Pendahuluan

Perubahan dalam suatu organisasi memang sulit. Bahkan bagi yang tidak menginginkannya,  perubahan yang positif dapat dikonotasikan negatif. Pada tulisan sebelumnya tentang DELAPAN PRINSIP MANAJEMEN PERUBAHAN DALAM ORGANISASI PELAYANAN KESEHATAN, telah dijelaskan tentang 3 dari 8 prinsip  manajemen perubahan dalam organisasi pelayanan kesehatan menurut John Kotter (Murray, 2017[1]). Tulisan ini akan mamaparkan 5 prinsip sisanya menurut Kotter.

Communicate for buy-in (prinsip 4)

Sekarang saatnya bagi tim pemandu untuk membantu mengomunikasikan dukungan. Dengan adanya perubahan, muncul ketakutan, kecemasan, dan pikiran seperti "seberapa besar ini akan mempengaruhi?" dan "apa untungnya?" Tim harus membantu memperluas komunikasi yang membahas hal ini. Kotter menggunakan pendekatan berlapis komunikasi buy-in. Inti dari model ini adalah "visi". Setiap lapisan tambahan bekerja untuk mempromosikan "visi", mengenali dan mengatasi setiap oposisi, dan membangun komitmen terhadap potensi perubahan.

Lapisan kedua "mengkomunikasikan visi," ini membantu mempertahankan urgensi dan pemahaman tentang bagaimana perubahan yang diusulkan akan berdampak positif pada institusi (yaitu, menggambarkan cerita menarik yang relevan dengan bagaimana perubahan ini akan meningkatkan praktik dan efisiensi perawat). Lapisan ketiga yaitu "terlibat dalam dialog berkelanjutan dengan karyawan". Bicaralah dengan karyawan. Tanyakan kepada bagaimana perasaan mereka tentang perubahan tersebut (mis. Jika ketegangan mulai timbul, komunikasikan/ulangi mengapa perubahan itu perlu. Ini membantu membangun kepercayaan di antara staf).

Lapisan terluar adalah "mendaftarkan organisasi dalam upaya perubahan". Poster yang sederhana dan lugas, termasuk siapa yang terpengaruh perubahan, apa yang berubah, mengapa perubahan, dan kapan perubahan ini akan terjadi adalah penting. Cara hebat lainnya untuk mengkomunikasikan perubahan adalah dengan memiliki screen saver di komputer kerja yang menyoroti perubahan tersebut.

Empower Action (prinsip 5)

Perubahan organisasi pelayanan kesehatan tidak bisa dihindari. Meskipun hal ini dapat membuat frustasi dan hambatan, perubahan penting dan vital untuk meningkatkan pelayanan kesehatan. Hambatan yang mencegah perubahan antara lain hambatan mental, kurangnya informasi, supervisor, & sistem RS secara umum. Saat hambatan muncul, individu dan/atau tim menjadi tidak berdaya dan tidak memiliki kemampuan untuk bergerak maju dengan perubahan.

Ada peluang mengatasi hambatan. Misalnya, ada lembaga yang ingin mengadopsi metode baru pemanasan HM (human milk). Perawat mengatakan bahwa cara pema-nasan saat ini sudah memadai & peralatan tambahan tidak diperlukan. Mempre-sentasikan perubahan tidak hanya untuk kebaikan pasien, tetapi juga memberikan perawat kemudahan. Penerapan tindak lanjut setelah perubahan sangat penting untuk memastikan perubahan berlangsung sebagaimana mestinya. Kebingungn yang belum terjawab dapat menyebabkan hambatan mental yang menghambat perubahan & dukungan positif.

Create Short-Term Wins (prinsip 6)

Saat perubahan terjadi, penting untuk menunjukkan bahwa perubahan yang terjadi menciptakan keuntungan. Misalnya, sistem pemanasan baru telah menghasilkan penghematan biaya bagi layanan kesehatan secara keseluruhan. Ini dibuktikan dengan laporan analisis biaya produk dalam kuartal terakhir. Layanan juga mengidentifikasi peningkatan perawatan pasien, peningkatan efisiensi perawatan, dan penghematan biaya keseluruhan untuk institusi.

Don’t let up (prinsip 7)

Saat kesuksesan jangka pendek mulai muncul, mudah untuk kehilangan rasa urgensi yang diidentifikasi pada langkah pertama. Karena itu, tindak lanjut setelah perubahan itu penting. Penting untuk tidak hanya memberikan peningkatan dalam perawatan kesehatan, tetapi juga untuk memastikan kesuksesan yang berkelanjutan dengan perubahan. Salah satu cara untuk memastikan perubahan berhasil adalah dengan mengkomunikasikan umpan balik.

Setelah secara proaktif memenuhi kebutuhan yang mungkin belum teridentifikasi, maka semangat perubahan akan muncul lagi. Jenis umpan balik ini mengomunikasikan bahwa manajemen peduli dengan bagaimana perubahan telah ditoleransi.

Make change stick (prinsip 8)

Menurut Kotter, "perubahan budaya datang terakhir, bukan yang pertama ... Budaya berubah saat cara baru beroperasi dan telah terbukti berhasil selama periode waktu minimum". Ini berarti bahwa untuk membuat perawat "setuju" menerapkan sistem baru, dia perlu melihat efek positif dari perubahan tersebut. Misalnya, tidak jarang bayi prematur mengalami kesulitan tumbuh & mentolerir pemberian makan. Setelah jangka waktu tertentu, penting bagi tim pemandu (dokter, NNP, tim QI, dll.) untuk mengkomunikasikan peningkatan berat badan & toleransi pemberian makan, yang mendukung perubahan metode. Analisis "Post Live" tentang bayi dengan peningkatan berat badan & toleransi yang lebih baik terhadap pemberian makan ini akan mendukung penggunaan sistem pemanasan baru secara berkelanjutan & memperkuat urgensi penerapan perubahan.  Bukti menunjukkan bahwa meskipun perubahan datang dengan banyak rintangan (frustrasi & penolakan), perubahan bisa sangat positif.

[1] Jenny Murray, BSN, RN, 2017, 8 Ways to Drive Change Management in Healthcare