Pendahuluan

Pengendalian biaya di RS merupakan rangkaian aktivitas struktur logis yang bertujuan untuk menganalisis dan mengevaluasi seberapa baik biaya dikelola selama periode tertentu. Namun pengendalian yang dilakukan secara berlebihan dan tanpa perencanaan akan dapat menyebabkan menurunnya kualitas pelayanan RS. Karena itu, usaha pengendalian yang akan dilakukan harus dilakukan dengan tetap mempertimbangkan mutu pelayanan kesehatan dan dengan sistem pengendalian biaya yang terjadwal dan terencana. Keberhasilan sistem pengendalian biaya  ini akan sangat ditentukan oleh 3 faktor yaitu; proses pengendalian, peran SDM (staf) dan dukungan manajemen.

Elemen pengendalian biaya

Ada tiga poin penting dalam sistem pengendalian biaya yaitu; pengendalian sebelum biaya terjadi, pengendalian biaya selama proses pelayanan berlangsung, dan pengendalian setelah biaya terjadi. Ketiga elemen diatas dapat diistilahkan dengan:

1. Perencanaan. Perencanaan dapat dibagi menjadi tiga jenis, yaitu Perencanaan Strategis, Perencanaan Taktis dan Perencanaan Operasional. Dalam konteks pengendalian biaya focus pada perencanaan operasional. Perencanaan operasional merupakan perencanaan yang berjangka waktu pendek (kurang dari satu tahun),

2. Monitoring. Merupakan proses rutin pengumpulan data dan pengukuran kemajuan atas program tertentu seperti pengendalian biaya. Memantau perubahan yang terfokus pada proses dan hasil merupakan rangkaian proses pengendalian biaya.                                                                                                                   
3. Feed back. Umpan bailk dalam konteks pengendalian biaya difungsikan sebagai alat pemberian penghargaan.

Peran SDM dalam pengendalian biaya di RS

Seperti layaknya sebuah sistem maka sistem pengendalaian biaya tidak dapat bekerja sendiri. Hal ini memerlukan perubahan perilaku untuk menjadikan pengendalian biaya sebagai sesuatu yang berfungsi dan merupakan bagian yang terus ada dalam proses manajemen RS. Dalam hubungannya dengan pengendalian biaya, kesadaran biaya SDM dalam organisasi diperlukan dalam konteks: pemahaman biaya, pemenuhan biaya, penghindaran biaya, & pengurangan biaya.

1. Pemahaman Biaya. Untuk dapat melakukan pengendalian biaya, diperlukan suatu pemahaman yang mendalam. Seorang manajer misalnya harus memiliki pemahaman yang mendalam mengenai biaya yang dapat dikendalikan dan biaya yang tidak dapat dikendalikan. Karena, dari berbagai banyak penyebab terjadinya variasi antara hasil nyata dan hasil yang direncanakan adalah perubahan dalam aktivitas yang dilakukan. Jika terdapatnya kecenderungan peningkatan pasien, atau beberapa tipe pasien, maka akan mempengaruhi biaya pelayanan. Hal ini mengasumsikan bahwa beberapa biaya merupakan biaya variabel.
2. Pemenuhan Biaya. Konsep pemenuhan biaya mensyaratkan bahwa peningkatan biaya harus ditekan sampai pada tingkat yang paling tinggi. Ini harus menjadi misi di setiap instalasi/unit untuk berfokus pada setiap elemen biaya, dan untuk merencanakan bagaimana peningkatan biaya item tersebut dapat dhindari. Seringkali ada asumsi bahwa jika ada inflasi sebesar 5%, maka sudah sewajarnya jika anggaran dinaikkan sebesar itu. Apabila asumsi ini dijadikan dasar dan digunakan maka akan menimbulkan peningkatan biaya yang tidak perlu. Perlu diketahui bahwa biaya tetap cukup banyak di RS yang tentunya tidak terpengaruh oleh adanya inflasi. Untuk bangunan yang relatif masih baru misalnya, maka biaya depresiasi gedung tersebut biasanya tidak meningkat.

Hal yang sama juga berlaku di instalasi/unit. Kenyataan membuktikan bahwa peningkatan sebagian besar biaya setiap tahunnya tidak dapat membenarkan asumsi bahwa semua biaya akan naik. Sebaliknya, beberapa biaya bisa jadi turun setiap tahunnya. Kebutuhan manajer akan perpustakaan administrasi misalnya, bisa menurun setelah beberapa tahun pertama setelah perpustakaan dibangun. Instalasi/unit yang mengijinkan karyawannya untuk menghadiri seminar bisa menemukan bahwa sebenarnya akan lebih murah untuk mengundang pembicara ke RS (In-house training). Sehingga biaya pengembangan karyawan bisa tetap dijaga agar tidak naik atau bahkan turun.

Memang benar bahwa kompetisi semakin menciptakan situasi yang sulit bagi RS. Namun di sisi lain, kompetisi dapat menimbulkan situasi yang menguntungkan. Kompetisi antara suplier RS akan mengarah ke pengurangan biaya. Seringkali Rumahsakit hanya dapat mengambil manfaat dari situasi semacam ini dengan secara periodik melihat harga-harga yang ditawarkan para supllier.