Pendahuluan

Efesiensi menjadi salahsatu aspek penting di organisasi pelayanan kesehatan, tanpa meninggalkan kualitas layanan. Layanan yang berkualitas dan efesien tentu saja dapat meningkatkan kepuasan dan pengalaman pasien. Efesiensi layanan kesehatan dapat dicapai dengan berbagai cara, termasuk memanfaatkan tekhnologi informasi. Melalui pemanfaatan tekhnologi secara tepat, organisasi pelayanan kesehatan dapat meminimalisasi terbuangnya waktu SDM-nya dalam tugas administrasi rutin.

Menurut Medscape National Physician Burnout Report tahun 2018, secara total, 42% dokter merasa tertekan, 56% dari jumlah itu menyebutkan terlalu banyak tugas birokrasi sebagai alasannya, dan 39% mengatakan bahwa menghabiskan terlalu banyak waktu di tempat kerja (www.patientpop.com). Masih mengacu pada artikel pada situs www.patientpop.com, disebutkan bahwa terdapat beberapa cara mudah untuk membuat praktik lebih efisien, yang dapat meningkatkan kepuasan kerja dan meningkatkan retensi pasien, yaitu; offer online patient scheduling, integrate medical software with website calendar, send intake forms prior to appointments, hold regular staff meetings, & invest in staff education. Berikut penjelasan dari cara tersebut.

Offer Online Patient Scheduling

Di era digital, pasien tidak perlu melakukan panggilan telepon untuk membuat janji temu. Faktanya, 42% menginginkan penjadwalan pasien secara online. Berdasarkan penelitian, saat fitur ini tersedia, & 34% pasien baru telah membuat janji di luar jam kerja standar. Penjadwalan online bermanfaat bagi pasien dan staf. Pasien mendapatkan informasi cepat tentang ketersediaan penyedia dan dapat dengan mudah membuat janji temu kapan saja dan dari mana saja. Dengan semakin banyaknya pasien yang menjadwalkan secara online, staf dapat menghabiskan lebih sedikit waktu untuk menjawab telepon dan lebih banyak waktu untuk melayani pasien.

Integrate Medical Software With Website Calendar

Integrasikan EMR dengan kalender online, sehingga peringatan adanya janji temu dapat muncul sebagai notifikasi. Ini dapat membantu staf mencapai lebih banyak hal dalam waktu yang lebih singkat, dan semakin menyederhanakan aktivitas operasional RS. Saat terintegrasi, pasien dapat melihat ketersediaan waktu secara real time pada kalender situs web RS. Ini mempermudah pasien untuk melakukan atau memesan janji temu.

Integrasi juga berarti bahwa praktik dapat mengirimkan konfirmasi dan melakukan pengingat janji temu pasien secara otomatis. Selain itu, buat dan kirimkan survei pasca-kunjungan untuk mengumpulkan umpan balik & memperkuat reputasi online RS.

Send Intake Forms Prior to Appointments

Sebelum perawatan dapat diberikan, RS memerlukan banyak informasi dari pasien. Menunggu pengisian data lengkap sampai janji temu dilakukan akan menjadi tidak efisien. Oleh karena itu, buatlah formulir penerimaan & dikirim sebelumnya atau tersedia untuk diunduh di situs web RS. Hal ini dapat membantu RS agar dapat memiliki semua informasi yang diperlukan sebelum pasien masuk. Ini menghemat waktu dan memungkinkan staf untuk memverifikasi pertanggungan asuransinya untuk memastikannya valid dan dalam jaringan.

Hold Regular Staff Meetings

Komunikasi sangat penting untuk praktik medis yang efisien. Kekacauan dapat terjadi jika seluruh staf berbeda pendapat. Hal tersebut dapat dicegah dengan mengumpulkan semua orang untuk berdiskusi hal pertama setiap pagi dan rapat staf mingguan. Gunakan aktivitas ini untuk mendiskusikan kebutuhan pasien, buat rencana untuk mengelola waktu dan sumber daya seefisien mungkin. Selama rapat staf, sorot masalah pasien yang terjadi selama seminggu, masalah administratif, dan pembaruan yang akan mempengaruhi seluruh tim.

Invest in Staff Education

Teknologi terus berubah dalam pelayanan kesehatan. Menurut survei Pew Research Center 2016, 54% orang dewasa yang telah bekerja mengatakan bahwa mereka membutuhkan pelatihan & pengembangan sepanjang karier untuk mengimbanginya. Menurut Society for Human Resource Management, jika karyawan tidak diberi kesempatan untuk memperbarui keterampilan, mereka lebih cenderung untuk memilih pergi. Saat berinvestasi pada staf, mereka akan membawa kembali ide-ide inovatif yang akan membuat layanan lebih efisien.

Praktik pelayanan kesehatan yang efisien dan tingkat retensi pasien yang tinggi berjalan seiring, karena orang mempercayai penyedia yang memiliki semuanya. Ketika layanan RS diatur dengan baik, maka dapat mencapai lebih banyak, sambil memberikan tingkat perawatan yang lebih tinggi.