Pendahuluan

Anggaran merupakan penjabaran program dari rangkaian perencanaan yang telah dibuat kedalam nilai uang. Karena itu, anggaran sangat penting dan berperan dalam sistem perencanaan, pengendalian, dan manajemen kinerja yang efektif. Melalui penganggaran, dapat menggambarkan pendapatan dan pengeluaran masa depan yang diharapkan, dari hasil menerjemahkan aktivitas organisasi yang direncanakan di masa depan. Penerjemahan aktivitas tidak dapat dilakukan oleh sistem anggaran tradisional. Karena, sistem penganggaran tradisional hanya melihat tingkat biaya saat ini dan menyesuaikan inflasi serta perubahan pendapatan untuk menghasilkan anggaran tahunan.

Keterbatasan sistem anggaran tradisional mendorong manajemen organisasi bisnis untuk menggunakan sistem anggaran alternatif. Melalui sIstem anggaran alternatif diharapkan dapat membantu perencanaan manajemen dalam mengurangi tingkat aktivitas yang diperlukan untuk menghasilkan pendapatan, yang pada gilirannya meningkatkan kinerja keuangan. Kebutuhan untuk mengadopsi system anggaran alternatif yang lebih baik, menyebabkan banyak manajemen organisasi bisnis mulai mengadopsi penganggaran berbasis aktivitas (Ativity Based Budgeting/ABB).

ABB merupakan sebuah sistem perencanaan di mana biaya dikaitkan dengan aktivitas organisasi (pemicu biaya), dan pengeluaran yang dianggarkan, kemudian disusun berdasarkan pada tingkat aktivitas yang diharapkan.

Contoh ABB dalam praktek

Reza (2017)[1], menggambarkan implementasi ABB. Gambaran ditunjukkan melalui contoh Arts organisation yang bertujuan untuk memberikan pelatihan staf. Mereka perlu mempertimbangkan tingkat aktivitas apa yang ingin dicapai dan apa implikasi biaya yang akan terjadi. Biaya sesi pelatihan akan menjadi £ x, terdiri dari tiga pelatih untuk tiga sesi pelatihan masing-masing setengah hari, ruang untuk setengah hari yang mampu menampung 15 orang per sesi untuk tiga sesi, ditambah ongkos pengiriman untuk memberikan program, seperti alat cetakan dan minuman.

Masih menurut Reza, dalam ilustrasi diatas, biaya didorong oleh jumlah sesi yang dijalankan, yang pada gilirannya 'mendorong' pertimbangan jumlah anggota staf yang dapat ditawarkan pada pelatihan. Selain biaya yang diidentifikasi, akan ada biaya overhead untuk mendukung dan mengelola pelatihan, seperti fungsi keuangan, teknologi informasi dan administrasi.

Direct and indirect costs dalam ABB

Masih menurut Reza, memahami basis biaya merupakan hal penting dalam perencanaan, pengambilan keputusan, dan pengendalian. Basis biaya mencakup biaya langsung untuk melakukan suatu aktivitas, dan biaya overhead (atau tidak langsung) untuk mendukung aktivitas tersebut. Biaya langsung adalah biaya-biaya yang dapat diidentifikasi secara langsung dengan pemberian layanan atau pekerjaan proyek seperti biaya upah atau peralatan dan materi pelatihan. Sedangkan biaya tidak langsung (overhead) adalah biaya-biaya yang tidak dapat dikaitkan secara langsung dengan pemberian layanan atau pekerjaan proyek, dan biaya ini merupakan bagian integral dari organisasi, membantu memberikan hasil dan mendukung organisasi. Contoh biaya overhead adalah biaya admin, keuangan, SDM, pengembangan/penggalangan dana, pemasaran dan teknologi informasi. Biaya ini harus dialokasikan pada proporsi yang adil dan setara untuk setiap aktivitas.

Tanpa mengetahui tingkat biaya overhead, sangat sulit untuk secara efektif menganggarkan, memantau kinerja atau membuat keputusan penting tentang rencana atau strategi masa depan. Biaya overhead seperti biaya gaji dapat dialokasikan untuk aktivitas berdasarkan pemicu biaya seperti waktu yang dihabiskan untuk setiap kegiatan. Biaya hubungan pemangku kepentingan dapat dialokasikan berdasarkan pemicu biaya seperti jam pertemuan dan waktu kontak. Sedangkan biaya teknologi informasi dapat dialokasikan berdasarkan pemicu biaya seperti jam komputer dan penggunaan.

Pertimbangan dalam mengimplementasikan ABB

Menurut Reza, apa pun sistem penganggaran yang digunakan, perlu diingat bahwa anggaran yang bermakna harus terkait langsung dengan rencana strategis dan bisnis. Apabila tidak, anggaran tersebut tidak memiliki arti dan relevansi. Berikut ini adalah beberapa hal yang perlu diidentifikasi & dipertimbangkan dalam Implementasi ABB (Reza, 2017):

• • Aktivitas apa yang sedang atau perlu dilakukan.
  • Seberapa efisien aktivitas tersebut dilakukan dan seperti apa kualitas dan standarnya.
  • Apa yang mendorong tingkat sumber daya yang diperlukan untuk melakukan setiap aktivitas
  • Hubungan antara pemicu biaya dan penyebab dasarnya.
  • Bagaimana pemicu dapat diubah dan bagaimana hal ini dapat memengaruhi sumber daya aktivitas yang diperlukan.

[1] Mahmood Reza, 2017, Activity-based budgeting