Pendahuluan

Informasi unit cost sangat dibutuhkan untuk mendukung berbagai keperluan managerial RS. Pada dasarnya, informasi unit cost di RS bermanfaat untuk mengetahui biaya yang terjadi untuk setiap pemberian layanan (produk) pada pasien. Dengan hasil perhitungan unit cost ini, manajemen dapat memperoleh dasar acuan dalam menentukan dan mengevaluasi pengenaan tarif, pengendalian biaya, dan perencanaan manajemen lainnya.

Tiga faktor penting dalam Perhitungan Unit Cost  di RS

Perlu dipahami bahwa, informasi biaya (unit cost) perproduk/layanan untuk setiap RS berbeda. Hal ini dikarenakan adanya perbedaan total biaya, jumlah produk/layanan, dan pemicu biaya pada produk/layanan tiap RS. Hanya dasar perhitungan unit cost-nya yang sama. Dengan demikian, informasi unit cost suatu RS tidak dapat digunakan oleh RS lain. Namun, dalam setiap perhitungan unit cost, terdapat tiga faktor penting yang sangat mempengaruhi tingkat akurasi hasil informasi biaya. Faktor tersebut meliputi penentuan metode analisis biaya, kemampuan SDM, dan penelusuran data. Berikut adalah penjelasannya;

1. Penentuan metode analisis biaya

Penentuan metode analisis biaya seringkali menjadi kendala bagi RS. Secara akuntansi, terdapat beberapa metode yang dapat diterapkan dalam proses perhitungan unit cost. Dari berbagai metode tersebut, metode ABC adalah metode analisis biaya yang paling relevan dan dapat menghasilkan informasi biaya yang lebih baik dari metode lainnya. Namun metode ini seringkali dianggap lebih rumit untuk digunakan. Oleh karena itu, dalam implementasinya, manajemen membutuhkan software dukungan yang mampu melakukan perhitungan unit cost secara akurat. Sehingga RS dapat melakukan perhitungan unit cost secara mandiri. (lihat rekomendasi software dukungan; HOSPICA ABC)

2. Kemampuan SDM

Profesionalitas dan kemampuan SDM juga menjadi faktor yang mempengaruhi hasil akhir perhitungan unit cost. Manajemen harus dapat memilih SDM yang berkompeten dan memiliki kemampuan untuk bertanggung jawab dalam proses perhitungan unit cost. Selain itu, manajemen juga perlu melatih kemampuan SDM terkait penerapan metode dan aplikasinya pada software dukungan dalam perhitungan unit cost di RS. Baik dari segi kemampuan dalam penelusuran data, pengolahan data, maupun membaca data hasil perhitungan. Sehingga hasil perhitungan unit cost dapat bermanfaat bagi keperluan manajemen, dan dapat membawa perubahan baik bagi RS.

3. Penelusuran data

Pada perhitungan unit cost, data merupakan hal yang krusial. Oleh karena itu, manajemen harus benar-benar dapat mengidentifikasi sumberdaya apa saja yang terlibat dalam setiap produk/layanan di RS.

Kendala data & orientasi manajemen dalam perhitungn UC di RS

Data merupakan faktor yang paling berpengaruh pada tingkat akurasi hasil akhir perhitungan unit cost. Namun, seringkali RS mengalami kesulitan dalam pencarian dan penelusuran data sumberdaya tiap produk/layanan. Pada umumnya, kendala ini disebabkan karena beberapa hal berikut;

1. Tidak adanya laporan rutin terkait biaya operasional

Pada proses penelusuran informasi biaya, SDM RS seringkali mengalami kesulitan dalam mencari data biaya operasional RS. Biaya ini biasanya meliputi biaya BMHP, alat tulis, dll. Kesulitan pencarian data muncul karena laporan biaya operasional lebih bersifat global, yang biasanya diungkapkan dalam laporan keuangan.  Sehingga  data detail biaya operasional per unit tidak dapat diketahui secara pasti. Dalam upaya pengendalian biaya, RS seharusnya membuat laporan biaya operasional secara detail per unit dan secara rutin. Dengan demikian, informasi penggunaan biaya operasional per unit di RS akan jelas. Informasi tersebut dapat digunakan sebagai dasar evaluasi efisiensi biaya di tingkat unit.

2. Perbedaan aktiva tetap di unit dengan data rekapan bagian keuangan

Aktiva tetap merupakan instrumen yang sangat material dalam laporan keuangan. Oleh karena itu, pencatatan aktiva tetap harus dilakukan secara sistematis dan sesuai dengan kondisi di RS. Namun di RS masing sering ditemui data aktiva tetap yang tidak sesuai dengan aktiva tetap yang berada di unit. Biasanya, data rekapan aktiva tetap yang berada di bagian keuangan lebih sedikit. Hal tersebut biasanya dapat terjadi karena; 1) Kesalahan dalam prosedur pembelian yang mengakibatkan data tidak masuk; 2)  Aktiva tetap berasal dari bantuan/hibah yang diberikan melalui yayasan, sehingga tidak dicatat pihak RS; 3) Data untuk aktiva tetap yang sudah tidak terpakai/rusak belum dihapus.

Mengantisipasi data aktiva tetap yang tidak sesuai, maka harus dilakukan perbaikan sistem pencatatan aktiva tetap. Upaya ini dapat dilakukan dengan menandai setiap aset dengan barcode, melakukan inventarisasi rutin aktiva tetap secara fisik, dan mengembangkan sistem pencatatan dan penelusuran aktiva tetap. Sistem ini harus mampu mencatat usulan pembelian, data aktiva tetap yang masuk dan dihapuskan, serta data peminjaman aktiva tetap antar unit.

3. Orientasi manajemen RS.

Orientasi manajemen adalah pendapatan, oleh karena itu manajemen lebih mengedepankan SIM Billing. Meskipun terkadang data pendapatan yang dihasilkan tetap secara global (bukan data pendapatan per unit). Karena fokus ini, perbaikan sistem biaya di RS sering terabaikan. Padahal pada era BPJS Kesehatan ini, pengendalian biaya sangatlah penting. Kurangnya informasi biaya dapat menyebabkan manajemen kesulitan dalam mengendalikan biayanya. Dengan demikian, efisiensi biaya di RS tidak dapat tercapai.