Oleh; Tubagus Raymond

Pengelolaan persediaan dalam organisasi RS merupakan suatu hal yang sangat penting bagi RS, masalah pengelolaan persediaan merupakan sesuatu yang serius untuk dicarikan pemecahannya. Terutama yang berhubungan dengan persediaan obat dan bahan medis habis pakai yang berperan sangat penting dalam kegiatan operasional RS. Hal ini menjadi semakin rumit karena di satu pihak RS harus menyediakan jumlah persediaan obat dan bahan medis habis pakai yang cukup memadai untuk kebutuhan pasien, sedangkan di lain pihak persediaan tidak boleh dalam jumlah yang terlalu besar karena akan mempengaruhi sistem kas dan akan menimbulkan berbagai biaya yang sebenarnya tidak perlu apabila perencanaan persediaan diperhitungkan secara matang.

Pengelolaan persediaan  menjadi sesuatu yang harus diketahui dan diawali dengan perencanaan persediaan. Perencanaan ini  tidak dapat lepas dari perencanaan organisasi secara keseluruhan. Salah satu aspek yang paling menentukan dalam perencanaan persediaan   di RS adalah perencanaan pendapatan secara keseluruhan atau perencanaan pendapatan dari obat  dan saldo persediaan tersebut. Namun, dalam perencanaan persediaan di RS sering mengalami hambatan   terutama akibat tingginya faktor ketidakpastian mengenai jumlah pasien yang nantinya akan berpengaruh terhadap akurat tidaknya rencana persediaan.

Dalam pengelolaan persediaan pihak manajemen RS harus betul-betul  memperhitungakan  persedian yang  seharusnya ada untuk  disediakan  dalam kegiatan operasional-nya. Penentuan jumlah persediaan yang optimal dilakukan dengan tetap mengacu pada berbagai literatur manajemen persediaan serta praktek yang berlaku umum.

Economic order Quantity (EOQ) merupakan suatu konsep yang sering digunakan dalam pengendalian persediaan (misalnya obat, persediaan bahan habis pakai, dan perlengkapan RS lainnya). Analisis EOQ  digunakan untuk menentukan berapa besar jumlah pesanan atas persediaan yang paling ekonmis  dalam suatu periode dengan mengacu pada besarnya biaya pesanan dan biaya penyimpanan yang kemungkinan akan terjadi. Konsep ini  harus dipahami oleh manajemen RS karena dalam suatu organisasi, persediaan (misalnya persediaan obat untuk RS) tidak boleh terlalu berlebihan  dan juga tidak boleh kurang. Jadi, dengan analisis ini kita mendapatkan  dasar yang tepat, mengenai persediaan yang betul-betul efektif  yang tidak berlebih serta tidak kurang. Apabila persediaan obat di RS terlalu berlebihan (jumlahnya besar)  akan membutuhkan gudang yang besar sehingga menyebabkan terjadinya biaya penyimpanan yang besar pula. Kemungkinan lain apabila persediaan obat terlalu besar adalah menumpuknya persediaan obat di gudang terutama obat yang telah lama disimpan, sehingga dapat kadaluarsa. Sebaliknya apabila  persediaan obat terlalu sedikit menyebabkan kegiatan operasional terganggu. Persediaan yang terlalu sedikit akan menyebabkan kita sering melakukan pembelian yang nantinya akan memicu bertambahnya biaya pemesanan. Jadi dengan konsep EOQ akan didapat berapa besar jumlah persediaan yang seharusnya ada di RS sehingga didapat biaya penyimpanan dan biaya pemesanan yang  paling ekonomis.

Ada 3 jenis biaya yang harus  dipertimbangkan dalam menentukan  persediaan yang optimal. Biaya-biaya tersebut adalah:

1. Biaya Pesanan (Ordering Cost). adalah semua biaya yang timbul akibat pemesanan, yang meliputi biaya sejak dilakukan pemesanan  hingga pemesanan itu sampai  di gudang. Biaya pemesanan ini berupa biaya selama proses persiapan pemesanan, biaya pengiriman pesanan, biaya penerimaan barang yang dipesan, biaya pengecekan, biaya penimbangan   dan  biaya lainnya hingga persediaan siap untuk diproses.
2. Biaya Penyimpanan (Carrying Cost), adalah semua biaya yang dikeluarkan untuk menyimpan persediaan  selama periode tertentu. Biaya ini biasanya didasarkan atas prosentase harga beli persediaan secara keseluruhan.  Komponen  biaya ini meliputi:

• Biaya/sewa  gudang;
• Biaya keusangan akibat penurunan nilai karena keusangan (kadaluwarsa) dan tekhologi;
• Biaya  asuransi, baik asuransi kebakaran maupun asuransi kehilangan;
• Pajak; dan
• Biaya dana yang diinvestasikan pada persediaan.

3. Biaya kehabisan  bahan, adalah  biaya yang timbul pada saat perusahaan tidak dapat memenuhi permintaan akibat persediaan yang tidak cukup. Biaya ini meliputi biaya pesan secara cepat/khusus dan biaya kehilangan keuntungan karena langganan memutuskan untuk pindah kepada perusahaan pesaing.

Perlu diingat bahwa:

1. Biaya  pemesanan akan semakin besar atau kecil, tergantung kepada  frekuensi  pembelian dalam suatu periode; dan
2. Biaya penyimpanan akan semakin besar atau kecil  tergantung   kepada besar atau kecilnya persediaan.

Jumlah pesanan yang paling optimal (metode EOQ) dapat digambarkan sebagai berikut

Dalam gambar A: untuk sumbu X menyatakan jumlah barang yang dipesan dan sumbu Y menyatakan jumlah biaya (biaya pesan, biaya simpan dan biaya total). Perpotongan antara garis biaya simpan dan kurva biaya pesan merupakan jumlah pemesanan yang paling optimal (EOQ). Kurva dengan garis putus-putus menyatakan total biaya pesanan dan biaya simpan apabila perusahaan berada pada jumlah pemesanan yang paling optimal.

Rumus yang biasanya digunakan untuk menentukan pemesanan yang paling optimal adalah sebagai berikut

Keterangan :

Q = Jumlah unit pesanan yang paling ekonomis tiap kali pesanan

A = Kebutuhan bahan (unit) per tahun

S = Biaya pesanan per pemesanan/per buah

P = Harga per unit

C = Biaya simpan (rumus pertama, biasanya dalam % terhadap total biaya) atau biaya simpan per unit per tahun (rumus kedua; dalam total biaya)

3. Turnover Persediaan (PART 2)