Pendahuluan

Pengembangan SIM terintegrasi di RS, harusnya dimulai dengan membahas terkait kebutuhan manajemen atas informasi. Hal ini penting, karena pengembangan SIM RS kedepan harusnya bisa menjawab kebutuhan manajemen atas berbagai informasi yang dibutuhkan untuk mengelola RS. SIM harus mampu menyediakan informasi yang valid, akurat, dan dapat dipercaya, menjadi hal mutlak yang harus tersedia agar manajemen RS dapat mengambil keputusan secara rasional dan tepat sasaran.

Namun, implementasi SIM terintegrasi di RS sangat mungkin mengalami kegagalan apabila tidak didukung sepenuhnya oleh manajemen.

Penyebab kegagalan implementasi SIM di RS

Banyak hal yang menyebabkan kegagalan implementasi SIM di RS. Namun, tulisan ini hanya menyoroti  2 hal utama berikut.

1. Orientasi pengembangan SIM untuk mengatasi permasalahan didepan mata,

Perubahan lingkungan eksternal (tingkat persaingan & kebijakan pemerintah), secara tidak langsung akan mempengaruhi bisnis RS. Orientasi pada efesiensi dengan tetap menjaga kualitas layanan, harus menjadi prioritas manajemen. Pada kondisi ini, semua sumberdaya yang ada di RS harus diarahkan ke tingkatan efesiensi tertentu dengan tetap berorientasi pada kinerja layanan berkualitas. Hal ini tidak terkecuali dalam konteks pengembangan SIM.

Mengantisipasi berbagai perkembangan di bisnis RS, sudah saatnya manajemen untuk mulai mengarahkan pengembangan SIM tidak hanya didasarkan pada kebutuhan sesaat. SIM yang dikembangkan harus diarahkan pada tujuan jangka panjang, yaitu dapat menciptkan efesiensi (waktu, SDM, dll).  Namun, hal ini tentunya tidak akan terwujud apabila SIM yang diimplementasikan hanyalah billing system. Karena, billing system hanyalah mempercepat proses pembayaran (kas), & merupakan bagian kecil dari  kebutuhan SIM di RS. Bagi RS yang telah menjalankan billing system, belum akan merasakan efesiensi dari adanya SIM. Karena efesiensi implementasi SIM di RS mulai terasa saat modul yang berhubungan dengan biaya (seperti sistem persediaan) diimplemntasikan.

Orientasi manajemen RS yang telah memiliki billings system (yang mungkin sudah berjalan bertahun-tahun) harus mulai diubah. Billings system, memang dibutuhkan RS, tetapi bukan hanya berbentuk POS (point of sales[1]), seperti yang ada saat ini. Melalui SIM terintegrasi misalnya, modul billings system dapat dikaitkan dengan modul piutang, sehingga dapat digunakan oleh unit penagihan dalam memonitor piutang RS. Karena itu, manajemen  RS sudah harus mengembangkan SIM secara terintegrasi, mulai dengan billing system, sistem persediaan (bahan medis & obat-obatan), dll. Melalui SIM terintegrasi, akan membuat informasi yang dibutuhkan manajemen menjadi lebih akurat, tepat waktu, & dapat dipertanggungjawabkan.

Penggunaan SIM terintegrasi dalam jalangka panjang akan mendorong profesionalisme di RS. Sehingga, SDM RS selain staf medis, juga diisi oleh SDM non medis yang professional.  Staf bagian SDM misalnya, tidak lagi bertugas untuk membuat laporan atau menghitung bobot kinerja SDM, tetapi hanya fokus pada melakukan analisis terhadap laporan yang telah tersaji dalam software. Begitu juga dengan SDM akuntansi, yang tidak lagi berkonsentrasi pada pembuatan laporan keuangan, tetapi lebih kearah analisis terhadap laporan keuangan yang telah tersaji dalam software.  

Akhir dari implementasi SIM teritegrasi di RS adalah efesiensi dalam segala bidang. Selain menjadikan SIM Sebagai salahsatu keunggulan kompetitif, RS juga bisa mendapatkakn komposisi dan jumlah SDM non medis yang proporsional dan efesien.  Sangat mungkin pada suatu saat RS tidak lagi perlu menambah SDM non medis. Karena dengan adanya SIM, RS hanya membutuhkan SDM non medis yang professional dan jumlahnya terbatas.

2. Kurangnya dukungan manajemen saat implementasi SIM.

Keberadaan sesuatu yang ”baru” selalu menimbulkan pro dan kontra. Hal ini juga berlaku saat implementasi SIM di RS. Apabila tidak ditangani secara serius, kondisi ini akan menggagalkan implementasi SIM.  Top manajemen sebagai pihak yang paling bertanggungjawab, harus duduk di garda terdepan untuk mengantisipasi berbagai kendala saat SIM diimplementasi. Dalam hal ini, dukungan penuh dari manajemen sangat diharapkan.

Implementasi SIM terintegrasi, dalam jangka panjang akan membuat RS menjadi lebih efektif & efesien, disamping mendapatkan informasi yang valid, relevan, dan cepat. Efesiensi SIM terintegrasi akan terlihat saat modul persediaan (bahan medis & obat) mulai berjalan. Entry data dalam SIM setiap penggunaan di unit pelayanan, akan membuat persediaan akan secara otomatis berkurang. Hal ini akan berdampak pada terciptanya kontrol persediaan menjadi lebih baik, sehingga informasi dalam  SIM menjadi akurat. Mengelola persediaan akan menjadi lebih mudah dan kehilangan persediaan akan berkurang atau bahkan mendekati nol. Kondisi ini tentu saja akan menyebabkan ketidaknyamanan bagi beberapa ”SDM nakal” yang ”biasa bermain” dalam persediaan.

Mengingat pentingnya SIM terintegrasi bagi RS, maka top manajemen harus memonitor secara ketat saat implementasinya. Apalagi peran SDM sangat penting dalam tahap awal implementasi. Misalnya, saat implementasi modul persediaan (bahan medis & obat), SDM RS harus membuat berbagai ”master persediaan” yang cukup menyita waktu. Berbagai master tersebut sangat dibutuhkan oleh modul persediaan, untuk mempermudah manajemen & SDM RS dalam mengontrol dan menjalankan modul tersebut. 

Berdasarkan penjelasan diatas, maka dapat disimpulkan bahwa implementasi SIM terintegrasi sangat membutuhkan  dukungan penuh dari manajemen. Tanpa hal tersebut mustahil SIM terintegrasi akan sukses. Bahkan sangat mungkin gagal.

[1] POS (point of sales) adalah software pendapatan tunai seperti yang ada di berbagai supermarket. Orientasi system ini adalah lebih focus pada control kas.