Pendahuluan

Proses penagihan (klaim) piutang merupakan aktivitas yang cukup menyita waktu. Apalagi dalam piutang tersebut, masih terdapat piutang dengan jangka waktu yang cukup lama. Karena itu, manajemen perlu memastikan bahwa tidak ada klaim yang terlalu lama. Seandainya masih terdapat piutang dengan jangka waktu yang lama maka jadikanlah proses penagihannya merupakan prioritas.

Tips tambahan dalam pengumpulan piutang

Menurut Zurawski (2017)[1], ada beberapa tips tambahan untuk membantu memastikan pengumpulan maksimum pada klaim, yaitu;

1. Kategorikan klaim berdasarkan lama waktu:

Gunakan perangkat lunak untuk membantu mengelompokkan klaim (piutang) yang berumur lebih dari 60 hingga 180 hari. Untuk klaim yang berumur lebih dari 120 atau 180 hari, segera tentukan apakah klaim tersebut dapat ditagih, tidak tertagih, atau masih dipertanyakan. Langkah ini dapat memungkinkan untuk fokus pada piutang yang harus jadi prioritas terlebih dahulu. Semakin lama hari piutang, terutama dalam kisaran 180 hari +, semakin kecil kemungkinan piutang itu akan diganti. Saat klaim sudah tidak dapat ditagih, hapuskan piutang itu, sehingga dapat jelas terlihat potensi yang dapat dikumpulkan, dengan apa yang akan dianggap sebagai piutang buruk.

2. Ketahui kontrak pembayar dan pedoman pengarsipan yang tepat waktu.

Persyaratan pembayar untuk pengajuan klaim berbeda-beda, sehingga staf penagihan harus meninjau ketentuan setiap kontrak untuk memastikan penagihan yang akurat sesuai dengan pedoman masing-masing pembayar. Tidak semua pembayar sama, setiap pembayar memiliki tenggat waktu pengarsipan sendiri secara sistemik, sehingga perlu untuk terus memantau klaim yang mendekati tenggat waktu pengarsipan dan memastikan klaim tersebut menjadi prioritas.

3. Gunakan cara-cara kreatif untuk mengurangi klaim yang belum dibayar,

Cara kreatif ini terutama dilakukan pada piutang yang lebih dari 180 hari. Data menunjukkan bahwa banyak klaim selama 180 hari termasuk dalam kategori pembayaran mandiri, artinya saldo terutang milik pasien. Berikut beberapa saran yang dapat digunakan:

• • Credit Cards:

Sangat penting untuk menerima semua bentuk kartu kredit.

• • Payment Plans:

Apabila seorang pasien tidak mampu membayar saldo, sarankan opsi rencana pembayaran. Pastikan untuk memberi tahu pasien terkait konsekuensi keterlambatan pembayaran. Kirimkan perjanjian rencana pembayaran untuk ditandatangani pasien. Namun, pastikan bahwa pembayaran apa pun yang disetujui, tidak memakan biaya lebih banyak untuk dilacak dan diproses daripada yang diterima dalam bentuk pembayaran.

• • Credit hold:

Apabila seorang pasien menolak untuk membayar perawatannya, atau mengabaikan upaya penagihan RS, tempatkan daftar pasien pada "penangguhan kredit". Hal ini berarti bahwa mereka tidak dapat menerima layanan lain sampai mereka membayar jumlah jatuh tempo secara penuh.

• • Tighten intake process:

Saat menganalisa mengapa beberapa klaim belum terselesaikan, ditolak, atau tidak terselesaikan, seringkali ditemukan bahwa ini disebabkan karena informasi yang tidak lengkap atau tidak akurat yang diperoleh selama proses awal. Karenanya, dengan berfokus pada proses terperinci, maka akan membantu mengurangi klaim yang belum terselesaikan. Mulailah dengan membuat daftar periksa terkait semua langkah yang mungkin diperlukan selama proses ini. Daftar ini dapat meliputi:

1. 1. 1. Tentukan apakah pasien memerlukan otorisasi sebelum layanan,
      2. Periksa paket spesifik pasien, seperti Medicare (BPJS), asuransi komersial, dll. Kemudian verifikasi semua rencana kesehatan itu. Verifikasi juga layanan apa yang dicakup,
      3. Tentukan status jaringan, baik di dalam maupun di luar jaringan,
      4. Tentukan persyaratan dokumentasi. Beberapa dokumen harus diperoleh sebelum layanan diberikan. Dokumen lain perlu diperoleh sebelum klaim ditagih. Apabila tidak mengetahui apa yang diperlukan dan hanya mengajukan klaim, yang terjadi hanyalah piutang yang tidak tertagih.

4. Frequent and thorough follow up,

Walaupun proses penagihan klaim telah menjadi lebih ramping dalam beberapa tahun terakhir, namun masih merupakan proses penggantian yang sangat rumit dan kompleks. Selalu ada harapan pada piutang yang telah lama. Oleh karena itu, tindak lanjuti setiap klaim untuk memastikan pembayaran.

[1] Nicole Zurawski, 2017, Ending the Aging Process: How to Control Your Accounts Receivable