INDIKATOR KINERJA & BALANCED SCORECARD
Pendahuluan
Balanced scorecard (BSC) dan indikator kinerja kunci (IKK) merupakan alat yang dapat digunakan oleh manajemen untuk memantau kinerja proses bisnisnya. Manajemen kinerja sangat penting dalam keberhasilan organisasi. Top management berperan untuk memastikan kegiatan operasional organisasi selaras dengan tujuan jangka panjangnya. Menurut Shah (2010)[1], aspek manajemen kinerja meliputi :
- Top management perlu menyelaraskan proses bisnis perusahaan dengan tujuan jangka panjangnya.
- Proses bisnis perlu disatukan, sehingga sistem BAM (Business Activity Monitoring) dapat mencakup seluruh organisasi.
- Proses bisnis perlu dipantau secara real time. Ini adalah bagian dari BAM atau Business Activity Monitoring.
BSC dalam pengukuran kinerja
BSC dipopulerkan oleh Kaplan dan Norton. Ini merupakan alat manajemen yang menyajikan pandangan holistik terhadap langkah-langkah perusahaan. Selain itu juga merupakan alat pelaporan yang menunjukkan metrik keuangan dan non-keuangan perusahaan. Sehingga dapat digunakan untuk memonitoring metrik perusahaan secara real time. Balanced scorecard adalah laporan tunggal yang terdiri dari empat perspektif berbeda. Selain memantau parameter finansial, balance scorecard juga memantau aspek non finansial yang sangat penting bagi kesuksesan perusahaan.
Keempat perspektif tersebut ditunjukkan dalam tabel di bawah ini (Shah, 2010).
IKK dalam pengukuran kinerja
IKK dapat sangat membantu dalam memonitor dan mengarahkan organisasi menuju tujuan jangka panjangnya. Apabila digunakan secara efektif, maka dapat memberikan manfaat, namun apabila hanya dilakukan setengah hati hanya akan membuang waktu dan sumber daya perusahaan. Menurut Shah (2010), IKK merupakan metrik yang mungkin menjadi bagian dari balance scorecard. IKK dapat digunakan untuk menyajikan hasil yang dapat ditindaklanjuti di seluruh organisasi. Beruput adalan tips dalam memilih IKK menurut Shah:
- Sebutkan visi dan tujuan organisasi,
- Siapkan peta strategi yang sejalan dengan tujuan organisasi,
- Buat peta strategi menjadi komponen yang berbeda (keuangan, non-keuangan dll),
- Masukkan strategi pada setiap proses bisnis,
- Sebutkan faktor penentu keberhasilan (CSF/ critical success factors) untuk setiap proses bisnis.
- Rancang metrik yang memuat faktor-faktor keberhasilan berdasarkan permintaan.
Shah (2010), selanjutnya memeparkan terkait dengan karakteristik IKK dan aturan dalam merancang laporan IKK. IKK memiliki karakteristik sebagai berikut:
- IKK harus dapat ditindaklanjuti. Manajemen harus dapat menggunakan IKK dalam pengambilan keputusan. Dan karyawan harus dapat menyelaraskan dan memodifikasi kegiatan mereka sehingga sesuai dengan tujuan organisasi.
- IKK harus saling eksklusif dan menyeluruh. Dua IKK yang memberikan jenis informasi yang sama akan membuang waktu. Setiap IKK harus bertanggung jawab atas tindakan sesuatu yang unik dan memuat beberapa faktor penting.
Sedangkan beberapa aturan dalam merancang laporan IKK adalah sbb;
- Manfaatkan grafik dan tabel secara efisien.
- Metrik harus sesuai permintaan. Manajemen selalu membutuhkan informasi terbaru.
- Laporan mingguan dan bulanan dapat digunakan untuk menganalisis kinerja masa lalu dan membuat koreksi strategi.
- Setiap karyawan harus diberi peringatan atas apa yang dia ikuti.
- Gunakan Pesan dan kesimpulan.
Menurut Shah (2010), sebelum merancang IKK, pastikan pahami hal-hal berikut ini.
- Top management sponsorship. Temukan setidaknnya satu orang dalam tim eksekutif yang berkomitmen & bersemangat membangun IKK. Banyak departemen akan terlibat dan banyak orang yang tidak akan menyukai gagasan balance scorecard.
- Employee eduction. Semua karyawan harus dilatih dan diberi pengetahuan dalam menggunakan IKK. Keberhasilan suatu pekerjaan bergantung pada apakah karyawan mengambil tindakan berdasarkan IKK atau tidak.
- Look and feel. Memasukkan tema organisasi ke dalam laporan laporan ramah pengguna.
- Mulai dengan in-house tools atau Microsoft excel sampai mereka dikenal.
- Mulailah dengan tim kecil, 2-3 orang. Pilih perwakilan dari masing-masing departemen untuk bekerjasama dalam tim ini.
[1] Mithil Shah, 2010, Key Performance Indicators and Balanced Scorecard