Pendahuluan

Sebagai manusia, SDM RS tentunya membutuhkan waktu istirahat yang cukup agar maksimal dalam bekerja. Karena itu, mengelola waktu istirahat karyawan (seperti liburan, dll), mejadi tantangan tersendiri bagi manajemen. Apabila hal ini dilakukan dengan baik, maka antara manajemen & karyawan akan merasa seperti keluarga, sehingga perasaan tersebut membuat karyawan lebih bahagia. Untuk mencapai keseimbangan ini, permintaan karyawan harus selalu dipertimbangkan. Karyawan selalu diberikan waktu untuk istirahat, misalkan pada saat sakit. Sebaliknya, ketika terjadi penyalahgunaan, penting bagi manajemen untuk membicarakannya dengan karyawan. Semua ini selalu bertujuan untuk saling menghormati dan memahami dari kedua belah pihak.

Tulisan ini akan membahas terkait mengelola waktu istirahat karyawan melalui pemberian ijin, baik yang resmi (libur nasional) ataupun ijin atas kebijakan manajemen.

Strategi dalam mengelola feleksibilitas SDM

Memberikan fleksibilitas kepada SDM sambil mempertahankan bisnis, harus dilakukan melalui perencanaan yang baik. Menurut Stephens (2018)[1], yang mengacu pada pendapat Kate Othus, MHA (dari Aldrich CPAs and Advisors di Oregon), setidaknya ada 7 strategi yang direkomendasikan terkait pengelolaan waktu istiraha SDM, yaitu; 1) start a paid time off (PTO) bank, 2) be consistent, 3) don’t mess with guessing, 4) get legal help, 5) understand all the options, 6) have a plan B, & 7) see the big picture. Ketujuh strategi ini, akan dipaparkan berikut.

1. Start a paid time off (PTO) bank.

Gabungkan atau akumulasi jatah libur baik untuk waktu pribadi karyawan, terutama saat kondisi sakit dan liburan, sehingga karyawan dapat menggunakan haknya saat mereka butuh. Pikirkan tentang keseimbangan kehidupan kerja. Menurut Society for Human Resource Management, PTO tidak termasuk paid holidays, seperti Hari Buruh, Hari Peringatan, dll.

Othus menyampaikan bahwa PTO memungkinkan karyawan untuk memanfaatkan jatah liburnya tanpa harus menjelaskan apa alasannya, sehingga menciptakan privasi bagi karyawan. Salary.com mencatat bahwa banyak organisasi layanan kesehatan memberikan jatah hari libur yang ditetapkan untuk digunakan atas kebijakan karyawan. Hari libur umumnya diakumulasikan melalui masa kerja dan tingkat karyawan di dalam organisasi.

2. Be consistent.

Buku pedoman karyawan memungkinkan untuk menentukan kebijakan dan menghindari konflik di masa mendatang. Othus menyampaikan bahwa mungkin manajemen hanya sedang menciptakan lingkungan kerja yang lebih fleksibel. Tetapi nantinya bukan mengikuti apa yang didokumentasikan, tetapi kasus yang ada adalah karyawan membandingkan dengan catatan atau pedoman yang ada, dan mungkin organisasi menjadi berurusan dengan masalah moral serta dianggap pilih kasih.

3. Don’t mess with guessing.

Othus merekomendasikan sistem pelacakan sebagai bagian dari perangkat lunak penggajian. Alat ini digunakan untuk mencatat absensi. Sehingga organisasi memiliki data aktual untuk diukur, jika permintaan atau waktu istirahat karyawan menjadi masalah. Dengan adanya catatan, saat ada karyawan yang meminta libur, manajemen dapat melihat recordnya, dan apabila mereka selalu rajin, maka apresiasi dapat dilakukan dengan memberikan cuti lebih awal. Namun apabila dalam record karyawan memiliki presensi yang buruk, atau memiliki masalah sosial lainnya di tempat kerja, maka manajemen dapat menunda permintaannya.  Hal ini akan menghindari tanggapan subyektif. Pastikan dari awal bahwa kebijakan ditulis, diperbarui, dan dipahami oleh semua yang terlibat.

4. Get legal help.

Perlu dikembangkan suatu kebijakan terkait waktu libur SDM mengacu pada saran ahli hokum. Hal ini untuk mencegah RS tidak menyalahi aturan pemerintah. Terkait dengan PTO, tentunya merupakan kebijakaninternal. Karena itu, kembangkan kebijakan, minta untuk ditinjau, dan jelaskan kepada karyawan sesering mungkin. 

5. Understand all the options.

Dengan program PTO, manajemen harus membuat beberapa keputusan. Kembangkan pedoman atau kebijakan mengenai cuti hamil. Manajemen perlu mengembangkan pedoman untuk cuti hamil, paternitas, adopsi, cuti berkabung, dll. Mintalah buku panduan yang telah dibuat untuk ditinjau oleh penasihat ketenagakerjaan. Karena masalah yang terkait dengan cuti bisa menjadi rumit. Memiliki pedoman berarti akan lebih sedikit gangguan yang mungkin terjadi.

6. Have a Plan B.

Miliki rencana lain, misalkan dengan mengganti sementara karyawan yang sedang cuti.

7. See the big picture.

Investasikan waktu ke infrastruktur SDM yang ada, sehingga staf tahu bagaimana menggunakan manfaatnya. Ini akan berdampak pada budaya organisasi yang berpengaruh pada perawatan pasien.