Pendahuluan

Peningkatan efesiensi dan efektivitas organisasi pelayanan kesehatan terkait dengan 2 hal yaitu fokus pada siklus pendapatan dan mengelola supply chain. Fokus pada bagian penagihan dan layanan dari siklus pendapatan, beriorientasi kepada memaksimalkan pendapatan. Sedangkan, manajemen supply chain layanan kesehatan terfokus pada perolehan sumber daya, pengelolaan persediaan, serta pemberian layanan (barang dan jasa) kepada pasien.

Tulisan ini akan akan mencoba mengeksplorasi tentang management supply chain dan peran pentingnya dalam organisasi pelayanan kesehatan. Implementasi supply chain di harapkan akan dapat mengendalikan berbagai biaya yang terkait dengan persediaan dan hal yang berhubungan lainnya.

Management supply chain & tantangannya

LaPointe (2016)[1], menjelaskan beberapa hal mengenai manajemen supply chain layanan kesehatan dan bagaimana cara mengatasi berbagai tantangan dalam konteks mengurangi biaya. Penjelasan LaPointe  tersebut, selanjutnya akan dipaparkan berikut.

What is healthcare supply chain management?

Organisasi pelayanan kesehatan seperti RS, menggunakan berbagai barang setiap hari dalam merawat pasien. RS menggunakan berbagai barang, seperti jarum suntik, obat resep, sarung tangan, pena, kertas, dan komputer. Karyawan yang terlibat dalam manajemen supply chain layanan kesehatan bertanggung jawab atas penyimpanan produk yang dibutuhkan dan mengelola persediaan. Namun untuk mengelola supply chain tidak sesederhana memastikan bahwa RS memiliki sarung tangan yang cukup.

James Spann (Practice Leader of Supply Chain & Logistics at Simpler Healthcare) mengatakan dalam sebuah wawancara pada tahun 2015, bahwa secara sederhana, supply chain merupakan manajemen hubungan hulu & hilir antara pemasok dan pelanggan dalam memberikan nilai yang unggul dengan biaya lebih rendah secara keseluruhan. Tantangan bagi RS adalah untuk menyelaraskan supply chain dengan model pemberian perawatan. Supply chain pada layanan kesehatan dimulai dari produsen produk medis tempat barang diproduksi yang dikirim ke pusat distribusi. RS kemudian membeli persediaan secara langsung melalui produsen atau distributor, atau transaksi dapat dilakukan melalui group purchasing organization, yang membuat kontrak pembelian dengan produsen atas nama RS.

Produk medis kemudian dikirim ke organisasi kesehatan, kemudian barang tersebut disimpan sebagai persediaan. Manajemen RS harus memastikan bahwa mereka tidak akan kehabisan produk medis penting dan pasien memiliki akses ke alat yang berpotensi menyelamatkannya.

Why is healthcare supply chain management so complex?

Manajemen supply chain layanan kesehatan dinilai unik, karena setiap pemangku kepentingan memiliki kepentingannya sendiri untuk dilindungi. Berbagai tahapan dalam aliran supply chain mungkin difokuskan pada tujuan mereka sendiri. Para dokter & perawat mungkin ingin menggunakan produk tertentu karena mereka terbiasa dengan itu, namun eksekutif RS ingin membeli barang berkualitas paling terjangkau.

Karena tujuan supply chain tidak selalu selaras dalam suatu organisasi, maka proses manajemen supply chain dapat menjadi tidak efisien dan terfragmentasi. Organisasi layanan kesehatan harus mempertimbangkan banyak permintaan dan sudut pandang untuk menyelesaikan anggaran produk tertentu. Pasien juga memiliki peran dalam proses manajemen supply chain layanan kesehatan. RS mungkin dapat secara teratur memesan ukuran sarung tangan yang benar dan menyimpannya, tetapi beberapa pasien mungkin memerlukan produk medis yang lebih khusus, seperti latex-free options, dan ini bergantung pada status kesehatan mereka.

