BSC-DSS : balanced scorecard decision support suggst (Lanjutan)

• Tahap 7: Siapkan rumus setiap KPI dan tentukan bagaimana pengukurannya

BS-DSS menyarankan untuk mendapatkan KPI dari sistem ERP sebanyak mungkin. Apabila hal ini dilakukan, maka akan mendapatkan hasil secara otomatis. Bentuk  KPI yang penting dan bernilai tambah. Sebagai contoh, KPI konvensional seperti ketepatan waktu, persentase pengiriman tepat waktu = 100 * pengiriman tepat waktu/total pengiriman. Jika jumlah produk yang dikirim berbeda, sebagai gantinya, maka dapat menggunakan rumus KPI sebagai berikut:

Tingkat pengiriman tepat waktu = 100 * (jumlah pengiriman tepat waktu/jumlah total pengiriman).

• Tahap 8: Menentukan pengingat dan nilai sasaran target

BS-DSS menyarankan untuk menetapkan batas periode terakhir sebagai nilai pengingat standar. Tetapkan 75 persen dari nilai sasaran untuk target jenis proyek.

• Tahap 9: Bentuk rencana aksi untuk mencapai target

BS-DSS menyarankan untuk menggunakan metodologi P-D-C-A Kaizen (Continuous Improvement/ Peningkatan Berkesinambungan) dari Total Quality Management.

• Tahap 10: Bandingkan hasil aktual dengan target, revisi nilai target dan tindakan sesuai hasil.

BS-DSS menyarankan untuk memulai tahapan yang diperlukan dan lakukan pengelolaan secara sistem.

Studi kasus RS di Turki

Turki memiliki populasi 76 juta orang dan semakin tumbuh dengan meningkatnya tingkat pendapatan. Organisasi terus mencari cara baru untuk meningkatkan kinerja dan tetap kompetitif di pasar. Peneliti mengunjungi beberapa RS sektor swasta dan mempelajari prosesnya dengan cermat. Sebut saja RS X yang dipilih untuk menerapkan penelitian berdasarkan komitmen manajemen puncak.

• Tahap 1: Tentukan pernyataan visi bersama dengan melibatkan semua karyawan.

RS X menyelenggarakan pertemuan dengan semua karyawan termasuk dokter untuk berpartisipasi. Mereka menyiapkan pernyataan visi yang jelas bersama. Visi ditentukan dengan menerapkan BSC. Seorang konsultan manajemen mengelola proyek BSC dan manajemen puncak mendukung aplikasi manajemen strategis ini. Visi, misi, strategi, perspektif dan KPI ditentukan pada pertemuan para manajer yang berpartisipasi dari semua departemen termasuk manajemen puncak. Pernyataan visi bersama RS X adalah untuk menjadi salah satu RS terbaik di Eropa Tenggara, dan wilayah Timur Tengah.

• Tahap 2: Menyiapkan dokumen Analisis SWOT terkait pernyataan visi industri RS.

RS X menyiapkan dokumen analisis SWOT terkait pernyataan visi tentang kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman RS untuk mengidentifikasi bidang strategi penting.

• Tahap 3: Menentukan strategi dengan menggunakan Analisis SWOT:

Setelah Analisis SWOT, strategi yang ditentukan adalah mengurangi biaya dengan menggunakan proyek six sigma untuk TQM dan keunggulan. Manajemen RS X memutuskan untuk menetapkan hanya 4 strategi untuk fokus. Meningkatkan citra dengan menggunakan dan mengembangkan aplikasi layanan inovatif. Serta menggunakan teknologi baru secara efisien. Selain itu juga mempertahankan loyalitas pasien, keluarga dan staff.

• Tahap 4: Gambar peta strategi untuk menghubungkan sebab dan akibat

RS X menyiapkan peta strategi terkait penurunan biaya dengan menggunakan proyek six sigma.

• Tahap 5: Mengembangkan ukuran kinerja untuk tujuan strategis, KPI dan target

RS X akan memutuskan untuk menentukan jumlah KPI SMART di tingkat RS. Beberapa KPInya antara lain:

• Jumlah kerugian yang terjadi,
• Rata-rata waktu [dalam hari] pada daftar tunggu untuk pembedahan,
• Titik matriks keterampilan rata-rata dan sebagainya.

• Tahap 6: Mulai Proyek Strategis

RS X memutuskan untuk memulai proyek Six Sigma yang didukung oleh konsultan dan penulis penelitian ini. Mereka memutuskan untuk menggunakan perangkat lunak statistik Minitab untuk menganalisis aktivitas operasional. Proyek six sigma meningkatkan tingkat keunggulan operasional.

Tahapan 7, 8, 9, dan 10 akan dianalisis sesuai dengan tahap sebelumnya ‘output. Dengan demikian, RS X menandatangani kontrak untuk menambahkan modul BSC dengan perusahaan perangkat lunak ERP mereka untuk menyesuaikan perangkat lunak.

Lanjut pada artikel berikutnya.