PENYUSUNAN ANGGARAN DI RS (The overview)
Oleh; Tubagus Raymond
Pendahuluan
Era informasi global saat ini ditandai dengan terjadinya perubahan mendasar pada lingkungan organisasi bisnis. Pada era ini, tingkat persaingan menjadi semakin ketat sebagai konsekuensi dari semakin terbukanya kemungkinan untuk berinvestasi bagi setiap orang ataupun organisasi di negara lain untuk menanamkan uangnya ke negara yang diinginkan. Hal ini mengakibatkan persaingan yang di hadapi organisasi bisnis lokal bukan lagi terpaku hanya dengan organisasi dalam satu negara/wilayah, tetapi bersaing dengan organisasi-organisasi yang telah berkiprah di negara/wilayah lain yang bisa saja merupakan organisasi multinasional yang telah memiliki kemampuan bersaing cukup tinggi. Hal ini juga berlaku pada organisasi sosio-ekonomi seperti RS.
Perubahan yang terjadi dalam lingkungan organisasi bisnis ini menyebabkan kepuasan konsumen dan efisiensi menjadi tujuan utama. Penekanan pada tujuan ini menyebabkan setiap organisasi bisnis termasuk RS untuk menetapkan strategi baru yang bersifat inovatif, fleksibel, dan mengutamakan pada konsumen (pasien). Untuk mendapatkan strategi yang dapat memenuhi ketiga syarat diatas diperlukan proses perencanaan yang terarah dan terjadwal. Proses perencanaan ini mencakup perencanaan jangka panjang (perencanaan stratejik) dan perencanaan jangka pendek (operasional).
Dalam perencanaan jangka pendek, setiap manajemen organisasi bisnis (termasuk RS) yang profesional umumnya menyelenggarakan suatu proses perencanaan tahunan tentang kegiatan bisnis yang akan dilakukan dengan sumberdaya yang akan diperlukan, yang melibatkan semua unit dalam organisasi. Proses perencanaan tahunan ini biasanya dikenal dengan Sistem Penyusunan Anggaran. Hasil dari proses tersebut selanjutnya dituangkan dalam dokumen Rencana Kegiatan Anggaran Organisasi yang lazim disebut dengan Anggaran.
Manfaat Anggaran & Hubungannya dengan Perencanaan Stratejik
Anggaran di RS bermanfaat dalam hal mengalokasikan sumberdaya kepada anggota organisasi yang bertanggungjawab atas tujuan tertentu. Bagi manajer puncak (direktur), anggaran merupakan alat untuk dapat menjelaskan tujuan organisasi kedalam dimensi kuantitatif dan waktu, serta mengkomunikasikannya kepada para manajer tingkat bawah. Anggaran yang telah dibuat berisi berbagai kegiatan operasional yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi satu sama lain.
Anggaran bukan hanya sekedar rencana keuangan mengenai biaya dan pendapatan yang ingin dicapai oleh pusat-pusat pertanggungjawaban dalam suatu RS, tetapi anggaran juga merupakan alat untuk mengendalikan, mengkoordinasikan, memotivasi, dan mengevaluasi prestasi. Selain itu anggaran juga dibuat untuk mempermudah perencanaan. Manajer membutuhkan penaksiran yang dapat diandalkan pada kondisi-kondisi tertentu untuk membuat anggaran yang efektif pada masa yang akan datang.
Anggaran merupakan sarana implementasi tahunan atas perencanaan stratejik yang telah ditetapkan. Penerapan strategi di RS harus dimonitor dan dibandingkan dengan anggaran yang telah disusun. Jika perencanaan stratejik memberikan beberapa pilihan strategi, maka pemilihan strategi akan dipengaruhi oleh anggaran tiap-tiap strategi tersebut. Strategi harus dilaksanakan secara reguler, efisien, dan laporannya harus diupdate sesuai dengan perkembangannya dan dibandingkan dengan target yang telah ditentukan sebelumnya dalam anggaran. Anggaran akan dapat dilaksanakan dan berjalan dengan baik apabila memenuhi karakteristik anggaran yang baik, yaitu:
- Anggaran disusun berdasarkan program,
- Anggaran disusun berdasarkan karakteristik pusat-pusat pertanggungjawaban,
- Anggaran berfungsi sebagai alat perencanaan dan pengendalian.
Kelemahan Konsep Anggaran Sebelumnya
Penganggaran yang kita kenal selama ini merupakan implementasi dari manajemen tradisional dalam mengorganisasi sumber daya. Karena itu, pengelolaan yang dikenal selama ini lebih bersifat fungsional yang akhirnya berpengaruh terhadap penyusunan anggaran. Proses penyusunan anggaran ini memiliki kelemahan sebagai berikut:
- Fokus pada tujuan fungsional. Dalam anggaran sebelumnya penyusunan anggaran lebih diarahkan pada tujuan fungsional, dan tidak diarahkan untuk tujuan pemenuhan kepuasan konsumen baik internal maupun eksternal,
- Orientasi anggaran pada saat tertentu & tidak dalam konteks “pengembangan berkelanjutan”.
- Orientasi anggaran pada “pemecahan masalah yang bersifat jangka pendek, bukan mengarah pada penggalian peluang yang mungkin dicapai,
- Lebih terfokus ke aspek keuangan, bukan ke rencana aktivitas.