dagangnya kepada vendor dengan tenaga kerja di beberapa negara bagian. Namun keputusan ini tidak berjalan dengan baik, karena tolok ukur kinerja piutang dagang RS tertinggal dibandingkan dengan RS lain dalam sistem. Secara khusus, tolok ukur seperti hari piutang dan jumlah piutang selama 90 hari berada di bawah standar nasional. Komunikasi antara manajemen RS dan vendor terganggu karena tim manajemen terdesentralisasi dari vendor yang berlokasi di beberapa zona waktu. Pelaporan piutang usaha hanya tersedia setiap bulan, dengan laporan detail yang terbatas.

Sebagai konsultan, Freed Associates (Freed) kemudian membuat rencana untuk memasukkan sumber piutang di RS tersebut dan memasukkan alur kerja ke dalam operasional kantor manajemen. Tujuannya adalah untuk meningkatkan pengumpulan uang tunai RS dan menurunkan biayanya. Berikut adalah strategi & taktik, serta hasil & kesimpulan yang ditawarkan Freed Associates (Freed).

1. Strategy and Tactics

Agar kantor RS dapat menyerap piutang, maka alur kerja yang terkait ke dalam operasional harian membutuhkan kemampuan dan pengalaman dalam analisis kesenjangan operasional, desain alur kerja, dan manajemen proyek. Manajemen dan staf admin RS saat ini terlalu sibuk dengan jadwal harian mereka untuk secara efisien mengerjakan ruang lingkup pekerjaan ini. Selain itu, pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan berada di luar kemampuan staf admin.

Freed mulai dengan meninjau kontrak saat ini antara sistem RS dan vendor piutang. Six-figure contract yang saat ini berlaku, memungkinkan batas waktu 30 hari. Analisis terperinci dari piutang menunjukkan bahwa ada 30% dari total piutang RS yang di-outsource. Analisis selanjutnya terhadap piutang tersebut menemukan bahwa terdapat 11% dari akun selama 365 hari dan 31% sudah mencapai 180 hari. Hal ini jauh di atas standar industri masing-masing 0% dan 15%. Sebagai informasi bahwa sebagian besar piutang Medicare melebihi 180 hari. Kemudian, Freed melakukan alur kerja dan analisis kesenjangan siklus pendapatan serta menyusun daftar tugas yang dilakukan oleh vendor untuk memastikan bahwa alur kerja di masa mendatang akan terus dilakukan. Analisis ini mengungkapkan bahwa vendor sebenarnya bertanggung jawab atas bagian dari tugas dalam siklus pendapatan.

Tinjauan sistem pendapatan mengungkapkan bahwa piutang dikelola di dua sistem RS yang berbeda, dan vendor eksternal menggunakan sistem ketiga, dengan ketiganya di lokasi yang terpisah, secara fisik. Manajemen RS tidak memiliki akses ke sistem vendor dan mengandalkan pelaporan bulanan yang ketinggalan jaman. Sehingga dapat dikatakan bahwa pendekatan bertahap akan menghasilkan manfaat keuangan terbesar untuk operasional bisnis RS, termasuk peningkatan arus kas. Tahap pertama akan mengkonsolidasikan operasi siklus pendapatan fasilitas perawatan terampil ke kantor RS. Tahap dua akan memasukkan sumber operasi piutang dagang vendor ke kantor RS.

Kedua tahap ini menunjukkan peran dan tanggung jawab anggota staf dan manajer. Alur kerja yang diperbarui dan lebih efisien memastikan bahwa semua tugas yang diidentifikasi dalam analisis kesenjangan akan dipertimbangkan dan tidak dilewatkan. Rencana pekerjaan, kemudian dibuat seara terperinci mencakup penugasan sumber daya untuk kedua tahap tersebut. Rencana pekerjaan dan semua dokumen terkait dialihkan ke manajer kantor RS sekitar satu bulan sebelum akhir penugasan. Waktu ini memungkinkan Freed untuk memantau dan membantu menerapkan pemasukan piutang ke kantor RS.

2. Results and Conclusion

Pada akhirnya, piutang RS berhasil diasuransikan. Kantor RS, kemudian memperoleh beberapa alur kerja baru yang sesuai dengan operasi harian. Ini secara signifikan meningkatkan arus kasnya. Hal ini memungkinkan RS untuk menghentikan biaya dari vendor piutang eksternal. Hanya dua anggota staf tambahan yang perlu dipekerjakan untuk menangani pekerjaan tambahan ini, dengan sisa beban kerja tambahan didistribusikan di antara staf yang ada.

Selain manfaat finansial langsung yang diperoleh RS dari inisiatif ini, juga akan membantu sistem RS dengan implementasi EHR di masa mendatang. Kantor manajemen RS saat ini memiliki pegangan yang lebih baik pada proses RS untuk mengubahnya menjadi alur kerja sistem EHR baru. RS mengaitkan keberhasilannya dengan tugas Freed yang menganalisis piutang yang didaftarkan sebelumnya, mendokumentasikan alur kerja, dan membagi implementasi sumber daya menjadi dua tahap untuk membuatnya lebih mudah diserap oleh kantor RS. Hasilnya adalah bisnis RS yang lebih efisien dan efektif.