Oleh; Tubagus Raymond

Pendahuluan

Berbagai kelemahan dalan penganggaran tradisional yang berbasis fungsi memicu penggunaan konsep penganggaran berbasis aktivitas (Activity Based Budgeting). Activity Based Budgeting (ABB) merupakan proses penyusunan anggaran yang berfokus pada “improvement” terhadap sistem yang digunakan oleh organisasi untuk menghasilkan nilai bagi konsumen. Karena itu “improvement” terhadap sistem hanya dapat tercapai apabila perencanaan program dikelola mengacu pada aktivitas yang membentuk sistem.

Berikut ini adalah beberapa keunggulan ABB dibandingkan dengan konsep anggaran sebelumnya:

1. Pemenuhan kebutuhan konsumen Orientasi proses penyusunan anggaran terfokus pada pencarian berbagai peluang untuk melakukan improvement terhadap sistem yang digunakan untuk menghasilkan nilai bagi konsumen. Apabila efektifitas kegiatan bisnis organisasi dapat berjalan, maka pada akhirnya akan menghasilkan financial returns memadai bagi perkembangan organisasi.
2. Identifikasi sebab akibat. Aktivitas menjadi fokus dalam penyusunan anggaran ini, sehingga akan memperoleh gambaran jelas antara penyebab dengan akibatnya. Biaya timbul sebagai akibat dari adanya aktivitas. Apabila mengurangi biaya, cara yang efektif dilakukan adalah dengan mengelola penyebab timbulnya biaya tersebut yaitu aktivitas.
3. Mendorong berpikir sistematis. ABB, mendorong SDM untuk berpikir berbasis system. Keputusan improvement di satu bidang tidak dapat dilepaskan pengaruhnya terhadap bidang lainnya. Berpikir tentang organisasi secara keseluruhan lebih penting daripada sekadar bagian-bagiannya. Hal ini berbeda dengan functional based budgeting yang memandang bagian (fungsi) lebih penting daripada keseluruhan.    

ABB; menghubungkan antara pendapatan dengan biaya

Pendapatan dan biaya sangat berkaitan walaupun kadang-kadang tidak berhubungan secara proporsional. Keterhubungan ini dapat kita lihat pada proses menghasilkan pelayanan di RS. Secara logika bisa dijabarkan bahwa untuk memperoleh pendapatan atas pelayanan rawat inap kepada pasien, RS mengeluarkan berbagai sumber biaya seperti: biaya operasional, biaya gaji, biaya keuangan aktiva dll. Pada kondisi ini akan jelas terlihat bahwa anggaran akan merefleksikan biaya pada suatu tingkat pengeluaran yang diharapkan bergantung pada pendapatan yang diramalkan dan beragam produk, jasa dan konsumen untuk mengeneralisasikan pendapatan. Hal ini mencerminkan adanya keterhubungan antara pendapatan dan biaya sangat erat.

Instalasi rawat inap misalnya, anggaran biaya harus didasarkan pada jumlah pasien/jumlah hari rawat pasien yang akan dilayani. Secara logis apabila total biaya rawat inap meningkat 100% maka jumlah pasien lebih kurang demikian. Sebaliknya, apabila jumlah pasien hanya meningkat 10% atau 20%, maka total biaya harusnya meningkat seiring dengan prosentase peningkatan jumlah pasien.

Pendekatan Baru Dalam Anggaran

Anggaran merupakan penjabaran tahunan dalam nilai uang terhadap strategi yang telah dibuat. Secara umum anggaran terbagi kedalam 2 bagian besar yaitu anggaran operasional dan anggaran strategi. Pada kondisi normal, anggaran operasional mendominasi 90% dari anggaran biaya secara keseluruhan. Sedangkan sisanya adalah anggaran strategi. Hal ini bisa dimengerti karena sebagian besar dana RS akan terserap pada kegiatan rutin berdasarkan volume barang/jasa, dan berbagai ragam barang yang dihasilkan, penyerahan jasa, dan penyediaan konsumen. Tetapi prosentase ini akan berubah apabila RS dalam proses pengembangan.

Anggaran Operasional

Anggaran operasional terdiri dari peramalan pendapatan yang diharapkan dari penjualan barang/jasa dan biaya yang terjadi melalui efisiensi operasi atas produksi barang dan jasa serta pengantaran ke konsumen. Selanjutnya, mengacu pada konsep ABB, berikut adalah langkah-langkah penyusunan anggaran operasional:

1. Estimasikan produk/jasa yang dihasilkan dan volume penjualan,
2. Perkirakan aktivitas-aktivitas yang akan terjadi berhubungan dengan produk atau jasa yang akan dihasilkan,
3. Perkirakan sumberdaya yang dibutuhkan,
4. Tentukan suplay sumberdaya aktual.

Anggaran Strategi

Anggaran strategi digunakan untuk mengidentifikasikan seluruh kegiatan baru yang kemungkinan muncul dan diperlukan di sebuah organisasi. Anggaran Strategi memungkinkan munculnya berbagai inovasi yang diperlukan untuk menutup gap antara kinerja yang diharapkan dengan kinerja yang mampu dicapai melalui peningkatan yang berkesinambungan. Kegiatan-kegiatan tersebut bisa meliputi:

1. Peningkatan kemampuan baru yang harus dimiliki organisasi,
2. Produk dan jasa baru yang harus diluncurkan,
3. Pelanggan baru,
4. Perluasan pasar,
5. Pengguna dan daerah baru yang harus dilayani,
6. Aliansi atau joint ventura baru yang harus dibentuk.

Bagi RS, implementasi anggaran strategi bisa terlihat pada waktu hendak mengembangkan suatu unit atau pengembangan produk/jasa  baru. Misalnya pada peta strategi RS hendak mengembangkan sistem homecare mulai tahun depan. Mengacu pada strategi ini RS sudah harus merencanakan pengeluaran untuk membangun sarana dan prasarana untuk mendukung hal tersebut. Tentunya mulai tahun ini rencana investasi tersebut sudah harus masuk dalam master budget terutama anggaran strategi RS. Sumber dana bisa berasal dari berbagai sumber tergantung hasil analisis yang telah dilakukan. Dengan cara ini, memungkinkan tersedianya sumber-sumber yang memadai, SDM dan keuangan untuk inisiatif strategik.

Banyak organisasi gagal mengimplementasikan strategi karena tidak tersedianya SDM, modal dan sumber keuangan yang memadai karena penganggarannya dilakukan secara terpisah dari proses perencanaan. Konsekuensinya, hal tersebut diimplementasikan dengan dana yang relative ”sedikit” dengan mengambil waktu dari rutinitas karyawan. Bisa juga, dananya mengambil sedikit anggaran operasional yang hanya mengalami sedikit peningkatan. Tidak heran jika implementasi inisiatif strategik ini gagal karena tidak didukung oleh SDM dan dana yang memadai. Strategy-Focused Organization membangun komitmen SDM dan keuangan untuk inisiatif strategik menuju rencana dan anggaran organisasi yang pengelolaannya secara terpisah dari pengeluaran rutin yang sudah dianggarkan. Proses ini lebih memungkinkan tercapainya target.