Tahapan Penyusunan Anggaran Berbasis Aktivitas di RS

Secara umum, tahapan penyusunan anggaran berbasis  terbagi menjadi; 1) Menganalisis aktivitas, 2) Menyusun rencana kegiatan dan rencana pengembangan sistem, 3) Mengestimasi pendapatan dan biaya, 4) Mengajukan usulan rancangan anggaran, & 5) Melakukan proses penelaahan & penetapan. 

1. Mengalisis aktivitas.

Aktivitas dapat diartikan serangkaian kegiatan. Dalam konteks anggaran, aktivitas dapat diartikan sebagai hasil atau ouput. Analisis  terhadap output masa lalu sangat bermanfaat untuk memproyeksi output dimasa depan. Dalam konteks RS, analisis terhadap output harus juga melihat kondisi data epidemologi penyakit. Analisis ini dilakukan untuk dapat menentukan trend pola penyakit. Kedua analisis ini, bermanfaat untuk menentukan: a) jumlah pasien yang akan dilayani, b) berapa orang yang terlibat dalam aktvitas melayani pasien, & c) berapa waktu dan sumberdaya yang dibutuhkan.

a. Proyeksi jumlah pasien. Bagi instalasi rawat inap, disamping prediksi jumlah pasien juga akan memprediksi LOS untuk menentukan jumlah hari perawatan. Hal ini bisa juga dilakukan dengan bantuan komputer melalui penggunaan SPSS for Windows.  Dalam melakukan proyeksi jumlah pasien atau LOS, dapat digunakan 2 pendekatan forecast yang dikenal yaitu:

• Pendekatan spekulatif, dimana proyeksi output didasarkan pada “feeling” dan tidak mempertimbangkan berbagai faktor,
• Pendekatan calculated risk, dimana proyeksi output didasarkan pada berbagai faktor baik ekstern maupun intern. Ada 4 cara yang biasanya digunakan untuk meramal tingkat output yaitu:​Dengan berdasar pendapat, berupa:
  • Pendapat ahli,
    • Pendapat dari unit,
    • Pendapat dari bagian penjualan,
    • Pendapat dari pembeli (survei pasien),
  • Dengan berdasarkan statistik,berupa:
    • Analisa trend,
    • Analisa korelasi,
  • Metode-metode khusus:
    • Analisis product line,
    • Analisis industri,
    • Analisis penggunaan akhir
  • Metode eksperimentasi.

Berbagai industri menggunakan metode statistik baik analisis trend maupun analisis korelasi. Pada cara ini berlaku anggapan bahwa apa yang terjadi pada masa mendatang tidak terlepas pada apa yang terjadi di masa lalu. Karena itu volume output tahun depan dapat dihitung berdasar volume penjualan tahun lalu. Dalam konsep ini dicari hubungan antara faktor waktu dan volume penjualan pada waktu yang bersangkutan.  Hubungan antara faktor-faktor tersebut digambarkan dengan persamaan trend: Y = a + bX

Untuk memproyeksi garis trend ini akan digunakan metode statistik, dengan rumus-rumus sebagai berikut:

Apabila kedua metode tersebut diterapkan untuk memproyeksi jumlah pasien/jumlah pemeriksaan di RS perlu ditambahkan dengan beberapa “judgement” seperti data epidemologi penyakit dll.

b. Menentukan SDM yang terlibat dalam aktvitas melayani pasien. Hal ini berhubungan dengan prakiraan mengenai jumlah karyawan dalam satu instalasi/bagian,

c. Menentukan waktu dan sumberdaya yang dibutuhkan. Yang dimaksud dengan penggunaan sumberdaya lebih ke arah penggunaan obat dan bahan medis habis pakai yang diperlukan untuk melaksanakan aktivitas tersebut.

Tahap ini dilakukan oleh instalasi dan bagian-bagian lainnya.

2. Menyusun rencana kegiatan dan rencana pengembangan sistem.

Kegiatan pengembangan ini ditentukan berdasarkan pendekatan target costing. Untuk melakukan hal ini tentunya diperlukan orang-orang yang kompeten dalam memahami dan menganalisis aktivitas yang menambah nilai dan tidak menambah nilai kepuasan bagi pasien. Karena itu, bagi RS yang baru mulai melakukan proses anggaran bisa saja belum melakukan tahap ini.

