Pendahuluan

Sistem akuntansi biaya merupakan sistem yang berisi prosedur yang digunakan untuk mengumpulkan dan menyajikan laporan biaya. Kemampuan sistem ini dalam menyajikan informasi terkait biaya akan sangat berdampak pada keputusan manajemen. selanjutnya akan menjadi dasar dalam memperoleh informasi terkait biaya. Upaya pengendalian biaya dalam organisasi pelayanan kesehatan (termasuk RS) akan efektif apabila didukung dengan system akuntansi biaya yang memadai.

Tulisan ini akan menyajikan beberapa langkah awal dalam mendesain sistem biaya (sistem akuntansi biaya) pada organisasi pelayanan kesehatan.

Mendesain sistem biaya

Pada tulisan sebelumnya (akuntansi manajemen & efesiensi dalam layanan kesehatan), telah disebutkan mengenai tiga langkah analitis dasar yang harus diambil manajemen organisasi pelayanan kesehatan dalam memasukkan unsur-unsur biaya organisasi ke objek biaya tertentu. Selanjutnya, Chapman dkk (2016)[1], memaparkan 3 langkah awal dalam mendesain sistem biaya, yaitu;

1. determining the granularity of costs at resource level
2. determining the granularity of cost pools and cost drivers
3. determining the granularity of the chosen cost object

Ketiga langkah yang dipaparkan Chapman dkk, selanjutnya akan dibahas secara detail berikut ini.

Determining the granularity of costs at resource level (step 1)

Berdasarkan bagan akun (yaitu, daftar akun yang ditemukan dalam buku besar organisasi), biaya biasanya dikelompokkan berdasarkan jenis biaya yang mereka wakili, seperti gaji atau biaya pokok. Bagan akun secara signifikan akan mempengaruhi detail informasi yang tersedia untuk keperluan penetapan biaya. Misalnya, terkait akun gaji. Agar biaya dapat ditelusuri di kaji secara detail maka akun gaji tidak hanya berupa nformasi “gaji” secara keseluruhan. Perlu untuk dirinci menjadi gaji perawat, dokter, teknisi, staf administrasi, dan sebagainya. Selain itu, bagan akun dapat memungkinkan pemisahan gaji untuk tingkat kelas atau unit tertentu.

Struktur bagan akun dan rinciannya sangat mempengaruhi detail dan sifat biaya yang tersedia untuk keperluan perhitungan biaya. Karena itu, desain sistem biaya sangat bergantung pada struktur bagan akun. Bagan akun dapat menunjukkan perilaku biaya yang relevan terkait perbedaan biaya tetap (biaya yang tidak berubah akibat tingkat output) dan biaya variabel (biaya yang berubah dengan tingkat output) dalam kaitannya dengan sumber daya tertentu. Perbedaan ini dapat memberikan perubahan biaya marjinal dalam kaitannya dengan keputusan desain ulang layanan dan penerapan teknik akuntansi manajemen dasar yang terdiri dari analisis cost–volume–profit. Perilaku biaya ini dapat dengan cepat dan mudah memungkinkan pemodelan arus kas jangka pendek, yang merupakan hal penting.

Keterbatasan pengelompokan biaya tetap dan variabel sangat berpengaruh dalam pelayanan kesehatan. Hal ini dapat menyebabkan kurangnya perhatian pada biaya tetap, karena sebagian besar biaya meliputi biaya tetap. Kalaupun perhatian terhadap pengelompokkan biaya tetap “dilakukan”, hal tersebut hanya memberikan sedikit dukungan terhadap perencanaan kapasitas dan manajemen. Kedua faktor ini mengarah pada kurangnya kontrol biaya tetap dan penggunaan yang tidak efisien.

Struktur tarif DRG sering didasarkan pada biaya penuh perawatan khusus. Biaya penuh terdiri dari biaya langsung perawatan dan bagian dari biaya tidak langsung. Sehingga apabila semua biaya perawatan yang dilaporkan ditambahkan, hasilnya merupakan total dari biaya organisasi penyedia. Pilihan utama yang harus dibuat adalah bagaimana menentukan bagian yang tepat dari biaya tidak langsung. Ada dua alternatif utama yaitu alokasi berbasis volume dan pendekatan berbasis aktivitas.

Pendekatan tradisional biaya berbasis volume mengasumsikan bahwa biaya tidak langsung dapat dialokasikan secara identik untuk setiap layanan yang dikirimkan. Namun, karena tidak dapat dikaitkan dengan objek biaya, alokasi berdasarkan volume pada dasarnya bersifat arbitrer dan pada prinsipnya tidak benar. Dalam konteks arus kas jangka pendek, hal ini tidak begitu berpengaruh karena biaya tetap diasumsikan tidak terpengaruh oleh pilihan output yang berbeda.

Masalah alokasi berbasis volume (merupakan pendekatan berbasis aktivitas yang dirancang untuk diperbaiki) adalah bahwa biaya tidak langsung tidak terkait dengan volume, mereka terkait dengan hal lain. Jika sistem penetapan biaya tidak mencerminkan hubungan yang sebenarnya, maka dalam jangka menengah ada risiko yang secara tidak sengaja akan meningkatkan biaya overhead dan arus kas jangka pendek. Argumen utama dari penetapan biaya berdasarkan aktivitas adalah bahwa alokasi tradisional berbasis volume secara sistematis menilai terlalu tinggi proses volume dan mengabaikan volume rendah yang kompleks. Akibatnya, sistem seperti ini mendorong lebih banyak aktivitas kompleks bervolume rendah yang pada saatnya memerlukan pengeluaran overhead yang lebih besar. Apabila  hal ini terjadi maka risiko terkait sistem berbasis volume adalah akan terlihat dengan peningkatan biaya tidak langsung akan lebih cepat daripada peningkatan volume layanan. Karena itu sangat penting untuk memilih analisis biaya berbasis aktivitas (ABC) dibandingkan analisis berbasis volume. Hal ini akan efektif dilakukan apabila didukung dengan struktur dan perincian dari bagan akun.