MENGELOLA & MENINGKATKAN LIKUIDITAS RS (Part 2)

Terkait dengan usaha meningkatkan likuiditas kas RS, Dickey (2014)[1], mengulas 2 hal yaitu; 1) uncovering trapped cash, & 2) process Improvement.
Uncovering trapped cash
Menurut Dickey (2014), agar dapat melakukan perbaikan lebih baik, manajemen RS perlu melihat pada kas yang dinvestasikan dalam modal kerja. Penurunan lima hari dalam siklus pembayaran misalnya dapat berdampak besar pada neraca RS. Tabel berikut merupakan gambaran mengenai pengaruh penurunan waktu pelunasan piutang menurut Dickey
Berdasarkan table diatas, terlihat bahwa meskipun tampak sepele, lima hari piutang (AR) mewakili lebih dari $ 4 juta dalam kasus ini. Dickey menambahkan bahwa banyak RS mengalami perubahan sebesar dalam enam bulan hingga satu tahun, dengan fokus dan perhatian tepat dalam perbaikan bertahap. Contoh ini juga menunjukkan peningkatan margin. Jika keadaan darurat terjadi, dan tidak memiliki cukup uang untuk menutupi kewajiban, maka pengurangan hari dalam pelunasan piutang hingga 10 persen akan berdampak pada penurunan kemampuan kas RS.
Dickey (2014), mengatakan bahwa beberapa hal terlihat seperti ide bagus, tetapi banyak orang tidak yakin harus mulai dari mana, seperti proses pengajuan dan pengumpulan klaim panjangnya. Banyak yang hanya fokus pada ujung ekor dari proses yaitu, penagihan. Penagihan atas layanan memang penting, tetapi ada beberapa langkah sebelum penagihan yang dapat memberikan peluang untuk menghilangkan pemborosan. Di sini RS dapat belajar dari teknik perbaikan proses yang digunakan di industri lain.
Process Improvement
Menurut Dickey (2014), dengan menggunakan teknik lean manufacturing, penyedia layanan kesehatan akan fokus untuk menghilangkan pemborosan serta efisiensi proses. Namun, seperti halnya proses apa pun, pasti ada peluang untuk menghilangkan pemborosan di setiap tahap, seperti transportasi, inventaris, pergerakan, waktu tunggu, overprocessing, kelebihan produksi, cacat, sumber daya dll. Satu hal yang ditekankan oleh pemberi layanan paling efektif adalah precertification. Memperoleh otorisasi sebelum seorang pasien tiba adalah kunci untuk menghilangkan pemborosan dalam prosesnya nanti. Mengambil waktu ekstra dan meluangkan sumber daya sebelum pasien tiba dapat menghilangkan kebutuhan yang dapat merepotkan pasien atau negosiasi dengan perusahaan asuransi di kemudian hari dll. Otorisasi di awal dapat mengurangi piutang macet karena kesalahpahaman atas cakupan atau ketidakmampuan pembayaran. Berkurangnya ketidakpastian juga membantu kepuasan pasien.
Aspek kunci efisiensi lainnya yang dikemukakan Dickey adalah pendidikan dan pelatihan. Teknologi dan sistem infrastruktur yang terus berkembang dapat menciptakan lingkungan yang penuh tekanan bagi mereka yang bertanggung jawab mengelola sistem penagihan dan pembayaran. Pelatihan sangat penting untuk menjaga tenaga kerja melakukan pekerjaan secara akurat. Ini sama pentingnya dengan memastikan staf bertanggung jawab dalam melakukan tugasnya untuk penjadwalan penagihan. Umumnya, kesalahan penagihan adalah hasil dari pelatihan yang buruk atau kegagalan fokus kelembagaan pada pentingnya kualitas. Kesalahan jenis ini dikenal sebagai "cacat" dalam terminologi lean manufacturing dan ini merupakan bentuk limbah paling mahal karena cacat sering kali menyebabkan pengulangan tugas beberapa kali.
Idealnya, tim kerja dilatih silang untuk memastikan pemahaman penuh mengenai proses dan struktur organisasi untuk meminimalkan terjadinya tumpang tindah tugas antar departemen. Banyak RS yang tidak dapat melakukan pengurangan signifikan dalam piutang buruk atau hari piutang, tetapi ada kemajuan yang merupakan evolusi bertahap dari perbaikan marginal.
[1] Ritchie Dickey, 2014, Cashing in: How to boost your hospital's liquidity