Pendahuluan

Pengendalian sangat penting dalam organisasi. Karena, upaya memaksimalkan efesiensi dan produktivitas organisasi akan tercapai, apabila dilakukan dengan tetap mengevaluasi dan mengawasi kinerja karwayawan. Mengembangkan dan membuat pengendalian manajemen yang efektif haruslah seiring dengan tujuan strategis, kebijakan operasional, dan pedoman karyawan. Hal ini akan membantu mengarahkan aktivitas karyawan.

Tulisan ini akan membahas terkait pentingnya pengendalian dalam organisasi, mengacu pada pendapat Edmunds (2019)[1]. Dalam tulisannya, Edmunds (2019), membahas pentingnya pengendalian dengan membahas beberapa hal berikut, yaitu; 1) Overall Organizational Control, 2) Organizational Financial Stability, 3) Organizational Brand Management, 4) Increased Productivity and Efficiency, & 5) Legal Compliance and Avoiding Violations

Overall Organizational Control

Pengendalian organisasi meliputi pengembangan aturan, pedoman, prosedur, batasan atau peraturan lain untuk mengarahkan pekerjaan dan proses karyawan serta departemen. Pengendalian ini dapat mencakup aturan atau prosedur untuk transaksi keuangan, prilaku karyawan, dan praktik khusus untuk semua atau masing-masing departemen. Suatu pengendalian dapat bergantung pada individu karyawan yang mengikuti pedoman, atau persetujuan banyak pihak.

Organizational Financial Stability

Target pengendalian bisnis internal adalah mengatur prosedur keuangan. Hal ini membantu meningkatkan komunikasi, memungkinkan manajer untuk menentukan apakah upaya mereka memenuhi tujuan tahunan, dan mencegah penipuan atau kesalahan. Pengendalian tersebut mengharuskan setiap kepala departemen untuk menyerahkan dan memantau anggaran tahunan, menetapkan batasan pada siapa yang dapat menulis cek, mengharuskan pembelian dalam jumlah besar untuk disetujui terlebih dahulu oleh manajemen, mengadakan audit rutin dan melakukan analisis varian anggaran rutin untuk menemukan potensi masalah sebelum itu terjadi.

Pengendalian keuangan juga dapat mencakup produksi laporan berkala seperti laporan arus kas dan laporan laba-rugi, dan laporan tenaga kerja, overhead dan biaya produksi.

Organizational Brand Management

Untuk memaksimalkan penjualan ke target pelanggan, maka bisnis harus dapat mengirim pesan yang konsisten mengenai produk atau layanannya. Hal ini tidak hanya mengkomunikasikan merek melalui pesan pemasaran, tetapi juga dengan informasi harga, di mana produk dijual, fitur-fiturnya dan kemasannya. Pengendalian organisasi seringkali mengharuskan semua keputusan mengenai produk, harga, promosi, dan distribusi atas persetujuan departemen pemasaran terlebih dahulu. Hal ini membantu mencegah pesan produk yang tidak konsisten.

Increased Productivity and Efficiency

Salah satu tujuan dari pengendalian organisasi adalah untuk membantu departemen bekerja lebih baik secara bersama. Hal ini dapat dilakukan dengan membuat prosedur komunikasi khusus, pertemuan antar departemen mingguan dan memo manajemen reguler. Untuk meningkatkan kinerja masing-masing karyawan, manajemen perlu membagikan bagan organisasi terperinci, sehingga semua orang tahu dengan siapa akan melapor.

Pengendalian juga mengharuskan manajer untuk membuat deskripsi pekerjaan tertulis untuk setiap staf. Organisasi dapat mengadakan sesi mandatory orientation sessions untuk karyawan baru, memerlukan sertifikasi untuk beberapa karyawan dan membuat buku pegangan karyawan yang menetapkan kebijakan di tempat kerja seperti aturan kehadiran, kebijakan keluhan dan peraturan keselamatan.

Legal Compliance and Avoiding Violations

Sanksi pelanggaran hukum atau pelanggaran aturan di tempat kerja adalah masalah serius. Hal ini terkait dengan kebijakan dan prosedur organisasi yang menangani perilaku karyawan. Tempat kerja yang bebas dari pelecehan, diskriminasi, penindasan dan gosip menumbuhkan semangat kerja serta semangat tim yang lebih baik. Selain itu juga dapat mengurangi masalah yang menyebabkan penurunan produktivitas, efisiensi, dan kinerja keseluruhan. Hal yang sama berlaku ketika organisasi memberikan kontrol keselamatan dan keamanan, serta memberikan pelatihan karyawan.