Pendahuluan

Perubahan harus diantisipasi oleh setiap organisasi bisnis termasuk RS. Apabila tidak diantisipasi, perubahan akan mempengaruhi jalannya organisasi dan bisa saja memberikan dampak pada penurunan kinerja. Kondisi eksternal RS yang terus berubah (seperti pandemi COVID-19), memaksa manajemen untuk mengantisipasinya dengan membuat perencanaan  yang matang melalui evaluasi & perubahan atas perencanaan stratejik yang telah ada. Semua kondisi eksternal harus telah diperhitungkan dalam perencanaan tersebut. Satu hal yang perlu diingat adalah perencanaan stratejik akan bekerja paling baik saat pasar berada dalam lintasan yang stabil atau lintasan yang diketahui.

Perencanaan stratejik yang dibuat harus secara jelas menguraikan tujuan masa mendatang dan bagaimana mencapainya. Secara berkala, evaluasi terhadap rencana stratejik mutlak dilakukan. Melalui pemanfaatan langkah-langkah untuk terus mengevaluasi kemajuan menuju tujuan organisasi, maka rencana strategis menjadi panduan untuk melewati masa yang tidak pasti.

Lima tips dalam membuat rencana stratejik

James R. Trimarchi, direktur perencanaan strategis di Southwestern Vermont Medical Center di Bennington, mengemukakan bebera tips dalam dalam membuat rencana strategis (www.beckershospitalreview.com), yaitu;

1. Follow the strategic plan anatomy.

Rencana strategis menetapkan beberapa strategi yang membantu memfokuskan sumber daya untuk mencapai tujuan yang mendukung misi & visi organisasi dengan lebih baik. Sebuah rencana stratejik memiliki anatomi berjenjang. Misi & visi menjadi batu penjuru & acuan organisasi. Sasaran adalah target 3-5 tahun yang jika tercapai dapat menggerakkan organisasi mencapai misi & visinya. Sedangkan strategi adalah pendekatan spesifik yang dapat ditindaklanjuti. Pengukuran & pemantauan kemajuan dalam pencapaian tujuan, akan digunakan untuk menentukan apakah strategi tertentu berhasil atau tidak. Jika suatu ukuran menunjukkan bahwa strategi tidak secara efektif menggerakkan organisasi menuju tujuannya, maka strategi tersebut harus dihentikan & diganti. Anatomi berjenjang ini (misi, visi, sasaran, & strategi yang dilacak oleh tindakan), membantu RS menghindari penyimpangan dari misi & visi inti di waktu yang tidak pasti, namun memungkinkan organisasi untuk tetap cukup fleksibel dalam menang-gapi perubahan peraturan & dan pasar dengan mengalokasikan kembali sumber daya .

2. Push strategies close to the mission and vision.

Semakin besar pemisahan antara strategi, misi inti dan visi, maka semakin banyak peraturan atau perubahan pasar yang dapat mengganggu relevansi rencana stratejik. Karena itu, memilih strategi yang terkait erat dengan misi dan visi dapat membantu mengetahui tingkat kepastian ke masa mendatang.

3. Focus on a few goals.

Mengikuti filosofi "less is more" adalah kunci untuk membentuk rencana stratejik yang sukses. Jika rencana tersebut mencakup terlalu banyak tujuan, itu tidak hanya tidak dapat dipertahankan, tetapi juga melemahkan sumber daya. Alih-alih membuat daftar 20 pencapaian, Mr. Trimarchi menyarankan untuk berkonsentrasi pada lima hingga enam masalah teratas. RS kemudian dapat mengalokasikan kembali sumber daya untuk mendukung dan mencapai tujuan yang paling penting.

4. Be realistic.

Menjaga tujuan & strategi tetap realistis akan membantu RS membuat perbaikan nyata dalam organisasi. Sedangkan, menghabiskan waktu untuk tujuan yang tidak praktis akan menghambat kemajuan RS. Kesalahan umum yang dilakukan orang saat menyusun rencana stratejik adalah memasukkan strategi atau tujuan yang "terlalu tinggi tanpa modal atau sumber daya yang cukup untuk mencapainya”. Dalam konteks perencanaan stratejik, memastikan apa yang bisa dilakukan tergantung pada kemampuan organisasi dalam memprediksi masa depan. Karena itu, para pemimpin perlu menanyakan dengan jujur pada diri sendiri apakah mereka benar-benar dapat menerapkan strategi untuk membantu memastikan strategi itu realistis atau tidak.

5. Develop really good measures.

Salah satu elemen terpenting dari rencana strategis yang efektif adalah mengembangkan langkah-langkah untuk memantau kemajuan yang dibuat menuju tujuan. Bergantung pada ukuran yang ditunjukkan, RS mungkin harus mengubah strategi untuk mencapai tujuan mereka dengan lebih baik. Saat ini, sangat penting untuk memiliki langkah-langkah untuk memantau ke mana organisasi pergi, karena lingkungan berubah begitu cepat dan perlu strategi baru. Hal ini seperti yang dilakukan oleh Southwestern Vermont Medical Center (SVMC), dimana mengembangkan ukuran yang digunakan untuk menilai kemajuan dalam tujuannya mengurangi penggunaan CT scan. SVMC ingin menurunkan penggunaan CT per pasien karena efek radiasi yang berbahaya. Namun secara bersamaan, RS itu mencoba membuka pasar baru. Jika RS mengukur volume keseluruhan CT scan, angkanya akan menunjukkan peningkatan karena bertambahnya pasien dari pasar baru. Sebaliknya, SVMC melacak jumlah CT scan untuk pasien dari kode pos tertentu di pasar asli. Teknik ini lebih akurat mengukur kemajuan, karena mencerminkan penggunaan CT per orang dalam geografi yang ditentukan. Karena penggunaan CT scan secara keseluruhan meningkat akibat pasar yang berkembang, CT scan per kode pos menurun, ini menunjukkan penggunaan yang lebih rendah per orang. Contoh ini menunjukkan kompleksitas pemikiran yang diperlukan untuk mengembangkan ukuran strategis yang berguna.