Perbedaan orientasi antara SDM medis dan manajemen (seperti manajer keuangan) juga dapat terjadi. Misalnya, para SDM medis memprioritaskan preferensi mereka sendiri untuk produk-produk tertentu, sementara manajer keuangan berupaya untuk memotong biaya pelayanan kesehatan dan mengurangi produk yang kedaluwarsa. Karena seringkali, terjadi penimbunan atau pembuangan produk tertentu oleh penyedia. Spann menyampaikan bahwa dalam kebanyakan kasus, dokter hanya menginginkan produk ketika mereka membutuhkannya. Tetapi untuk memastikannya, mereka seringkali menimbun atau memilih mengelola persediaan mereka sendiri. Hal ini dapat menimbulkan varians biaya. Selain itu, biaya tak terlihat yang sering diabaikan adalah waktu yang dihabiskan untuk mencari persediaan atau menunggu seseorang untuk memberikan apa yang mereka butuhkan. Insentif yang tidak selaras dan tujuan independen dapat mengganggu aliran supply chain bagi banyak organisasi layanan kesehatan.

How can providers overcome common challenges in healthcare supply chain management?

Beberapa organisasi layanan kesehatan telah berhasil dengan manajemen supply chain melalui transparansi biaya. Dengan memanfaatkan data harga dan utilitas, organisasi layanan kesehatan dapat melacak dan mengelola persediaan secara lebih efisien dan membuat kontrak pembelian yang lebih informatif dengan produsen. Steve Kiewiet (Vice President of Supply Chain Operations at BJC HealthCare) dalam toldRevCycleIntelligence.com pada juni 2015 menyatakan bahwa karena struktur internal vertikal, persediaan dan data persediaan secara historis telah dikelola, maka informasi penting untuk operasi bisnis yang efisien dapat terfragmentasi. “Kami akhirnya menghabiskan miliaran dolar persediaan dalam berbagai peluang demi kepentingan yang terbaik bagi pasien. Ketika kami memiliki visibilitas produk dari barang jadi ke penggunaan pada pasien, kami benar-benar menangkap permintaan dan konsumsinya dibandingkan menangkap aktivitas pembelian. Kami secara signifikan mengurangi pemborosan dan variasi dalam supply chain. Level persediaan turun, kadaluwarsa produk bisa dihilangkan”, tambah Kiewiet.

Berbagai alat otomasi dapat membantu organisasi dalam meningkatkan transparansi harga, seperti sistem entri pesanan penyedia yang terkomputerisasi, yang dapat menstandarisasi dan merampingkan pesanan dokter, atau teknologi Radio Frequency Identification yang dapat menangkap volume data dari barcode produk. Di era perawatan berbasis nilai, organisasi layanan kesehatan harus berfokus pada pengurangan redudansi dan menghilangkan pemborosan, tetapi penyedia layanan juga perlu bekerja sama untuk secara efektif mengurangi biaya dan mendorong kinerja.Spann menyampaikan bahwa supply chain melibatkan setiap departemen di RS. Manajemen harus melihat orang-orang di organisasi, mitra pemasok, dan menentukan bagaimana mendapatkan sinergi dan produktivitas maksimum dari staf klinis dan supply chain untuk mencapai tujuan. Melibatkan staf klinis juga dapat membantu dalam membangun kebiasaan hemat biaya, mencegah penimbunan, dan membuat RS untuk tetap memperhatikan masalah biaya saat memberikan perawatan.

Spann juga menyampaikan bahwa saat ini, sistem kesehatan harus mau mengambil risiko. Mereka harus bersedia menyerahkan kunci dan memungkinkan dokter untuk memimpin strategi ini. Dokter akan terlibat ketika mereka memahami masalah. Karena itu, sangat penting untuk membiarkan mereka membantu membuat solusi yang dapat mereka tempati.