3. Mengestimasi pendapatan dan biaya.

Pendapatan dan biaya sangat berkaitan walaupun kadang-kadang tidak berhubungan secara proporsional. Keterhubungan ini dapat kita lihat pada proses menghasilkan jasa pelayanan di RS. Secara logika bisa dijabarkan bahwa untuk memperoleh pendapatan atas pelayanan rawat inap kepada pasien, RS mengeluarkan berbagai sumber biaya seperti: biaya operasional, biaya gaji, biaya keuangan aktiva dll. Keadaan akan jelas terlihat bahwa anggaran akan merefleksikan biaya pada suatu tingkat pengeluaran yang diharapkan bergantung pada pendapatan yang diramalkan dan beragam produk, jasa dan konsumen untuk mengeneralisasikan pendapatan.

Esimasi ini merupakan lanjutan dari tahap pertama. Pada tahap ini anggaran sudah tampak dalam bentuk nilai uang sehingga  lebih memudahkan untuk dianalisis mengenai kesiapan dana RS secara keseluruhan. Dalam memproyeksi anggaran pendapatan, pada umumnya RS menggunakan setidaknya satu dasar yaitu output. Instalasi Rawat inap misalnya bisa menggunakan jumlah hari perawatan pasien, ruang operasi bisa menggunakan lamanya waktu bedah. Namun, kadang-kadang, bisa juga digunakan lebih dari satu dasar output. Keperawatan misalnya, selain memakai jumlah hari pasien dirawat, bisa juga menggunakan tingkat akut penyakit, yaitu seberapa sakitnya pasien yang dilayani.

Setelah menetapkan satu pengukuran hasil atau lebih, RS selanjutnya akan memikirkan pada input (biaya) yang akan dikeluarkan unutk menghasilkan output tersebut. Berapa banyak tenaga kerja yang diperlukan? Siapa yang akan menyediakan tenaga kerja itu? Berapa honor mereka per jam-nya? Persediaan apa yang akan digunakan? Berapa banyak persediaan yang akan kita pakai? Berapa harga persediaan tersebut?. Semua pertanyaan ini, yang dijawab selama proses penganggaran, menentukan jumlah yang diperlukan untuk mencapai satu volume pengukuran seperti 5.000 jam pembedahan.

Masalah yang sering timbul kemudian yang berkaitan dengan masalah “anggaran biaya” adalah saat manajemen RS terfokus pada sumber tanpa pertimbangan matang terhadap hasil. Hal ini dapat dijumpai ketika manajemen RS mengalami krisis keuangan atau mengalami keterbatasan anggaran dan kemudian menerapkan pemotongan anggaran. Misalnya ruang operasi mengharap untuk dapat melayani 5.000 jam bedah setahun dan telah ditetapkan sebelumnya untuk mendapatkan anggaran sebesar Rp.100 juta. Dalam situasi darurat, manajemen RS mungkin menerapkan pemotongan anggaran sebesar 25% di sisi pengeluaran, serta tetap mengharapkan agar volume pasien dan penerimaan tetap konstan.

4. Mengajukan usulan rancangan anggaran.

Setelah draft anggaran telah tersusun kemudian diserahkan ke komite anggaran untuk dianalisis dan ditelaah.

5. Melakukan proses penelaahan & penetapan   

Tahap ini dilakukan oleh Komite Anggaran atu direksi.

Supaya dalam pelaksanannya ABB bisa efektif maka ada beberapa prasyarat yang sebaiknya ada:

1. Struktur organisasi yang jelas. Struktur ini sangat membantu terutama dalam menyatakan pertanggungjawaban manajemen selama proses penganggaran,
2. Chart of account (COA). COA yang dikembangkan dengan baik akan membantu dalam mendeteksi pendapatan & biaya unit masa lalu secara lebih detail.
3. Sistem akuntansi yang sesuai dan akurat.  Dukungan sistem akuntansi yang baim bukan hanya dalam proses penyusunan anggaran, tetapi saat implementasi anggaran.
4. SIM yang komprehensif. SIM yang komprehensif & terintegrasi, selain  diharapkan agar mampu memberikan informasi keuangan, juga informasi non keuangan di setiap unit yang ada di RS.
5. Dukungan direktur/manajer anggaran. Direktur atau Manajer anggaran ini diharapkan bertanggunjawab untuk mengkoordinasikan proses penganggaran,
6. Dukungan Komite/unit anggaran. Komite/unit anggaran ini bertanggungjawab untuk menetapkan suatu manual dan kalender anggaran, disamping mendukung manajer unit dalam mengembangkan anggaran unitnya.
7. Dukungan informasi perencanaan stratejik yang penting, dll.