Pendahuluan

Investasi dalam aktiva tetap yang akan dilakukan, harus telah melalui proses & pertimbangan yang matang. Hal ini penting karena investasi tersebut tidak hanya menyebabkan terjadinya pengeluaran ”kas/hutang” yang relatif besar, tetapi juga akan menimbulkan biaya ”bawaan”, saat aktiva di operasionalkan. Karena itu, penting bagi manajemen RS untuk mencari cara dalam berinvestasi dengan bijak dalam peralatan yang berdampak positif pada perawatan pasien.

Enam hal yang perlu dipertimbangkan dalam investasi

Menurut Hockel[1], terdapat enam hal utama yang perlu dipertimbangkan dalam proses investasi peralatan, yaitu;

1. Consider in-sourced service models v. OEM service contracts

Salah satu bidang utama yang sering diabaikan dalam peluang penghematan atau potensi pengurangan biaya adalah kontrak layanan. Selama proses pembelian peralatan, produsen peralatan (OEM/original equipment manufacturer) selalu menawarkan kontrak layanan yang diperpanjang untuk pemeliharaan dan perbaikan setelah masa garansi. Namun, biasanya kontrak ini berbiaya mahal.

Daripada mengandalkan kontrak layanan pabrikan, RS dapat mengurangi biaya melalui model in-source sebagai gantinya. RS lebih baik baik berinvestasi pada teknisi in-house yang terlatih & memenuhi syarat untuk melakukan tugas pemeliharaan dengan biaya yang lebih rendah daripada biaya OEM. Selain itu, teknisi di tempat atau di sekitar dapat segera menanggapi panggilan servis, & ini tentunya dapat mengurangi waktu henti dan membantu meningkatkan hasil pasien. Jika tetap berkomitmen pada kontrak layanan jangka panjang, pertimbangkan dampak finansial dari pemutusan kontrak tersebut dan tanggungan kerugian finansialnya.

2. Manage equipment through extended warranties

Selama proses pengadaan, waspadalah terhadap kontrak layanan titik penjualan dari OEM, yang terkadang dapat mengakibatkan hilangnya leverage setelah pesanan pembelian dikeluarkan. Alternatifnya, cari peluang untuk memperluas jaminan yang memastikan pelatihan, termasuk pembaruan perangkat lunak & kunci layanan (disertakan dalam kontrak pembelian). Hal ini menempatkan RS atau penyedia layanan kesehatan sebagai pengemudi dalam hal manajemen peralatan, bukan OEM.

3. Make medical devices a biomed purchase

Peluang tambahan untuk penghematan & pengurangan biaya yang melibatkan per-alatan medis yang sebelumnya tidak pernah menjadi bagian dari program biomedis RS, seperti alat sterilisasi & tempat tidur, mungkin dapat ditemukan. Seringkali, perangkat ini berada di bawah kontrak layanan eksternal yang tidak diperlukan. Saat ini, tempat tidur dapat dimasukkan sebagai perangkat medis terapeutik & diagnostik. Hal ini tidak hanya membantu melindungi investasi yang dapat menelan biaya hingga $ 50.000 per tempat tidur, tetapi juga membuat penyedia layanan kesehatan mematuhi badan pengatur yang mewajibkan peralatan medis terapeutik dan diagnostik untuk diperiksa dan dipelihara sesuai dengan standar yang ketat.

4. Standardize

Pengeluaran dapat dikurangi dengan menyeimbangkan "preferensi" yang didorong oleh kepala unit & dokter. Komite perencanaan peralatan harus menyelaraskan keinginan pengguna akhir untuk mengoptimalkan peralatan medis dengan tujuan mengendalikan biaya. Standarisasi peralatan medis di seluruh organisasi adalah salah satu cara untuk mengurangi pengeluaran yang juga menawarkan beberapa manfaat tambahan. RS tidak hanya dapat memperoleh manfaat ekonomi yang lebih besar saat membeli dalam volume yang lebih besar. Pelatihan pengguna akhir juga menjadi cepat karena sudah terbiasa dengan lini produk tertentu. Selain itu, terdapat peningkatan potensi interoperabilitas dengan jaringan & perangkat yang ada, & tidak hanya mengurangi biaya, tetapi juga mengaktifkan & menjalankan per-alatan baru lebih cepat serta menurunkan risiko kehilangan data pasien & gangguan alur kerja.

Standardisasi peralatan medis dapat mengurangi biaya. Misalnya, pengguna akhir (perawat) peralatan tidak harus mengetahui cara mengoperasikan tiga jenis pompa yang berbeda. Teknisi yang merawat peralatan dapat fokus pada satu jenis pompa. Ketika suku cadang dibutuhkan & dibeli, variabilitas dalam vendor & suku cadang dikurangi dengan satu model dan pabrikan. Selain itu, departemen teknologi informasi tidak perlu khawatir untuk mengintegrasikan perangkat baru ke dalam sistem.

5. Don't overspend on equipment extras

Semua orang menyukai fitur & fungsi terbaru & terhebat. Namun dalam beberapa kasus, RS tidak membutuhkan fitur tersebut. Pastikan peralatan medis memiliki fitur & fungsi untuk melakukan pekerjaan itu, tetapi jangan terjebak dengan kebutuhan untuk terus membeli. Model dasar mungkin memiliki semua fitur & fungsi yang diperlukan, serta biayanya jauh lebih murah. Gunakan dengan baik yang ada saat ini, dan ketahui dengan tepat apa yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan bisnis, ini akan membantu untuk melakukan pembelian dengan bijak.

6. Partner with a vendor-neutral third party

Banyak aspek yang perlu dipertimbangkan saat merencanakan pembelian. Salahsatu aspek adalah bermitra dengan pihak ketiga yang netral terhadapt vendor. Pihak ini diharapkan dapat membantu memeriksa total biaya kepemilikan peralatan, serta membantu memastikan pihak yang tepat untuk membantu pengambilan keputusan. Jika perlu, gunakan jasa konsultan independen untuk untuk memastikan bahwa tidak ada pihak yang bergerak tanpa tinjauan yang tepat atas pembelian, & bahwa kepentingan serta kebutuhan setiap orang dipertimbangkan dalam keputusan akhir.

[1] Dale Hockel, (tanpa tahun), Top 6 things for hospitals to consider when purchasing capital equipment