Browse By

BERBAGAI HAL YANG DIBUTUHKAN DALAM MENGELOLA PERSEDIAAN FARMASI DI ORGANISASI PELAYANAN KESEHATAN

Pendahuluan

Persediaan farmasi (obat, bahan medis habis pakai, dll) dalam organisasi pelayanan kesehatan, terkait dengan investasi yang relatif besar. Karena itu, wajib bagi setiap organisasi pelayanan kesehatan untuk mengelola persediaan jenis ini. Pengelolaan yang kurang baik dapat menyebabkan organisasi mengalami tekanan kas karena tertanamnya sejumlah uang (atau hutang) dalam persediaan. Disamping itu, banyaknya stok persediaan juga akan mempengaruhi kebutuhan ruang penyimpanan (gudang), padahal belum berkontribusi terhadap pendapatan.

Mengelola persediaan farmasi di organisasi pelayanan kesehatan harus dilakukan dengan cermat bahkan penting untuk mendapatkan dukungan penuh dari tekhnologi informasi. Terkait hal ini, Sasser(2019)[1] dalam tulisannya mengungkapkan beberapa hal yaitu; use untapped resources, building rapport with customers, buy in bulk when it makes sense, move inventory where it’s needed, & maintain accurate inventory counts. Beberapa hal yang dungkapkan Sasser terkait pengelolaan persediaan farmasi tersebut, akan dipaparkan berikut.

Use Untapped Resources

Manajemen persediaan farmasi yang efektif membutuhkan kerja tim & kontribusi kolektif. Manajemen persediaan sering kali dibebankan pada apoteker, & ini menyebabkan tingginya tingkat kelelahan profesi. Banyak apoteker/kepala farmasi memiliki potensi yang belum dimanfaatkan & sangat ingin mempelajari keterampilan baru & mengambil lebih banyak tanggung jawab. Memberikan akuntabilitas kepada apoteker untuk mengawasi dan mengelola persediaan farmasi adalah cara yang efisien. Mengajari apoteker dasar-dasar manajemen persediaan dan pembinaan eksekusi, dengan mengingat tujuan yang jelas, dapat mencapai laba atas investasi yang signifikan melalui peningkatan profitabilitas dan arus kas yang lebih besar.

Building Rapport With Customers 

Membangun hubungan dan kepercayaan adalah keterampilan yang harus dimiliki dalam mempertahankan tingkat perputaran persediaan yang tinggi. Saat kepercayaan dan hubungan dibangun dengan pelanggan, serta melibatkan pasien, dapat meningkatkan tingkat pemesanan tepat waktu dan mencegah persediaan yang bergerak lambat. Menjalin hubungan dengan pelanggan juga dapat membantu saat farmasi mungkin kekurangan stok. Kepercayaan yang tinggi memberi farmasi kelonggaran untuk mengurus kebutuhan pelanggan dan mendapatkan obat dari sumber yang paling hemat biaya.

Buy in Bulk When It Makes Sense 

Departemen farmasi memiliki persediaan yang bergerak cepat, beberapa di antaranya, masuk akal untuk membeli dalam jumlah banyak untuk mengurangi biaya per unit. Menyimpan 500 atau 1.000 botol obat generik yang mengobati penyakit kronis umum, seperti hipertensi, diabetes, dan hiperkolesterolemia, seringkali merupakan keputusan finansial yang tepat. Lacak obat terbaik, tidak hanya berdasarkan frekuensi pemesanannya, tetapi juga kuantitasnya.

Melalui pemantauan berkelanjutan, apoteker dapat membuat rekomendasi untuk mengoptimalkan alur kerja dan arus kas. Memesan 10 botol furosemide 100 hitungan tiga kali seminggu mungkin lebih hemat biaya daripada memesan tiga botol 1.000 hitungan sekali seminggu. Pahami segi biaya dan penggunaan obat.

Move Inventory Where It’s Needed 

Tidak peduli seberapa baik persediaan dikelola, departemen farmasi pasti akan menghadapi dead stock. Pelanggan menghentikan terapi, mengubah dosis, atau pergi dari RS. Apapun alasan yang menyebabkan obat tidak bergerak, obat-obatan tersebut berpotensi mengikat arus kas dan menghasilkan pendapatan nol. Sebagai langkah pertama, apoteker harus mengidentifikasi stok ini dalam 4 hingga 6 bulan.

Maintain Accurate Inventory Counts  

Penting bagi departemen farmasi untuk melakukan otomatisasi pemesanan, dan mengetahui dengan tepat berapa banyak jumlah yang tersedia. Hal ini diperlukan untuk mengetahui kapan dan berapa banyak yang harus dipesan. Menyelaraskan jumlah aktual yang ada dengan jumlah yang ada di perangkat lunak manajemen persediaan dapat menjadi hal yang menantang. Berdayakan staf farmasi, & bagi tanggung jawab untuk melakukan verifikasi kuantitas harian.

[1] Jeremy Sasser, 2019, The Growing Role of the Pharmacy Tech and Inventory Management

comments