Pendahuluan

Perbaikan berkelanjutan dalam suatu organisasi, bertujuan untuk meningkatkan aspek proses, produk, atau layanan. Hal ini dilakukan secara bertahap dari waktu ke waktu. Dengan mengejar peningkatan berkelanjutan, organisasi memiliki kemungkinan yang lebih besar untuk terus mempertahankan dan mengembangkan ketiga aspek tersebut. Saat organisasi terus menyempurnakan ketiga aspek tersebut, manajemen membutuhkan cara/metode dalam melakukannya. Pada kondisi inilah diperlukan konsep operational excellence.

Operational excellence merupakan filosofi dalam melakukan perbaikan berkelanjutan. Namun, agar tercipta perbaikan berkelanjutan, konsep operational excellence harus ada dalam diri manajemen dan karyawan. Implementasi operational excellence dalam organisasi, melibatkan penerapan alat yang tepat untuk proses yang tepat. Jika hal ini berhasil, maka budaya kerja yang ideal akan tercipta di mana karyawan disediakan dengan cara yang memungkinkan mereka untuk tetap berdaya dan termotivasi.

Operational Excellence: 10 Core Principles (WWW. tallyfy.com)

Setiap tahun, the Shingo Institute of the Jon M. Huntsman School of Business memberikan penghargaan untuk operational excellence yang disebut Shingo Prize. Penghargaan ini didasarkan pada budaya perusahaan, hasil perusahaan, dan seberapa baik setiap karyawan mendemonstrasikan prinsip-prinsip panduan model Shingo. Berikut adalah pandangan yang lebih mendalam pada masing-masing dari sepuluh prinsip tersebut.

Principle #1: Respect Every Individual

Model Shingo menekankan bahwa karena setiap orang memiliki nilai dan potensi, maka setiap orang berhak dihormati. Namun, menghormati orang lain saja tidak cukup. Perlu juga harus menunjukkan rasa hormat ini kepada mereka. Salah satu cara terbaik untuk menunjukkan rasa hormat kepada karyawan adalah dengan melibatkan mereka dalam perbaikan apa pun yang diperlukan di departemen/unit mereka. Ini akan membantu mereka merasa lebih berdaya dan termotivasi untuk berkontribusi pada perubahan dengan cara yang positif.

Principle #2: Lead with Humility

Pemimpin harus selalu melatih kerendahan hati. Bagaimanapun, perbaikan terbaik terjadi saat orang dapat mengakui kekurangan mereka dan mencari solusi yang lebih baik. Kerendahan hati melibatkan kesediaan untuk mendengarkan dan menerima saran dari semua orang, terlepas dari posisi atau status orang tersebut dalam perusahaan.

Principle #3: Seek perfection

Langkah dalam model ini sering kali menemui hambatan karena kebanyakan orang dengan cepat menunjukkan bahwa kesempurnaan itu tidak mungkin. Meskipun kesempurnaan mungkin terasa tidak dapat dicapai, bukan berarti tidak dapat memperjuangkannya. Dengan menetapkan standar yang tinggi, manajemen harus menciptakan pola pikir yang berbeda dalam organisasinya. Saat dihadapkan pada suatu masalah, cobalah untuk mencari solusi jangka panjang dan selalu berusaha untuk menyederhanakan pekerjaan yang ada tanpa mengurangi kualitas hasilnya.

Principle #4: Embrace Scientific Thinking

Inovasi berasal dari eksperimen dan pembelajaran yang konsisten. Al tersebut, akan selalu berguna untuk mengetahui apa yang berhasil dan yang tidak. Dengan mengeksplorasi ide-ide baru secara sistematis, manajemen dapat mendorong karyawan untuk melakukan hal yang sama tanpa takut gagal.

Principle #5: Focus on the Process

Ketika ada yang tidak beres, maka ada kecenderungan ingin menyalahkan orang lain. Namun, dalam banyak kasus, masalah berakar pada prosesnya, bukan orangnya. Hal ini terjadi karena karyawan yang hebat sekalipun tidak dapat secara konsisten menghasilkan hasil yang ideal dengan proses yang buruk. Karena itu, saat kesalahan terjadi, maka manajemen harus melakukan evaluasi terkait bagian dari proses kesalahan tersebut. Setelah melakukannya, manajemen dapat membuat penyesuaian untuk mencoba mencapai hasil yang diinginkan.

Principle #6: Assure Quality at the Source

Kualitas tinggi hanya dapat dicapai setelah setiap bagian proses dilakukan dengan benar. Akan sangat membantu untuk mengatur area kerja dengan cara yang memungkinkan potensi masalah segera terlihat. Saat kesalahan terjadi, segera berhenti bekerja untuk memperbaiki kesalahan sebelum melanjutkan.

Principle #7: Flow and Pull Value

Tujuan setiap organisasi adalah memberikan nilai maksimal kepada pelanggannya. Karena itu, organisasi harus memastikan bahwa proses dan alur kerja terus berkelanjutan, karena interupsi akan menciptakan pemborosan dan inefisiensi. Penting juga untuk mengevaluasi permintaan pelanggan untuk memastikan bahwa organisasi hanya memenuhi permintaan tersebut dan tidak menciptakan lebih dari yang diperlukan.

Principle #8: Think Systematically

Dalam suatu sistem, ada banyak bagian yang saling berhubungan dan bekerja sama. Penting untuk memahami hubungan antara masing-masing bagian ini, karena hal ini akan membantu manajemen membuat keputusan yang lebih baik. Manajemen harus menghindari pandangan yang sempit tentang organisasi dan menyingkirkan semua penghalang yang mengganggu aliran ide dan informasi.

Principle #9: Create Constancy of Purpose

Karyawan harus diberi tahu tentang tujuan dan pernyataan misi organisasi sejak hari pertama. Namun, ini seharusnya tidak berhenti begitu saja setelah hari pertama. Manajemen hendaknya terus menekankan goals and principles ini setiap hari ke depan. Setiap karyawan harus memiliki kepastian yang teguh tentang mengapa organisasi itu ada, ke mana tujuannya, dan bagaimana itu akan sampai di sana. Mengetahui hal ini akan membantu mereka menyelaraskan tindakan dan tujuan mereka dengan perusahaan.

Principle #10: Create Value for the Customer

Untuk menciptakan nilai bagi pelanggan, manajemen harus memahami apa yang dibutuhkan pelanggan. Nilainya hanyalah apa yang orang tersebut bersedia bayar. Organisasi harus terus bekerja untuk memahami kebutuhan dan harapan pelanggan mereka. Sebuah organisasi yang berhenti memberikan nilai kepada pelanggan, akan menghadapi kegagalan.