Pendahuluan

Investasi yang besar dalam aktiva tetap di RS, haruslah dibarengi dengan pengelolaan yang baik. RS dapat memanfaatkan strategi manajemen aset melalui kegiatan terkoordinasi, sehingga distribusi aset untuk semua unit dapat diketahui dan dikelola secara terpusat. Setiap unit akan memiliki stok peralatan sendiri, dan pusat akan mendistribusikan dan mengalokasikan aset sesuai kebutuhan di seluruh unit untuk memenuhi perubahan permintaan.

Tulisan ini akan memaparkan mengenai mengelola aktiva tetap khususnya aktiva tetap yang mobile, dan beberapa aspek lainnya.

Pendapat John McCarthy tentang manajemen asset di RS

Berbagai hal mengenai manajemen asset dibawah ini mengacu pada tulisan Williamsm (2011)[1], yang merupakan hasil wawancara dengan John McCarthy (GE Healthcare's GM of Asset Management Professional Services). Berikut adalah jawaban John McCarthy atas berbagai pertanyaan Williams terkait manajemen asset di RS.

1. Apa yang mendorong kenaikan aset klinis di rumah sakit, dan bagaimana hal ini berdampak pada laba RS?

Karena teknologi telah menjadi semakin maju dan semakin terintegrasi dengan perawatan pasien, maka jumlah perangkat menjadi meledak(bertambah banyak). Pada tahun 1995, ada delapan perangkat, pada tahun 2010 sudah ada 13. Terdapat banyak alasan terkait perubahan ini, termasuk lebih banyak pilihan perawatan dan pengenalan teknologi canggih. Dengan persyaratan tambahan dalam pelaporan dan pemeliharaan perawatan berkualitas, perawat tidak lagi memiliki waktu untuk mencari peralatan.  Karena itu butuh teknologi untuk membantunya. Jika peralatan tidak tersedia, perawat akan meminta untuk membeli lebih banyak, dan hal ini merupakan pengeluaran keuangan. Komitmen terhadap aset meluas ke layanan, pemeliharaan, dan pelatihan pengguna, dan semua ini memiliki dampak finansial. Dalam 95% basis aset klinis organisasi, mobile assets dapat berjumlah ribuan dan mewakili puluhan juta total investasi.

2. Mengapa aset sangat sulit dilacak di dalam RS?

Ada sejumlah faktor. Sederhananya, banyak aset bersifat mobile banyak di tempatkan di tempat yang salah. Sehingga pada saat perawat membutuhkan peralatan tersebut namun tidak ada, mereka cenderung tidak efektif dalam memenuhi kebutuhannya. Hal ini berarti ada perawat yang menimbun peralatan. Terlebih lagi, beberapa RS menggambarkan tanggung jawab yang tidak aktif dalam mengelola aset yang terlibat dalam perawatan klinis (seperti pemindahan dari area perawatan, pembersihan, redistribusi ke lokasi penyimpanan, penandaan peralatan yang tidak beroperasi). Saat ini, sebagian besar RS mengelola mobile aset secara acak dan transaksional. Dalam banyak kasus, tidak ada proses yang andal dan sistematis untuk memastikan hal tersebut

Tetapi masalah yang lebih besar yang dihadapi adalah sebagian besar pemanfaatan jumlah aset yang sebenarnya digunakan dalam perawatan pasien. Rata-rata, pemanfaatan untuk perangkat hanya sekitar 42%, yang berarti bahwa peralatan tidak digunakan untuk kapasitas penuh, sehingga menghasilkan inventaris aset yang bengkak dan kurang optimal.

3. Bagaimana manajemen aset yang tidak efektif memengaruhi produktivitas di RS saat ini?

Sebagian besar organisasi pelayanan kesehatan tidak membuat keterhubungan antara perolehan peralatan, pola penggunaan atau kebutuhan klinisnya. Kami menemukan bahwa, secara umum, RS memiliki sekitar 25% lebih banyak perangkat daripada yang dapat digunakan. Jadi, dampak pertama pada produktivitas berasal dari peralatan itu sendiri melalui penurunan pemanfaatannya.

Seringkali ditemukan aset yang tidak digunakan dalam lebih dari 30 hari. Ini berarti bahwa peralatan berkumpul di tempat yang tingkat permintaannya rendah daripada di tempat yang tepat dalam kondisi yang tepat untuk dokter yang membutuhkannya. Pada akhirnya, dokter yang membutuhkan harus mencari peralatan tersebut. Waktu pencarian ini merupakan dampak kedua pada produktivitas.

4. Apa tindakan yang dapat dilakukan eksekutif kesehatan untuk memulai mengelola aset dengan lebih baik?

Audit berapa banyak aset klinis dalam suatu fasilitas, pahami bagaimana, di mana dan kapan mereka digunakan. Pertama, lakukan inventarisasi fisik untuk mengetahui apa saja aset yang sudah ada pada suatu fasilitas. Di GE Healthcare, kami menemukan bahwa sebagian besar RS tempat kami bekerja awalnya tidak aktif, setidaknya 60% dalam inventaris aset klinis seluler.

Mengurangi inventaris saja tidak akan memperbaiki optimalisasi penggunaan aset, namun alur kerja memainkan peran besar. Eksekutif perlu mengoptimalkan alur kerja sebelum menyesuaikan jumlah aset. Kemudian harus mengembangkan strategi penggantian untuk setiap peralatan. Seringkali, pembelian peralatan didorong oleh pengamatan subyektif seperti “kami mengalami kesulitan menemukan monitor telemetri di unit keperawatan ini.” Pertanyaan sesungguhnya yang perlu ditanyakan adalah: mengapa sulit ditemukan? Umpan balik dan permintaan harus diseimbangkan dengan rencana strategis untuk penggantian peralatan.

5. Jenis penghematan biaya apa yang biasa Anda lihat di RS yang menerapkan solusi manajemen aset?

Menurut analisis kami, dengan hanya mengurangi perangkat sebesar 25%, rata-rata RS dengan 200 tempat tidur dapat menghindari pengeluaran modal $ 1,3 juta, dan mengurangi biaya layanan tahunan sebesar $ 160.000. Dalam hal ROI, sistem kesehatan yang berhasil mengadopsi model manajemen aset perusahaan, kemungkinan dapat mengurangi biaya keseluruhan yang terkait dengan manajemen aset sebesar 25 hingga 35%.