Pendahuluan

Perubahan lingkungan bisnis, ekonomi lokal dan global, serta kemajuan teknologi, membuat sebagian besar organisasi saat ini berada dalam situasi yang terus berubah. Perubahan dalam organisasi seperti ini, akan mengarah ke perubahan dalam proses, sistem, dan strategi organisasi. Hal ini penting dilakukan organisasi untuk dapat terus berubah dan berkembang dan tetap kompetitif. Agar perubahan membawa dampak positif, maka organisasi harus mengelola perubahan secara efektif.

Enam langkah kunci agar manajemen perubahan organisasi berjalan efektif

Rencana manajemen dalam melakukan perubahan harus mendapatkan dukungan dari karyawan. Hal ini penting, karena banyak inisiatif perubahan gagal akibat mendapatkan respon negatif dari karyawan. Courtney (2016)[1], memberikan enam langkah kunci agar manajemen perubahan organisasi berjalan efektif, yaitu;

1. Clearly define the change and align it to business goals.

Definisikan dengan jelas perubahan dan selaraskan dengan tujuan bisnis. Ini mungkin tampak jelas tetapi banyak organisasi melewatkan langkah penting ini. Mengartikulasikan perubahan yang diperlukan dan melakukan tinjauan kritis terhadap tujuan organisasi dan tujuan kinerja, sangat penting untuk memastikan perubahan akan membawa bisnis ke arah yang benar secara strategis, finansial, dan etis. Langkah ini juga dapat membantu dalam menentukan nilai perubahan, yang akan mengukur upaya dan masukan yang harus diinvestasikan. Pertanyaan kunci pada langkah ini adalah:

• • • Apa yang perlu diubah?
    • Mengapa perubahan ini diperlukan?

2. Determine impacts and those affected.

Setelah mengetahui apa yang organisasi inginkan dan mengapa, kemudian manajemen harus menentukan juga dampak perubahan di berbagai tingkat organisasi. Tinjau efeknya pada setiap unit bisnis dan bagaimana hal itu mengalir melalui struktur organisasi ke individu. Informasi ini akan mulai memicu kebutuhan atas pelatihan dan dukungan untuk mengurangi dampak perubahan. Pertanyaan kunci dalam langkah ini adalah:

• • • Apa dampak dari perubahan itu?
    • Siapa yang paling terpengaruh oleh perubahan?
    • Bagaimana perubahan akan diterima?

3. Develop a communication strategy.

Karyawan memang harus terlibat dalam perubahan. Karena itu, komunikasikan segala perubahan yang akan dibuat dengan karyawan. Tentukan alat komunikasi yang paling efektif untuk kelompok atau individu. Strategi komunikasi harus mencakup tentang bagaimana perubahan akan dikomunikasikan secara bertahap, pesan-pesan utama, dan saluran serta media komunikasi yang rencananya digunakan. Pertanyaan kunci dalam langkah ini adalah:

• • • Bagaimana perubahan dikomunikasikan?
    • Bagaimana umpan balik akan dikelola?

4. Provide effective training.

Melalui pesan perubahan yang terbuka, penting bagi karyawan untuk mengetahui bahwa mereka akan menerima pelatihan yang terstruktur maupun informal, untuk mengajarkan keterampilan dan pengetahuan yang diperlukan untuk beroperasi secara efisien saat perubahan diluncurkan. Pelatihan dapat mencakup rangkaian modul pembelajaran mikro online, atau pendekatan pembelajaran campuran yang menggabungkan sesi pelatihan tatap muka atau pembinaan dan pendampingan di tempat kerja. Pertanyaan kunci dalam langkah ini adalah:

• • • Perilaku dan keterampilan apa yang dibutuhkan untuk mencapai hasil bisnis?
    • Metode penyampaian pelatihan apa yang paling efektif?

5. Implement a support structure.

Menyediakan struktur pendukung penting untuk membantu karyawan menyesuaikan diri secara emosional dan praktis dengan perubahan. Selain itu juga penting untuk membangun kemampuan perilaku dan keterampilan teknis yang diperlukan untuk mencapai hasil bisnis yang diinginkan. Beberapa perubahan dapat mengakibatkan pengulangan atau restrukturisasi, jadi berikan dukungan seperti layanan konseling untuk membantu karyawan mengatasi situasi tersebut. Atur bimbingan atau kebijakan pintu terbuka dengan manajemen untuk mengajukan pertanyaan. Pertanyaan kunci dalam langkah ini adalah:

• • • Di manakah dukungan yang paling dibutuhkan?
    • Jenis dukungan apa yang paling efektif?

6. Measure the change process.

Sepanjang proses manajemen perubahan, struktur harus disiapkan untuk mengukur dampak bisnis dari perubahan dan memastikan bahwa peluang penguatan berkelanjutan tersedia untuk membangun keahlian. Evaluasi juga rencana manajemen perubahan untuk menentukan keefektifannya dan mendokumentasikan pelajaran yang didapat. Pertanyaan kunci:

• • • Apakah perubahan membantu dalam mencapai tujuan bisnis?
    • Apakah proses manajemen perubahan berhasil?
    • Apa yang bisa dilakukan secara berbeda?

[1] Fionnuala Courtney, 2016, 6 Steps to Effective Organizational Change Management